Der neue Rechnungsprozess
Die JLU hat mit der Umstellung auf eine elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Rahmen eines Testbetriebs mit Pilotbereichen begonnen. Eine flächendeckende Umsetzung innerhalb der Universität soll im Jahr 2022 erfolgen. Um dieses Ziel zu erreichen, empfiehlt die JLU für die Durchführung von Beschaffungen soweit wie möglich das Online-Bestellsystem JustOS zu verwenden. Dies bringt wesentliche Vorteile im Beschaffungsprozess mit sich und erleichtert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung von der Bestellung bis zur Zahlung. Eine Beschaffung über JustOS ist aber nicht immer möglich. Wie sieht der Rechnungsbearbeitungsprozess für Beschaffungen außerhalb von JustOS aus?
Was müssen Sie beachten, wenn Sie einen Artikel benötigen, der nicht von einem im JustOS gelisteten Lieferanten beschafft werden kann und diesen auf einem anderen Weg bestellen möchten?
Damit die Rechnung später den elektronischen Weg zur bestellenden oder freigebenden Person findet, muss der Lieferant die zu belastende Kostenstelle beziehungsweise die Projektnummer sowie Ihre persönliche E-Mail-Adresse (keine Funktions-E-Mail-Adresse) auf der Rechnung vermerken. Dafür nutzen Sie bitte ein spezifisches Bestellformular , womit Sie dem Lieferanten neben den artikelbezogenen Anforderungen die weiteren abrechnungsrelevanten Angaben mitteilen, die auf der Rechnung enthalten sein müssen. Mit der Nutzung des Bestellformulars stellen Sie sicher, dass die von Ihnen übermittelten Bestelldaten vom Lieferanten korrekt übernommen und berücksichtigt werden.
Kann eine Rechnung wegen fehlender Zuordnungsmerkmale nicht an die prüfenden oder freigebenden Personen weitergeleitet werden, wird sie an den Lieferanten zurückgesendet. Hiervon unabhängig sind die beschaffungsrechtlichen Regelungen (siehe hierzu: die Beschaffungsordnung der JLU ) selbstverständlich einzuhalten.
Rechnungen, egal ob in Papierform oder im elektronischen Format via Mail, sollen zukünftig zentral eingehen. Die Lieferanschrift bleibt hiervon selbstverständlich unberührt – die bestellte Ware wird auch zukünftig direkt an die von Ihnen angegebene Lieferanschrift versandt.
Wenn Ihre Rechnung in Papierform zentral eingegangen ist, wird sie zunächst für die weitere elektronische Verarbeitung eingescannt. Geht Ihre Rechnung bereits elektronisch als PDF, ZUGFeRD oder X-Rechnung ein, kann sie direkt im System verarbeitet werden. Alle Rechnungen werden revisionssicher digital archiviert.
Sodann prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung die Rechnung und ergänzt gegebenenfalls erforderliche relevante Buchungsdaten. Nun startet der digitale Workflow. Anhand der auf der Rechnung angegebenen Kostenstelle oder Projektnummer erkennt das System, an wen die Rechnung weitergeleitet werden muss (Schritt 4).
Falls mehrere Personen in Ihrer Einrichtung Bestellbefugnis haben, aber nicht am Rechnungseingangssystem arbeiten, können Sie die Arbeit am System an einer Stelle bündeln (beispielsweise im Sekretariat). Warum das wichtig sein kann, sehen Sie im nächsten Schritt.
Wenn alles inhaltlich und rechnerisch richtig ist, bestätigt die zuständige prüfende Person dies im System mit "OK". Zusätzlich muss an dieser Stelle die Kontierung der Kostenstelle/Projektnummer kontrolliert und im Bedarfsfall korrigiert werden. Die Rechnung wird sodann im Workflow an die nächste Stufe weitergeleitet.
Ist etwas nicht in Ordnung? Dann vermerken Sie dies bitte im Textfeld des Systems und lehnen die Rechnung mit "Nicht OK" ab, die Rechnung wird in diesem Fall über den Workflow zurück an die Finanzbuchhaltung geleitet.
Ist die inhaltliche und rechnerische Prüfung abschließend erfolgt, erhält die budgetverantwortliche Person der Kostenstelle oder des Projektes die Rechnung zur Freigabe. Mit der Freigabe wird bestätigt, dass die vorgenannten Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden, die Beschaffung/der Auftrag unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit erforderlich war, das benötige Budget verfügbar ist und die beschaffungsrechtlichen Regelungen (s. Beschaffungsordnung der JLU ) eingehalten wurden.
Welche Personen in Ihrer Einrichtung Rechnungen freigeben dürfen, erfahren Sie ebenfalls in unserer FAQ oder in unserem Regelwerk .
Ist alles in Ordnung? Dann wird die Rechnung mit Ihrer Bestätigung automatisch gebucht und auch direkt für den Zahllauf freigegeben. Falls Korrekturen erforderlich sind, lehnen Sie die Freigabe der Rechnung ab und vermerken im Textfeld eine Begründung. Die Rechnung geht sodann über den Workflow zurück an die Finanzbuchhaltung.
Soll eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen oder Projekte verteilt verbucht werden, muss die Rechnung für jeden Teilbetrag von dem jeweiligen Freigeber oder der jeweiligen Freigeberin freigegeben werden. Der Belegfluss wird automatisch über den Workflow gesteuert. Der Rechnungsbeleg geht anhand der im xFlow-Buchungsbeleg hinterlegten Kostenstelle/Projekte direkt zu den zuständigen freigebenden Personen.
Ihre Rechnung können Sie jederzeit im SAP-Rechnungswesen oder in Ihrem SAP-Kontoauszug erneut ansehen.
Drei Rollen sind von besonderer Bedeutung:
- Vervollständigung des Belegs (Rolle in der Kreditorenbuchhaltung)
- Inhaltliche und rechnerische Prüfung (dezentral)
- Rechnungsfreigabe (dezentral)
Wichtig für einen reibungslosen Ablauf des neuen Prozesses ist, dass Sie in Ihrer Einrichtung definiert haben, wer die beiden dezentralen Rollen "Prüfung" und "Freigabe" ausfüllen kann. Bitte beachten Sie hierzu weitergehende Informationen in unserer FAQ oder im Regelwerk .
Sie bestätigen wie gehabt den Wareneingang in JustOS; eine zusätzliche Freigabe der Rechnung ist nicht mehr erforderlich. Die Budgetfreigabe erfolgt bereits im Rahmen der Bestellung, die sachliche und rechnerische Prüfung ist mit der Bestätigung des Wareneingangs erledigt. Der Prozess ist dadurch schlanker als bei einer Beschaffung außerhalb von JustOS.
Simone Lenz-Schneider
Simone.Lenz-Schneider
Tel.: 0641-99 12448
Weitere Informationen finden Sie auch in unseren FAQ .