5. Freigabe der Rechnung

Ist die inhaltliche und rechnerische Prüfung abschließend erfolgt, erhält die budgetverantwortliche Person der Kostenstelle oder des Projektes die Rechnung zur Freigabe. Mit der Freigabe wird bestätigt, dass die vorgenannten Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden, die Beschaffung/der Auftrag unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit erforderlich war, das benötige Budget verfügbar ist und die beschaffungsrechtlichen Regelungen (s. Beschaffungsordnung der JLU) eingehalten wurden.

Welche Personen in Ihrer Einrichtung Rechnungen freigeben dürfen, erfahren Sie ebenfalls in unserer FAQ oder in unserem Regelwerk.

Ist alles in Ordnung? Dann wird die Rechnung mit Ihrer Bestätigung automatisch gebucht und auch direkt für den Zahllauf freigegeben. Falls Korrekturen erforderlich sind, lehnen Sie die Freigabe der Rechnung ab und vermerken im Textfeld eine Begründung. Die Rechnung geht sodann über den Workflow zurück an die Finanzbuchhaltung.

Soll eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen oder Projekte verteilt verbucht werden, muss die Rechnung für jeden Teilbetrag von dem jeweiligen Freigeber oder der jeweiligen Freigeberin freigegeben werden. Der Belegfluss wird automatisch über den Workflow gesteuert. Der Rechnungsbeleg geht anhand der im xFlow-Buchungsbeleg hinterlegten Kostenstelle/Projekte direkt zu den zuständigen freigebenden Personen.