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E-Mail-Verteiler

Das Hochschulrechenzentrum bietet an, eigene E-Mail-Verteiler für Diskussions- und Verteilerlisten anzulegen und zu nutzen, um den Informationsaustausch bzw. den Informationsfluss zu verbessern.

Abgrenzung zu den Rundmails:
Rundmails werden zentral vom HRZ verwaltet. E-Mail-Verteiler hingegen sind ähnlich einem Newsletter-System und können selbst verwaltet werden.

 

 

Bereitgestellte E-Mail-Verteiler

Häufig kommt es vor, dass E-Mails an eine ganze Gruppe von Adressaten gesandt werden müssen - z.B. Arbeitsgruppen oder Diskussionsrunden.

Um nicht jeden Adressaten immer wieder einzeln aufführen zu müssen in einer E-Mail, empfiehlt sich der Einsatz von E-Mail-Verteilern.

Ein E-Mail-Verteiler besteht aus einer Liste von E-Mail-Adressen, die über seinen Namen angesprochen wird. E-Mail-Anwender haben verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Verteiler zu benutzen:

  • In Ihrem E-Mail-Programm können Sie Verteilerlisten anlegen. Diese stehen dann nur in Ihrem (bzw. der Shared Mailbox) zur Verfügung. Hier sollten Sie aus Datenschutzgründen BCC verwenden, um den Verteiler anzuschreiben.
  • Ändert sich eine Liste für ein Fachgebiet bzw. für einen Fachbereich der JLU dynamisch mit der Fluktuation seiner Personen, dann sollten die mit Hilfe der An- und Abmeldeverfahren des HRZs aktualisierten dynamischen Mailverteiler über Sympa benutzt werden.
  • Wenn Sie einen Newsletter senden möchten, fachbereichsübergreifend oder themenspezifisch Listen verwalten möchten, empfiehlt sich, dass Sie selbst eine Sympa-Liste anlegen.

 

 

Über die Rundmailverteiler "Rundschreiben der JLU", "Hinweise der JLU", "Hinweise der Studierendenschaft" und "Probanden- und Teilnehmersuche der JLU" können Mitglieder und Angehörige der Justus-Liebig-Universität Gießen angesprochen werden. Dazu betreibt das HRZ dynamische E-Mail-Verteiler, damit die diversen Personengruppen der Justus-Liebig-Universität (Studierende, Bedienstete und Professor*innen) mit Informationen versorgt werden können.

 

Die verschiedenen Rundmail-Arten

 

Rundschreiben der JLU

Bei "Rundschreiben des Präsidenten" handelt es sich u.a. um die Bekanntgabe von Regelungen, die den Betrieb der Universität oder die Abwicklung von Dienstgeschäften betreffen. Ferner werden Informationen dienstrechtlicher Art per Rundschreiben verteilt. Je nachdem, ob alle Mitglieder der Universität oder nur einzelne Gruppen betroffen sind, werden diese entsprechend verteilt. Sofern Sie ein solches Rundschreiben erhalten, sind Sie verpflichtet, dieses zur Kenntnis zu nehmen. "Rundschreiben des Präsidenten" dürfen nur nach vorheriger Erlaubnis vom Präsidium der Justus-Liebig-Universität beauftragt werden. Diese Erlaubnis muss vom Auftraggebenden selbstständig eingeholt werden!

 

 

Hinweise der JLU

Die "Hinweise der JLU" stehen neben dem Präsidenten und dem Präsidium dem Personalrat zur Verfügung. Anderen Mitgliedern und Angehörigen steht dieser Verteiler nur zur Verfügung, sofern sie der Universität oder ihren Mitgliedern und Angehörigen dienliche Informationen bekannt geben. Hochschulpolitische Listen können diesen Verteiler vor den Universitätswahlen benutzen.

Veranstaltungshinweise dürfen nicht über die "Hinweise der JLU" versendet werden. Hierzu steht der Veranstaltungskalender der JLU zur Verfügung.

 

Hinweise der Studierendenschaft

Die "Hinweise der Studierendenschaft" stehen dem AStA, seinen Arbeitskreisen und den Fachschaftsräten zur Verfügung. Hochschulpolitische Gruppierungen der Studierendenschaft können den Verteiler während der Wahlkampfzeit nutzen. Adressaten sind hier ausschließlich die Studierenden der JLU.

 

Probanden- und Teilnehmersuche der JLU

Die "Probanden- und Teilnehmersuche der JLU" stehen Studierenden und den Wissenschaftler*innen der Justus-Liebig-Universität für Aufrufe zu wissenschaftlichen Studien zur Verfügung, sofern diese im Rahmen des Studiums bzw. der Tätigkeit an der Justus-Liebig-Universität stattfinden. Geben Sie bei Rundmails zur "Probanden- und Teilnehmersuche der JLU" bitte die Einrichtung (z.B. Institut, Professur) an, in der die wissenschaftliche Arbeit durchgeführt wird.

 

Regeln und Hinweise zur Nutzung von Rundmails

Bitte beachten Sie vor der Beauftragung Ihrer Rundmail die nachfolgenden Hinweise und Regelungen zur Nutzung:

 

Präsidiale "Richtlinien zur Nutzung elektronischer Informationssysteme"

Grundsätzlich gelten die per Rundschreiben des Präsidenten 5/2013 bekanntgegebenen und im MUG veröffentlichten "Richtlinien zur Nutzung elektronischer Informationssysteme". Details zu Regeln für Rundschreiben des Präsidenten finden Sie hier.

 

Wer kann Rundmails versenden?

Je nach Rundmailverteiler (siehe erläuterung oben) können folgende Personengruppen Rundmails beauftragen:

  • Mitglieder und Angehörige der JLU
  • JLU-Einrichtungen
  • der Betreiber der Tagungsstätte Schloss Rauischholzhausen
  • das Studentenwerk Gießen
  • Personalrat
  • AStA und Fachschaften
  • JLU-Vertrauensleute der Gewerkschaften
  • Verein KULTOUR2000

 

Neben den "Rundschreiben des Präsidenten", verteilt das HRZ E-Mails an die gewünschten Adressaten, wenn die Ziele der JLU unterstützt werden bei

  • Schreiben des Studentenwerks Gießen an JLU-Studierende
  • Veranstaltungen oder Ereignisse, die direkt mit der JLU zu tun haben:

    Bitte berücksichtigen Sie, dass für die Ankündigung von Veranstaltungen das Vorlesungsverzeichnis bzw. der Veranstaltungskalender das zu bevorzugende Mittel ist. Veranstaltungen sollten daher nur im Ausnahmefall - z. B. bei Themen von tatsächlich besonderem und allgemeinen Interesse, mit hochkarätigen/prominenten Referenten, ... - zusätzlich per E-Mail angekündigt werden.

  • Veranstaltungen, die der Verein KulTour2000 organisiert
  • AStA-, Fachschafts- oder JLU-Personalrats-Rundschreiben

 

Andere Fälle müssen vom Präsidenten genehmigt werden - ebenso das Verteilen von Demo-, Boykott- oder Streikaufrufen (auch bei vorliegender Generalerlaubnis).

Bitte prüfen Sie rechtzeitig selbst, ob eine präsidiale Erlaubnis notwendig ist, und holen Sie diese rechtzeitig ein. Liegt dem HRZ in Zweifelsfällen keine solche Erlaubnis vor, wird der Wunsch zunächst abgelehnt oder beim Präsidenten rückgefragt, was zu Verzögerungen beim Versand führen kann.

 

Zielgruppen

Folgende Zielgruppen stehen zur Verfügung

  • stud/alle → alle Studiernde
  • mita/alle → alle Bedienstete
  • prof/alle → alle Professor*innen

Eine beliebige Kombination aus diesen drei Gruppen ist möglich.

 

Rundmail rechtzeitig beantragen

Bitte beantragen Sie eine Rundmail rechtzeitig, mindestens zwei Arbeitstage (Montag bis Freitag) vor einem gewünschten Versandtermin, um genügend Spielraum auch für mögliche Rückfragen und Änderungen zu lassen. Als mögliche Versandzeiträume gelten die üblichen Arbeitszeiten.

 

Übermaß an Rundmails vermeiden

Ein Übermaß an Rundmails wird von vielen Empfängern als störend wahrgenommen. Dies kann dazu führen, dass vermehrt Empfänger*innen die "Hinweise der JLU" oder "Probanden- und Teilnehmersuche der JLU" abbestellen und diese Mails gar nicht mehr erhalten. Überlegen Sie sich daher gut, ob Ihr Anliegen wirklich per Rundmail allen Mitgliedern und Angehörigen kenntlich gemacht werden muss. Zudem sollten Sie bei "Remindern" (Erinnerungen) mindestens 4 Wochen verstreichen lassen, bevor Sie erneut eine Mail zum selben Thema beauftragen.

 

Wahren Sie die Umgangsformen

Achten Sie bitte auf korrekte und höfliche Umgangsformen in der Rundmail. Verwenden Sie eine angemessene Anrede und vermeiden Sie beleidigende und offensive Inhalte.

 

Anhänge

Das Versenden von Anhängen ist nicht möglich. Sie können Ihre Anhänge jedoch auf einer JLU-Webseite bereitstellen und im Rundmailtext auf diese Webseite verlinken.

 

JLU-Mailadresse angeben

Bis auf wenige Ausnahmen kann Ihre Rundmail nur bearbeitet werden, wenn Sie bei den Adressen für Auftraggeber und Rückfragen Ihre offizielle, vollständige JLU-E-Mailadresse (aus der auch die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Fachgebiet zu ersehen ist) angeben. Gerade bei der Suche nach Versuchspersonen kann es nur die Seriosität steigern, wenn dort keine private E-Mail-Adresse (wie z. B. mausi0815@gmweb.dorg) verwendet wird.

 

Datenschutz bei Umfragen

Achten Sie bei Online-Umfragen auf die Bestimmungen des Datenschutzes. Verwenden Sie möglichst das vom HRZ bereitgestellte Online-Umfragesystem anstatt externer Systeme. Bei anonymen Umfragen kann es sicher nicht schaden, wenn dies schon im Rundmailtext erwähnt wird.

 

Veranstaltungshinweise

Veranstaltungen werden nicht mehr über die "Hinweise der JLU" versendet. Die betreffenden Veranstaltungen können stattdessen im Veranstaltungskalender der JLU angekündigt werden.

 

 

Rundmail beauftragen

Zur Beauftragung von Rundmails verwenden Sie bitte das dafür vorgesehene Formular.