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Projekt "EVER"

Pro Jahr werden an der JLU über 100.000 Eingangsrechnungen im Papierformat mehrfach geprüft, weitergeleitet, manuell im SAP-System der JLU erfasst und anschließend archiviert. Nach der erfolgreichen Einführung des Late-Scans von Rechnungsbelegen und deren Anbindung an die Buchungsbelege im SAP-System im Jahr 2010 steht nun die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung an.

Ausgangslage

Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist bei vielen Unternehmen bereits gängige Praxis und hält nun auch Einzug in die öffentliche Verwaltung. Damit wird auch dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, veröffentlicht im Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Hessen am 24.09.2018 sowie dem Gesetz zur Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungstellung im öffentlichen Auftragswesen entsprochen. Diese Gesetze verpflichten alle Auftraggeber bis zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen (X-Rechnung), die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, anzunehmen und zu verarbeiten.

Projektziele

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bietet die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung durch die Optimierung von Geschäftsprozessen und Reduktion von Prozess- und Sachkosten weitere Vorteile wie z.B.:

  • Steigerung der Transparenz (der Bearbeitungsstand der Belege ist jederzeit einsehbar; die Budgetkontrolle ist früher möglich)
  • Beschleunigung im Beleglauf vom Posteingang bis zur Zahlung; Einhaltung von Skontofristen
  • Qualitätssteigerung durch automatisierte Prüfroutinen und umfangreiche Validierungen
  • Reduktion von Papierverbrauch (Nachhaltigkeits- und Kostenaspekt)
  • Sukzessive Reduktion von Lagerkapazität von Papierbelegen/-akten

Ergebnisse

Im digitalen Workflow werden die Rechnungen zur Prüfung und Freigabe automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet. Der bisher genutzte Kontierungsstempel wird überflüssig; die erforderlichen Bearbeitungsschritte erfolgen per Mausklick und sollen auch über mobile Endgeräte ermöglicht werden.

Grundvoraussetzung für die Umstellung auf einen digitalen Workflow ist die Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs für elektronische Rechnungen bzw. Papierrechnungen.

Die Rechnungsbearbeitung für Bestellungen außerhalb des Bestellsystems JustOS ist deutlich aufwändiger und erfordert eine längere Bearbeitungszeit, da die Rechnungen zunächst der Bestellerin oder dem Besteller zugeordnet werden müssen, bevor der Workflow gestartet werden kann. Die Nutzung des Online-Bestellsystems JustOS bringt viele Vorteile mit sich:

  • Bessere Ausnutzung von gewährten Skonti durch schnellere Bearbeitung der Rechnung
  • Automatisierte Zuordnung von Rechnungen zur Bestellung

  • Außer der Wareneingangsbuchung müssen keine weiteren Freigaben mehr nach der Bestellung erfolgen

  • Zugang zu Rahmenverträgen nur über JustOS möglich
  • Mahnwesen und Retourenabwicklung (Verbuchung von Gutschriften) erfolgt durch einen automatisierten Prozess unter Federführung der Abteilung D6.

Mehr Informationen zum neuen Rechnungsprozess (nach Anmeldung sichtbar)

 Hessen-Projekt "EVER"

Die hessischen Hochschulen starteten im Frühjahr 2018 unter Leitung des CCHH (Competence Center Hessische Hochschulen) ein Projekt mit dem Ziel, eine einheitliche Software einzuführen sowie einen digitalen Workflow vom Rechnungseingang über die Rechnungsbearbeitung bis zur Rechnungsfreigabe und Zahlung einzurichten. Das Projekt läuft unter dem Namen EVER (Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen). 2019 haben die Hochschulen gemeinsam eine für die Umsetzung der hochschulindividuellen Prozesse benötigte Software ausgewählt.

Die JLU hat mit der Umstellung auf eine elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Rahmen eines Testbetriebs mit Pilotbereichen begonnen. Eine flächendeckende Umsetzung innerhalb der Universität soll im Jahr 2023 beginnen.

 

Nähere Informationen:
Simone Lenz-Schneider (D2.1.1)
E-Mail: