Funktionsadressen
Um was es auf dieser Seite handelt: Funktionsadressen mit oder ohne E-Mail-Funktion, unpersönliche E-Mail-Adressen und Shared Mailbox.
Inhalt
- Unpersönliche Funktionsaccounts mit E-Mail-Funktion
- Unpersönliche Funktionsaccounts ohne E-Mail-Funktion
Allgemeine Informationen
Was ist eine Funktionsadresse?
Ein Beispiel ist die Sekretariat.Institut.Fachbereich@uni-giessen.de
Im Gegensatz zu einer persönlichen E-Mail-Adresse (Vorname.Nachname@uni-giessen.de) ist eine Funktionsadresse nicht einer natürlichen Person zugeordnet.
Eine Funktion in diesem Zusammenhang kann u.a. ein PC-Programm (Adobe@...), eine Veranstaltung (ringvorlesung@...), eine Stelle (tierschutzbeauftragte@...) oder eine Ansammlung von Personen (forschungsgruppe@...) sein.
I.d.R. haben mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf diese E-Mail-Adresse.
Was ist eine Shared Mailbox?
Unabhängig von der direkten Übersetzung, handelt es sich um eine Produktbezeichnung von Microsoft: Dort wird im Exchange (Mail-Server) zwischen "User Mailbox" und "Shared Mailbox" unterschieden.
Hintergrundinfos bei Microsoft.
Innerhalb von Exchange gibt es die Funktion, unpersönliche E-Mailadressen über das eigene, persönliche Postfach zu nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Verteiler und einer Shared Mailbox?
Ein E-Mail-Verteiler (z.B. Rundschreiben.der.JLU@uni-giessen.de) sendet an eine bestimmte Anzahl an Empfängern. Dabei kann der/die Empfänger/in die E-Mail nur lesen und (mit der eigenen Absenderadresse) beantworten.
Eine Shared Mailbox dagegen ist ein eigenes, vollständiges Postfach mit allen Funktionen (Kalender, Kontakte, Notizen, Aufgaben, Kategorien).
Wann brauche ich eine Shared Mailbox?
Wenn Sie gemeinsam von einer E-Mail-Adresse senden möchten. Wenn Sie gemeinsam Kalender, Kontaktlisten, etc. nutzen wollen.
Wann reicht ein E-Mail-Verteiler (Sympa-Liste)?
Ein E-Mail-Verteiler reicht, wenn Sie an eine bestimmte Anzahl an Empfängern eine Nachricht senden wollen (ähnlich einem Newsletter).
Technische Voraussetzungen
Browser
Eine Shared Mailbox kann mit einem Browser (Edge, Firefox, Chrome) in der jeweiligen aktuellen Version genutzt werden über "Outlook Web Access" (OWA).
PC-Programm
Wenn Sie Microsoft Office auf Ihrem PC installiert haben, kann dort Outlook für den Zugriff auf eine Shared Mailbox verwendet werden. Es muss Office in der Version 2016 oder höher sein. Wir empfehlen Office 2016. Wenn Sie Office 2019 oder neuer installiert haben, funktioniert dies auch. Office 2003, 2007 und 2010 oder Windows Mail funktionieren nicht.
Mac-Programm
Wenn Sie Office 2019 installiert haben, funktioniert dies. Alle Versionen vorher (auch Office 2016 für Mac) können Sie nicht mehr verwenden! Hintergrundinfo für Office 2016 Mac.
Linux-Programm
Sie können z.B. Thunderbird benutzen. Dann ist nur IMAP / nur E-Mail möglich (keine weitergehende Funktionen wie z.B. Kalender).
Smartphone
Sie können auf dem Smartphone nur OWA verwenden. Eine Integration in eine App ist nicht möglich. Die Outlook-App dürfen Sie nicht verwenden, weil die Daten inkl. unverschlüsselter Passwörter auf US-Servern gespeichert werden. Leider kann nur die Outlook-App Shared Mailbox öffnen. Daher ist nur OWA im Browser möglich.
Unsere Empfehlung
Wir empfehlen Windows 10 mit Office 2016 auf dem PC und OWA auf dem Smartphone.
Beantragung
Wenn Sie eine Funktionsadresse nutzen möchten, müssen Sie eine beantragen. Entscheidend ist, dass Sie nachweisen können, dass Sie berechtigt sind, diese Funktionsadresse nutzen zu dürfen.
Gehen Sie auf diese Seite und füllen Sie das Formular aus, ggf. nach Anmeldung.
Rechte bei Shared Mailbox
"Eigentümer" sind natürliche Personen, die Shared Mailbox beantragen, ändern und löschen können.
"Nutzer" sind natürliche Personen, die Zugriff auf die Shared Mailbox bekommen. "Eigentümer" können "Nutzer" sein, müssen dann aber auch explizit als "Nutzer" genannt werden.
Einrichtung in Exchange
Neue Mailbox
Wenn Sie eine neue Funktionsadresse beantragt haben, erhalten Sie i.d.R. nach 5 Werktagen eine Benachrichtigung, dass das Funktionspostfach eingerichtet ist. Sie erhalten mehrere E-Mails: 1) Eingangsbestätigung der Anfrage, 2) Beantragung des Accounts und 3) abgeschlossene Einrichtung.
Arbeiten mit Shared Mailbox
Öffnen des Postfachs in Outlook
Bitte beachten Sie die technischen Voraussetzungen von oben auf dieser Seite.
Eine Shared-Mailbox hat keine eigenen Zugangsdaten. Daher gibt es weder Benutzernamen, noch Passwort. Sollten Sie eine Funktionsadresse mit Benutzernamen früher genutzt haben, so werden der Benutzernamen und das Passwort mit der Umstellung gelöscht.
Unabhängig von dem Programm (also auch Thunderbird, Apple-Mail, Outlook, etc.) oder dem Gerät (auch iOS und Android) ist eine Einrichtung immer mit der E-Mail-Adresse (funktionsname.fach@uni-giessen.de) und Ihren persönlichen Zugangsdaten möglich.
Wir gehen davon aus, dass Ihre persönliche E-Mail-Adresse schon in Outlook eingerichtet ist, dazu richten Sie Ihr E-Mail-Konto wie hier beschrieben ein.
Öffnen des Postfachs im Browser
Gehen Sie auf https://owa.uni-giessen.de und melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten an (Benutzername und Passwort).
Klicken Sie oben rechts auf das Avatarbild. Klicken Sie in dem Menü auf "Weiteres Postfach öffnen...". In dem Fenster geben Sie den Namen ein (z.B. Sekretariat.institut@uni-giessen.de) und klicken Sie auf öffnen.
Einrichten via Thunderbird bzw. als IMAP-Konto
Wenn Thunderbird oder ein anderes E-Mail-Programm verwendet werden soll, gibt es die Möglichkeit, via IMAP/SMTP dies einzurichten.
Unpersönliche Funktionsaccounts mit E-Mail-Funktion
In speziellen Szenarien braucht es Zugangsdaten, um sich ggü. dritten Systemen authentifizieren zu können.
Beispiele: Sie haben eine Anwendung die Logdaten senden soll, Sie benutzen einen Cron bedienen einer API oder setzen eine Software ein, die E-Mails abrufen und senden soll.
Unpersönliche Funktionsaccounts ohne E-Mail-Funktion
Im AD: Sie können sich ggü. dem AD authentifizerien. Dies ist wichtig bei Servern-Diensten auf Windows-Basis.
Im openLDAP: Zum Authentifizerien bei allen Diensten, die das HRZ anbietet, bei denen kein persönlicher Account verwendet werden soll oder kann.
In beiden Fällen können Sie keine E-Mails senden. Der E-Mail-Empfang kann auf einen anderen Account zugestellt werden.
Wenn Sie AD- oder openLDAP Authentifizierung brauchen, schreiben Sie Ihre Anforderungen bitte an WinSupport