Wie ist der Ablauf einer XRechnung?
Bis zum universitätsweiten Systemstart gehen wir mit XRechnungen wie folgt um: Bei Versand einer XRechnung von einem Lieferanten an die E-Mail-Adresse XRechnung, wird diese zunächst von der Kreditorenbuchhaltung in das XFlow-/SAP-System übernommen. Hier wird die XML-Datei in ein lesbares Rechnungsformat umgewandelt und Ihnen anschließend zur weiteren Bearbeitung (Kontierung, Prüfung und Freigabe) per Mail oder per Hauspost zur Verfügung gestellt.
Um eine XRechnung zuordnen zu können, ist es zwingend erforderlich, dass die
- Bestellreferenz: "KST und Ihre Kostenstelle" oder "AUF und Ihre Projektnummer"
- E-Mail: Ihre E-Mail-Adresse, keine Funktions-E-Mail-Adresse
in der Rechnung angegeben wird. Diese Daten müssen dem Lieferanten bei jeder Bestellung mit der Verpflichtung zur Angabe in der Lieferantenrechnung mitgeteilt werden. Durch die Nutzung des Bestellformulars stellen Sie sicher, dass dem Lieferanten alle erforderlichen Bestelldaten eindeutig und nachweisbar zur korrekten Bestellausführung und Rechnungstellung überermittelt werden. Deswegen bitten wir Sie, bei Bestellungen außerhalb von JustOS immer das Bestellformular zu verwenden.
Hier noch einmal der Ablauf:
- Der Lieferant stellt eine Anfrage, dass er eine XRechnung senden möchte.
- Mitteilung an den Lieferanten der Mailadresse: XRechnung
- Die XRechnung wird in ein lesbares Dokument umgewandelt und per E-Mail oder Hauspost zur weiteren Bearbeitung an die bestellende Person geschickt.
- Der Besteller oder die Bestellerin druckt die Rechnung aus und bearbeitet diese wie bisher weiter (mit Kontierungsstempel versehen, prüfen, durch Unterschrift der budgetverantwortlichen Person freigeben und per Hauspost an die Kreditorenbuchhaltung senden).