Warum müssen Rechnungen an ein zentrales Postfach adressiert sein?

Mit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird die Rechnungsbearbeitung über einen digitalen Workflow gesteuert. Dieser Workflow startet im Finanzdezernat. Hier wird die Rechnung gescannt, vorkontiert und an die Person weitergeleitet, die die Rechnung inhaltlich und rechnerisch richtig zeichnet. Damit dieser Workflow funktioniert, muss sichergestellt sein, dass ab dem Go-Live alle Rechnungen zentral (egal ob per Post oder per E-Mail) eingehen.

Die zentrale Post-/E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen wird rechtzeitig vor der Umstellung mittels Rundschreiben bekannt gegeben, in diesem Zuge werden auch alle Lieferanten zentralseitig informiert. Bis zu diesem Zeitpunkt können keine PDF-Rechnungen entgegengenommen werden, da diese derzeit noch nicht revisionssicher archiviert werden können. Sofern ein Lieferant eine XRechnung (von der JLU akzeptiertes, spezielles elektronisches Rechnungsformat als xml-Datei) senden möchte, ist diese an folgende E-Mail-Adresse zu senden: XRechnung. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie dem Lieferanten die Bestellreferenz (Ihre Kostenstelle mit vorangestelltem KST oder Ihre Projektnummer mit vorangestelltem AUF, aus der Sie die Ware begleichen möchten, z.B. KST 31230200) und Ihre persönliche E-Mail-Adresse (bitte keine Funktions-E-Mail-Adressen verwenden) mitteilen. Diese Angaben muss der Lieferant auf der Rechnung übernehmen. Anhand dieser Merkmale kann die Rechnung über den elektronischen Workflow dem zuständigen Personenkreis zugeordnet werden.

Die Lieferanschrift bleibt selbstverständlich davon unberührt - Ihre Ware wird auch zukünftig direkt an Sie versandt.