Was bedeutet Vervollständigung des Belegs?

Mit der Vervollständigung des Belegs ist eine bestimmte Rolle im System gemeint, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung innehaben.

Sämtliche Rechnungen gehen (künftig) im zentralen Rechnungseingang in der Kreditorenbuchhaltung ein. Die Kreditorenbuchhaltung startet den Bearbeitungsworkflow durch Einlesen der elektronisch bzw. als PDF eingegangenen Rechnungen. In Papierform eingehende Rechnungen werden zentral eingescannt und in das System eingelesen. Anschließend prüft die zuständige Person in der Kreditorenbuchhaltung die Rechnung auf formelle Richtigkeit und ergänzt die eingelesenen Rechnungsdaten mit den noch fehlenden Angaben (Sachkonto, Steuerschlüssel und gegebenenfalls auch die Kontierungsobjekte Kostenstelle oder Auftrag, etc.). Danach wird die Rechnung entsprechend festgelegter Arbeitsprozessschritte elektronisch an die zuständigen Personen zur inhaltlichen und rechnerischen Prüfung sowie zur Freigabe weitergeleitet.

Auch bei Unklarheiten kommt die Rolle der Vervollständigerin oder des Vervollständigers wieder ins Spiel. Wird der Workflow an einer bestimmten Stelle im System gestoppt, beispielsweise, weil eine Rechnung der inhaltlichen und rechnerischen Prüfung nicht genügt, geht die Rechnung zur Klärung wieder hierhin zurück.