2. Rechnungseingang und Start des Workflows

Rechnungen, egal ob in Papierform oder im elektronischen Format via Mail, sollen zukünftig zentral eingehen. Die Lieferanschrift bleibt hiervon selbstverständlich unberührt – die bestellte Ware wird auch zukünftig direkt an die von Ihnen angegebene Lieferanschrift versandt.

Wenn Ihre Rechnung in Papierform zentral eingegangen ist, wird sie zunächst für die weitere elektronische Verarbeitung eingescannt. Geht Ihre Rechnung bereits elektronisch als PDF, ZUGFeRD oder X-Rechnung ein, kann sie direkt im System verarbeitet werden. Alle Rechnungen werden revisionssicher digital archiviert.

Sodann prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung die Rechnung und ergänzt gegebenenfalls erforderliche relevante Buchungsdaten. Nun startet der digitale Workflow. Anhand der auf der Rechnung angegebenen Kostenstelle oder Projektnummer erkennt das System, an wen die Rechnung weitergeleitet werden muss (Schritt 4).