Inhaltspezifische Aktionen

E-Mail

Das HRZ stellt allen Studierenden und Beschäftigten der JLU eine E-Mail-Adresse und ein elektronisches Postfach für E-Mails und andere Funktionen zur Verfügung.

Die Nutzung ist verpflichtend.

 

Inhaltsverzeichnis

 

 

Beantragung einer E-Mail-Adresse

Studierende erhalten automatisch eine E-Mail-Adresse sowie den zugehörigen Benutzernamen bei der Einschreibung erhalten. Weitere Informationen finden Sie in ILIAS.

Mitarbeitende erhalten mit Dienstantritt eine E-Mail-Adresse, die ihrem Account zugeordnet ist.

Damit das Postfach angelegt wird, muss der Account im IAM-Portal aktiviert werden. Daher ist es wichtig, den Anweisungen in den Mitteilungen zum Studienbeginn bzw. Dienstantritt zu befolgen.

 

 

E-Mail-Adressen an der JLU

Für eine korrekte Funktion ist es zwingend erforderlich, dass nur die Ihnen zugewiesene, vollständige und gültige E-Mail-Adresse verwendet wird.

Sie können Ihre E-Mail-Adresse im IAM-Portal (hier) einsehen. 

Der Namensteil (Bereich vor dem @) setzt sich aus dem Rufnamen und dem Nachnamen getrennt durch einen Punkt zusammen. 

Beispiel: Für Manfred Herbert Mustermann, Beschäftigter der JLU, bei dem "Manfred" als Rufname hinterlegt ist, ergibt sich folgende E-Mail-Adresse: manfred.mustermann@uni-giessen.de

Besteht der Rufname aus mehreren durch Leerzeichen getrennten Namen, wird ab dem zweiten Vornamen jeder weitere Vorname durch ein Initial abgekürzt. 

Beispiel: Für Martina Margret Musterfrau, Studierende der JLU, deren Rufname Martina Margret lautet, ergibt sich dann folgende E-Mail-Adresse: martina.m.musterfrau@stud.uni-giessen.de

Jede E-Mail-Adresse darf nur einmal existieren. Sollte die berechnete E-Mail-Adresse bereits existieren, wird die E-Mail-Adresse der neuen Person mit der nächsten freien Ziffer ergänzt. 

Beispiel: Wenn die berechnete E-Mail-Adresse peter.muster@uni-giessen.de bereits durch eine andere Person genutzt wird, so erhält die Person, die neu an die JLU eintritt, die E-Mail-Adresse peter.muster-2@uni-giessen.de bzw. sollte diese ebenfalls belegt sein peter.muster-3@uni-giessen.de

 

 

Exchange

Exchange integriert die Organisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten in das elektronische Postfach. Die gemeinsame Nutzung innerhalb von Instituten erleichtert die Koordination.

Durch Freigabe von Kalendern oder einzelnen Terminen, von Aufgaben oder von E-Mail-Ordnern kann eine bessere Zusammenarbeit erreicht werden. In einem gemeinsam genutzten Kalender kann z. B. jede*r Kolleg*in ihren Urlaub eintragen.

Das HRZ stellt Microsoft Exchange Server 2019 zur Verfügung. E-Mail, Kalender, Aufgaben, Notizen, Kontakte, unpersönliche Mailkonten (Shared Mailbox) sind Funktionen. 

Die JLU benutzt kein Exchange Online. Ihre E-Mails und anderen Inhalte sind ausschließlich auf JLU-Servern gespeichert.

 

 

Speicherplatz

Wichtig: Exchange ist keine Dateiablage. Anhänge und andere Elemente gehören nicht in Exchange sondern z. B. in Winfile. Löschen Sie daher Anhänge.
Senden Sie Anhänge möglichst als Link mit der Hessenbox.

Mitarbeitende erhalten zu Beginn 10 GB. Schrittweise kann auf bis zu 25 GB erhöht werden. Nach 25 GB kann ein 100 GB Online-Archiv aktiviert werden.

Studierende erhalten 5 GB Speicherplatz. Der Speicherplatz kann nicht vergrößert werden. Sollte der Speicherplatz nicht ausreichen und auch das Löschen von alten E-Mails nicht ausreichen, empfehlen wir den Export von alten E-Mails in eine PST und das Ablegen dieser PST auf dem Home-Laufwerk.

Shared Mailbox erhält zu Beginn 10 GB. Dies kann auf 50 GB vergrößert werden. Nach 80 GB kann ein 100 GB Online-Archiv aktiviert werden.

 

 

Online-Archiv

Mitarbeitende können bei mehr als 25 GB Speicherplatzbedarf auf Anfrage ein Online-Archiv erhalten. Das Online-Archiv ist ein eigener Baum in Outlook bzw. OWA und Elemente aus dem Postfach werden dort automatisch verschoben. Voraussetzung ist Outlook in der Pro-Version oder OWA. Dieses Archiv ist kostenfrei.

Studierende können kein Online-Archiv erhalten.

 

 

Webmailer / Web-Oberfläche

Mit Outlook-Web-App (OWA) ist der Zugriff auf Exchange aus jedem Browser möglich:

https://owa.uni-giessen.de

Bitte verwenden Sie nur aktuelle Browser, die alle Updates installiert haben.

In das Feld "Benutzername" geben Sie bitte Ihre Kennung (z. B. J_A1B2C3D) ein. 

 

 

Outlook

Um Exchange in vollem Umfang nutzen zu können, ist der Einsatz von Microsoft Outlook nötig.

Das HRZ empfiehlt "Outlook 2024" oder "Microsoft 365".

Das Helpdesk unterstützt nur Outlook-Clients von Mitarbeiter*innen, die auf JLU-eigenen Geräten installiert sind. Privatgeräte werden nicht supportet. Für private Hardware und für Studierende stehen umfangreiche Anleitungen zur Verfügung, oder Sie können OWA (Link) nutzen.

 

 

Smartphone-App

Via Outlook-App: Die Verwendung der Outlook-App für iOS und Android ist nicht erlaubt.
Es werden die Zugangsdaten und die Mail-Inhalte auf US-Servern im Klartext gespeichert, was nicht empfehlenswert ist. Mehr Infos.

Via IMAP-App: Der Zugriff auf E-Mails kann auf jedem aktuellen Smartphone eingerichtet werden via IMAP.

Mögliche Apps: GMail, Apple Mail, K-9 Mail.

Wichtig: Es können nur E-Mails gesendet / empfangen werden. Unpersönliche E-Mail-Adressen (Shared Mailbox) können nicht via App abgerufen werden: Auf dem Smartphone nutzen Sie bitte OWA (Link).

 

 

Andere E-Mail-Programme

Der Zugriff auf E-Mail ist via IMAP in allen aktuellen Programmen möglich.

Kontotyp: IMAP/SMTP
Via IMAP können nur E-Mails empfangen werden. Zum Senden wird SMTP verwendet.

Zum Vergleich: Das bessere Protokoll heißt MAPI. Es kann neben E-Mails auch Kalender, Notizen, Kontakte und Aufgaben synchronisieren. Das MAPI-Protokoll steht jedoch nur in bestimmten Anwendungen/Apps zur Verfügung.

Für eine korrekte Funktion ist es zwingend erforderlich, dass nur die Ihnen zugewiesene, vollständige und gültige E-Mail-Adresse verwendet wird.

 

Posteingang
  • Server: exchange.uni-giessen.de
  • Port: 993
  • Verschlüsselung: SSL/TLS
  • Authentifizierung: Passwort, normal
  • Benutzername: ad\Accountkennung
  • Passwort: Account-Passwort
Postausgang
  • Server: exchange.uni-giessen.de
  • Port: 587
  • Verschlüsselung: STARTTLS
  • Authentifizierung: Passwort, normal
  • Benutzername: ad\Accountkennung
  • Passwort: Account-Passwort

 

 

Support

Sollten Sie Fragen haben und auf den folgenden Seiten keine Antworten finden, so können Sie uns gerne kontaktieren via E-Mail: support

Sie erreichen uns telefonisch unter 0641 99-13100

 

 

Authentifizierung und Verschlüsselung

Es wird nur noch authentifizierter und verschlüsselter Versand von E-Mails JLU-intern und -extern auf den Ports 25, 465, 587 und 597 nach Anmeldung mit Benutzername und Passwort unterstützt.

Veraltete E-Mail-Clients, die kein TLS unterstützen, können aus Sicherheitsgründen nicht mehr berücksichtigt werden. Auch im JLU-Netz muss nun im E-Mail-Client Authentifizierung und Verschlüsselung eingestellt werden. "Verschlüsselung" bezieht sich hier auf die Kommunikation zwischen Client und Server (Transportverschlüsselung) und nicht auf die Verschlüsselung des Inhalts der Mail.

 

 

Nur gültige Absender-Adressen

Es werden nur existierende, in der Benutzerdatenbank eingetragene, Absende-Adressen akzeptiert, die der Kennung zugeordnet sind, die sich für den Mailversand authentifiziert.

Nicht eingetragene Adressen bzw. Fremd-Adressen werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen. Verkürzte Adressen sind nicht mehr möglich.

Hierzu hat das Präsidium folgende Richtlinien erlassen:

  • Präsidium, Leiter:innen zentraler Einrichtungen, Professor:innen und Personen mit besonderer Funktion können, sofern eindeutig und nicht schon anderweitig in Verwendung, bis auf Nachname@uni-giessen.de verkürzen. Dies erfolgt nach Antrag und mit Bewilligung durch KB. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an mail-support
  • Alle anderen Mitarbeiter*innen und alle Studierende können nicht weiter verkürzen. Sollte Ihre Adresse auf Grund der Länge Probleme verursachen (mehr als 64 Zeichen), wenden Sie sich bitte an mail-support.

 

 

Versand durch Server und Geräte

Server und Geräte (USV, Klimakammern, Server, Drucker, etc.), die automatisiert ohne Zugangsdaten E-Mails versenden müssen, benötigen A) eine gültige SMTP-Adresse und B) eine IP Freischaltung.

A) Die SMTP-Adresse wird auch als Absende-Adresse bezeichnet. Diese Adresse steht bei den E-Mail-Empfänger:innen als Absender:in. Automatische Antworten, nicht Zustellbarkeitsnachrichten und Antworten werden von den Empfänger:innen an diese SMTP-Adresse gesendet, sofern keine Reply-To-Adresse angegeben wird im E-Mail-Header. Daher ist es ratsam, entweder eine SMTP-Adresse deren Postfach tatsächlich gelesen wird oder die "donotreply-nichtantworten@uni-giessen.de" einzutragen. E-Mails an dieses Postfach werden ungelesen gelöscht. Wichtig ist immer, dass die SMTP-Adresse offiziell vorhanden ist, egal ob der Hostname aus dem IP-Antrag oder die eigene Funktionsemailadresse verwendet wird.

B) Die IP-Adresse des Geräts für den nicht-authentifizierten Mailversand muss freigeschaltet sein. Dies kann über den IP-Antrag im Punkt "Endgerät soll E-Mails senden können" vorgenommen werden. Bei bereits existierenden Geräten muss ein Änderungsantrag gestellt werden. Nach dem Antrag erhalten Sie eine E-Mail, dass der Eintrag vorgenommen wurde.

Für den Versand durch Server und andere Geräte ist als Postausgangs-Server mta.uni-giessen.de mit Port 25 einzutragen. Hier kann und sollte STARTTLS eingestellt werden, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben.

  • Postausgangs-/SMTP-Server: mta.uni-giessen.de
  • Port: 25
  • Benutzername und Passwort nicht nötig (es gibt keine Zugangsdaten)
  • STARTTLS Verschlüsselung dringend empfohlen
  • SMTP-Adresse / Absende-Adresse: Wahlweise der Hostname aus dem IP-Antrag, eine unpersönliche E-Mail-Adresse oder donotreply-nichtantworten@uni-giessen.de
  • Reply-To: Optional und sinnvoll, wenn E-Mail-Antworten an eine andere als die SMTP-Adresse beantwortet werden sollen
  • Absendename: Hilft der besseren Zuordnung von E-Mails im Posteingang. Je nach Gerät bzw. Software gibt es Unterschiede. Wenn es nur ein Feld für den Wert Absendeadresse gibt, funktioniert oft folgendes: Name des Gerätes <E-Mail-Adresse> - z. B. "Klimakammer HBR44 Raum 652 <donotreply-nichtantworten@uni-giessen.de>"

 

 

Sendelimit

Je E-Mail-Adresse können pro Stunde maximal 250 bzw. 500 E-Mails gesendet werden (Stud bzw. Mita). Dieser Wert kann nicht geändert werden. Dies gilt auch für CC und BCC.

Dies soll massenhaften Spamversand über gekaperte JLU-Accounts (durch Phishing oder Trojaner) und infolgedessen ein Blacklisting der JLU-Server verhindern.

Sollten Sie Massenmails senden wollen, ist dies nur mit sympa möglich. Wenn Sie ein anderes Programm verwenden wollen, richten Sie es entsprechend ein.

 

 

Kontotypen

In modernen E-Mail-Programmen können verschiedene Kontentypen beim Anlegen von E-Mailkonten ausgewählt werden. Das HRZ empfiehlt die Verwendung von Exchange.

 

MAPI bzw. ActiveSync

Bei Outlook bzw. Exchange findet die Kommunikation über das Messaging Application Programming Interface statt. 

Es muss mindestens Outlook 2016 sein.

Neben den E-Mails werden so auch Kalender, Kontakte, Notizen, Aufgaben und mehr zwischen Clientprogramm und Server synchronisiert.

Wenn Sie Outlook einrichten, ist MAPI der Standard.

Daneben gibt es noch ActiveSync als vereinfachte technische Möglichkeit, mit dem Exchange zu kommunizieren.

 

IMAP

Bei diesem Kontentyp kommuniziert der Client mit dem Posteingangsserver über das IMAP-Protocol

Das ist dann zu verwenden, wenn Ihr E-Mailprogramm kein Outlook ist.

Bei Thunderbird ist es zu verwenden, wenn die kostenpflichtige Erweiterung Eule nicht benutzt wird.

Vorteile von IMAP:

  • Die E-Mails bleiben auf dem Server und können so von verschiedenen Rechnern oder Webmail aus gelesen und bearbeitet werden.
  • Auf dem Server werden Ordnerstrukturen unterstützt, in die sich die E-Mails einsortieren lassen.
  • Beim Abruf der Nachrichtenliste werden zunächst nur die Kopfzeilen der E-Mails übertragen. Der Inhalt wird erst beim Betrachten der E-Mail übermittelt.
  • Da die Nachrichten auf dem Server bleiben, werden sie auch in der Datensicherung des HRZ gesichert.
  • Auch mit Programmen möglich, die kein MAPI (s.u.) können.

Nachteile von IMAP:

  • Es werden nur E-Mails unterstützt, keine Aufgaben, Kalender, Kontakte, Notizen.
  • Sofern keine lokale Synchronisation der Nachrichten erfolgt, ist eine durchgehende Serververbindung zum Arbeiten mit den Nachrichten nötig.

 

POP3

Beim POP3-Kontentyp fand das Post Office Protocol Version 3 Verwendung. Da dieses Protokoll veraltet ist, wird es nicht unterstützt.

 

 

Externe E-Mail-Server

Aus Sicherheitsgründen ist der Versand von E-Mails über externe Mailserver (gmx, web.de, t-online, ...) über die Standardports 25 und 465 aus dem JLU-Netz heraus nicht möglich.

Sofern der E-Mailprovider dies anbietet, kann der Mailversand über den Submissionport 587 mit Authentifizierung erfolgen. In der Regel ist die Verschlüsselung mit STARTTLS zu aktivieren.

 

 

Verwendung von BCC

Wenn Sie mehrere Empfänger in einer E-Mail haben, die JLU-fremd sind, verwenden Sie BCC um DSGVO-konform senden zu können. Hier gibt es einen guten Artikel und Anleitung.