FAQ

Der Rechnungsprüfer oder die Rechnungsprüferin ist für die inhaltliche und rechnerische Prüfung einer Rechnung zuständig. Die Zuordnung der Verantwortlichkeit und Benennung der betreffenden Personen obliegt der budgetverantwortlichen Person.

Geprüft wird im Einzelnen:

• eine Bestellung liegt vor, es wurden nur die bestellten Produkte geliefert bzw. die beauftrage Leistung erbracht
• die bestellten Produkte, die bestellte Leistung wurden in der vereinbarten Qualität geliefert/erbracht
• es wurden nur die gelieferten Produkte (Mengenprüfung) oder erbrachten Leistungen abgerechnet
• die Rechnung stimmt mit dem vereinbarten Preis überein
• die Rechnung ist rechnerisch korrekt.

Möchten Sie mehr wissen? Das Regelwerk zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen definiert, wer eine Rechnung an welcher Stelle prüfen darf und was geprüft werden muss.

Mit der Vervollständigung des Belegs ist eine bestimmte Rolle im System gemeint, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung innehaben.

Sämtliche Rechnungen gehen (künftig) im zentralen Rechnungseingang in der Kreditorenbuchhaltung ein. Die Kreditorenbuchhaltung startet den Bearbeitungsworkflow durch Einlesen der elektronisch bzw. als PDF eingegangenen Rechnungen. In Papierform eingehende Rechnungen werden zentral eingescannt und in das System eingelesen. Anschließend prüft die zuständige Person in der Kreditorenbuchhaltung die Rechnung auf formelle Richtigkeit und ergänzt die eingelesenen Rechnungsdaten mit den noch fehlenden Angaben (Sachkonto, Steuerschlüssel und gegebenenfalls auch die Kontierungsobjekte Kostenstelle oder Auftrag, etc.). Danach wird die Rechnung entsprechend festgelegter Arbeitsprozessschritte elektronisch an die zuständigen Personen zur inhaltlichen und rechnerischen Prüfung sowie zur Freigabe weitergeleitet.

Auch bei Unklarheiten kommt die Rolle der Vervollständigerin oder des Vervollständigers wieder ins Spiel. Wird der Workflow an einer bestimmten Stelle im System gestoppt, beispielsweise, weil eine Rechnung der inhaltlichen und rechnerischen Prüfung nicht genügt, geht die Rechnung zur Klärung wieder hierhin zurück.

Mit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird die Rechnungsbearbeitung über einen digitalen Workflow gesteuert. Dieser Workflow startet im Finanzdezernat. Hier wird die Rechnung gescannt, vorkontiert und an die Person weitergeleitet, die die Rechnung inhaltlich und rechnerisch richtig zeichnet. Damit dieser Workflow funktioniert, muss sichergestellt sein, dass ab dem Go-Live alle Rechnungen zentral (egal ob per Post oder per E-Mail) eingehen.

Die zentrale Post-/E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen wird rechtzeitig vor der Umstellung mittels Rundschreiben bekannt gegeben, in diesem Zuge werden auch alle Lieferanten zentralseitig informiert. Bis zu diesem Zeitpunkt können keine PDF-Rechnungen entgegengenommen werden, da diese derzeit noch nicht revisionssicher archiviert werden können. Sofern ein Lieferant eine XRechnung (von der JLU akzeptiertes, spezielles elektronisches Rechnungsformat als xml-Datei) senden möchte, ist diese an folgende E-Mail-Adresse zu senden: XRechnung . Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie dem Lieferanten die Bestellreferenz (Ihre Kostenstelle mit vorangestelltem KST oder Ihre Projektnummer mit vorangestelltem AUF, aus der Sie die Ware begleichen möchten, z.B. KST 31230200) und Ihre persönliche E-Mail-Adresse (bitte keine Funktions-E-Mail-Adressen verwenden) mitteilen. Diese Angaben muss der Lieferant auf der Rechnung übernehmen. Anhand dieser Merkmale kann die Rechnung über den elektronischen Workflow dem zuständigen Personenkreis zugeordnet werden.

Die Lieferanschrift bleibt selbstverständlich davon unberührt - Ihre Ware wird auch zukünftig direkt an Sie versandt.

Wenn Sie nach dem Go-Live eine Rechnung dezentral erhalten, bitten wir Sie, die Rechnung an den Lieferanten mit der Bitte um Änderung der Rechnungsadresse zurückzusenden. Nur so kann die Rechnung schnell und sicher bearbeitet und beglichen werden.

Was müssen Sie beachten, wenn Sie einen Artikel benötigen, der nicht von einem im JustOS gelisteten Lieferanten beschafft werden kann und diesen auf einem anderen Weg bestellen möchten?

Damit die Rechnung der bestellenden Person zugeordnet werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass Sie im Zuge der Bestellung dem Lieferanten immer die Bestellreferenz (Ihre Kostenstelle mit vorangestelltem KST oder Ihre Projektnummer mit vorangestelltem AUF, aus der Sie die Ware begleichen möchten, z.B. KST 31230200) und Ihre persönliche E-Mail-Adresse (bitte keine Funktions-E-Mail-Adressen verwenden) mitteilen. Diese Angaben muss der Lieferant auf der Rechnung übernehmen. Anhand dieser Merkmale kann die Rechnung über den elektronischen Workflow dem zuständigen Personenkreis zugeordnet werden. Die Nutzung des Bestellformulars gewährleistet, dass der Lieferant alle Informationen zur Bestellung korrekt und nachweisbar erhält und diese bei der Lieferung und Rechnungsstellung berücksichtigen kann. Deswegen nutzen Sie bei Bestellungen außerhalb von JustOS grundsätzlich immer das Bestellformular. Die Beschaffungsordnung ist selbstverständlich einzuhalten.

Damit die Rechnung der bestellenden Person zugeordnet werden kann, ist es zwingend erforderlich, dass Sie auf dem Formular die "Bestellreferenz" und Ihre "E-Mail" angeben, denn diese Angaben muss der Lieferant auf der Rechnung übernehmen.

• Bestellreferenz: "KST und Ihre Kostenstelle" oder "AUF und Ihre Projektnummer" (z.B. KST 30110210 oder AUF 60500599) Geben Sie bitte die Kostenstelle oder die Projektnummer an, aus der Sie Ihre Lieferung oder Leistung begleichen möchten. Eine Änderung oder eine Aufteilung auf verschiedene Kostenstellen/Projekte ist während der Rechnungsprüfung jederzeit noch möglich.
• E-Mail: Hier geben Sie bitte Ihre persönliche E-Mail-Adresse an, keine Funktions-E-Mail-Adresse.

Ab dem Zeitpunkt der flächendeckenden Einführung der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen muss in dem Formular immer die zentrale Rechnungsanschrift hinterlegt werden. Bis dahin kann die Rechnungsanschrift wie gehabt, gleich der Lieferanschrift sein.

Bei weiteren Fragen zum Ausfüllen des Dokumentes steht Ihnen auch gerne die Beschaffungsabteilung zur Verfügung.

Eine XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. Mit der Einführung der elektronischen Rechnung im April 2020 können elektronische Rechnungen bundesweit einheitlich nach diesem Standard an öffentliche Auftraggeber gesendet werden. Nähere Erläuterungen zur XRechnung und den gesetzlichen Hintergründen finden Sie im Rundschreiben 2020-07 .

Sie haben von einem Lieferanten eine XRechnung an Ihre persönliche E-Mail-Adresse erhalten, wie gehen Sie damit um? Bitte leiten Sie diese XRechnung nicht intern weiter, denn dann kann die XRechnung nicht revisionssicher abgelegt werden.

Bitte informieren Sie den Lieferanten darüber, dass die JLU XRechnungen nur über die E-Mail-Adresse XRechnung annehmen kann.

Bitte denken Sie auch hier daran, dass der Lieferant die Bestellreferenz und die E-Mail-Adresse des Bestellers auf der Rechnung eintragen muss, da ansonsten die Rechnung nicht zugeordnet werden kann.

Bis zum universitätsweiten Systemstart gehen wir mit XRechnungen wie folgt um: Bei Versand einer XRechnung von einem Lieferanten an die E-Mail-Adresse XRechnung , wird diese zunächst von der Kreditorenbuchhaltung in das XFlow-/SAP-System übernommen. Hier wird die XML-Datei in ein lesbares Rechnungsformat umgewandelt und Ihnen anschließend zur weiteren Bearbeitung (Kontierung, Prüfung und Freigabe) per Mail oder per Hauspost zur Verfügung gestellt.

Um eine XRechnung zuordnen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass die

• Bestellreferenz: "KST und Ihre Kostenstelle" oder "AUF und Ihre Projektnummer"
• E-Mail: Ihre E-Mail-Adresse, keine Funktions-E-Mail-Adresse

in der Rechnung angegeben wird. Diese Daten müssen dem Lieferanten bei jeder Bestellung mit der Verpflichtung zur Angabe in der Lieferantenrechnung mitgeteilt werden. Durch die Nutzung des Bestellformulars stellen Sie sicher, dass dem Lieferanten alle erforderlichen Bestelldaten eindeutig und nachweisbar zur korrekten Bestellausführung und Rechnungstellung überermittelt werden. Deswegen bitten wir Sie, bei Bestellungen außerhalb von JustOS immer das Bestellformular zu verwenden.

Hier noch einmal der Ablauf:

• Der Lieferant stellt eine Anfrage, dass er eine XRechnung senden möchte.
• Mitteilung an den Lieferanten der Mailadresse: XRechnung
• Die XRechnung wird in ein lesbares Dokument umgewandelt und per E-Mail oder Hauspost zur weiteren Bearbeitung an die bestellende Person geschickt.
• Der Besteller oder die Bestellerin druckt die Rechnung aus und bearbeitet diese wie bisher weiter (mit Kontierungsstempel versehen, prüfen, durch  Unterschrift der budgetverantwortlichen Person freigeben und per Hauspost an die Kreditorenbuchhaltung senden).

Anfragen von Lieferanten zur geplanten Übermittlung von XRechnungen, können Sie gerne an die Kreditorenbuchhaltung ( Kreditoren ) weiterleiten; die Anfrage wird von dort weiter bearbeitet.

Falls Ihnen ein Lieferant eine pdf-Rechnung per E-Mail senden möchte, dann teilen Sie diesem bitte mit, dass wir derzeit noch keine pdf-Rechnungen entgegennehmen. Er möchte uns bitte weiterhin die Rechnungen in Papierform zusenden.

Wir arbeiten daran und werden alle Lieferanten informieren, sobald wir unseren Prozess auf einen zentralen Rechnungseingang umstellen und dann auch in der Lage sein werden, pdf-Rechnungen per E-Mail zu empfangen, revisionssicher zu archivieren, sowie über einen elektronischen Workflow zu verteilen. Bislang ist das nur im Pilotbetrieb möglich, wir bitten noch um etwas Geduld.

Die digitalisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird derzeit im Probebetrieb in besonders ausgewählten Bereichen der JLU getestet. Die flächendeckende Einführung in der gesamten Universität ist ab dem Jahr 2023 geplant. Wir werden Sie zur gegebenen Zeit über die weiteren Verfahrensschritte informieren, bei der Einführung Hilfestellung leisten und die Beteiligten umfassend schulen.

Sie können sich jederzeit gerne mit Ihren Fragen an die EVER-Projektleitung wenden:

Simone.Lenz-Schneider
Simone.Lenz-Schneider
0641/99-12448