Vereinfachung E-Mail-Subdomänen
Worum es geht
Sie kennen es vielleicht aus eigener Erfahrung: Trotz fortschreitender Digitalisierung gibt es immer wieder Momente, in denen Sie Ihre E-Mail-Adresse per Hand eintragen müssen oder am Telefon durchgeben müssen. Ist das Feld dann zu kurz oder fangen Sie zu buchstabieren an, vor allem bei fremdsprachigen Personen? Das möchten wir nun ändern. Die E-Mail-Adressen der JLU werden vereinfacht und verkürzt.
An der JLU wird es im Laufe des Jahres 2024 nur noch drei Subdomänen geben:
- Personal: Vorname.Nachname@uni-giessen.de
- Studierende: Vorname.Nachname@stud.uni-giessen.de
- Gäste/Externe: Vorname.Nachname@ext.uni-giessen.de
Diese Struktur bietet den Vorteil von einheitlichen, kürzeren und einprägsameren E-Mail-Adressen von allen Mitgliedern, Angehörigen und Gästen der JLU, vor allem auch in einem internationalen Kontext.
Wie wir vorgehen
Die neuen E-Mail-Subdomänen werden zunächst nur an Personen vergeben, die neu in die JLU eintreten. Die Umstellung der bisherigen E-Mail-Adressen auf das neue System erfolgt danach schrittweise und in enger Abstimmung mit Ihnen. Dabei sind viele Fragen zu klären und Lösungen für gewachsene Prozesse zu finden. Für diese Fragen finden Sie unten unsere FAQs, die ständig erweitert werden. Dort können Sie sich informieren und uns weitere Fragen sowie mögliche Schwierigkeiten mitteilen, die bei der Umstellung der E-Mail-Adressen auftreten könnten. Wir werden gemeinsam eine Lösung finden.
Das wichtigste vorab: Sie bleiben weiterhin erreichbar. Ab der Umstellung versenden Sie E-Mails zwar mit Ihrer neuen E-Mail-Adresse, Ihre alte E-Mail-Adresse bleibt aber für den Empfang weiterhin bestehen, und zwar bis zu Ihrem Austritt aus der JLU.
Zum Hintergrund
Die JLU besitzt mehr als 200 E-Mail-Subdomänen, die sich auf die Fachbereiche, die Zentren und die zentralen Einrichtungen verteilen. Diese Struktur ist historisch gewachsen und beruht auf individuellen Antragsverfahren und Einzelentscheidungen. Sie hat zur Folge, dass Personen mit Mehrfach-Beziehungen zur JLU auch meist mehrere Benutzeraccounts benötigen, um mit der korrekten E-Mail-Subdomäne versenden zu können. Eine Abbildung und Umsetzung dieser Prozesse in unserer Systemlandschaft ist hochkomplex, fehleranfällig und betreuungsintensiv. Im Zuge des nun anstehenden Prozesses wird dieses System vereinfacht. Die Umstellung trägt auch dem Datenschutz Rechnung, denn künftig wird es nicht mehr an der E-Mail-Adresse ersichtlich sein, in welchem Bereich eine Person arbeitet oder was jemand studiert.
Sie haben Fragen?
An dieser Stelle möchten wir Ihre dringendsten Fragen beantworten. Sie haben eine Frage, die noch nicht beantwortet wurde? Senden Sie uns Ihre Frage an iam-feedback.
FAQ
Ich studiere an der JLU und bin gleichzeitig an der JLU beschäftigt. Bekomme ich zwei Postfächer?
Hinweis: Die Umstellung auf @stud.uni-giessen.de für Studierende betrifft zunächst ausschließlich Personen, die ihr Studium an der JLU neu aufnehmen. Die E-Mail-Adressen der derzeit eingeschriebenen Studierenden werden nur umgestellt, wenn ein Studienfach- oder Namenswechsel erfolgt.
Ich habe zwei Beschäftigungsverhältnisse an der JLU. Bekomme ich zwei E-Mail-Postfächer?
Was passiert bei Namensgleichheiten?
Was passiert mit meiner "alten" E-Mail-Adresse?
Ab der Umstellung versenden Sie E-Mails mit Ihrer neuen E-Mail-Adresse. Keine Sorge: Ihre alte E-Mail-Adresse bleibt für den Empfang weiterhin bestehen, und zwar bis zu Ihrem Austritt aus der JLU. So können wir gewährleisten, dass Sie auch weiterhin erreichbar bleiben, wenn sich Personen noch an Ihre "alte" E-Mail-Adresse wenden.
Kann ich weiterhin eine E-Mail-Adresse mit der Endung @jlug.de verwenden?
Sie haben die jlug-Endung gern und häufig benutzt? Kein Problem - Sie bleibt als Empfangsadresse weiterhin bis zu Ihrem Austritt aus der JLU bestehen. Somit gewährleisten wir Ihre Erreichbarkeit auch über den Zeitpunkt der Umstellung hinaus. Ab diesem Zeitpunkt können Sie jedoch keine neuen E-Mails mehr mit dieser E-Mail-Adresse versenden.
Wie kann ich mich für eine bereichsspezifische Software registrieren die eine entsprechene E-Mail-Subdomäne erfordert?
Sie können einen sogenannten E-Mail-Alias (zusätzliche Empfangsadresse) vom HRZ einrichten lassen. Über diese Alias-Adresse ist nur der Empfang, aber nicht das Versenden möglich. Voraussetzung ist, dass Sie in einem berechtigten Studiengang eingeschrieben oder in einer berechtigten Organisationseinheit beschäftigt sind. Dies betrifft ausschließlich die folgenden Subdomänen:
- @physik.uni-giessen.de
- @chemie.uni-giessen.de
- @bio.uni-giessen.de
- @materialwiss.uni-giessen.de
- @med.uni-giessen.de
- @lama.uni-giessen.de
Erhalte ich einen neuen Benutzeraccount, wenn ich nach dem Studium an der JLU bedienstet bin?
Werden unpersönliche Funktions-E-Mail-Adressen / Shared Mailboxes ebenfalls umgestellt?
Bei Funktions-E-Mail-Adressen kann es im Einzelfall erforderlich sein, Bestandteile der Subdomäne vor das @-Zeichen zu ziehen. Damit werden Dubletten vermieden und weiterhin Klarheit gewährleistet. Die konkrete Umsetzung wird an einem theoretischen Beispiel deutlich:
Bisherige Adressen wie sekretariat@hrz.uni-giessen.de oder sekretariat@biochemie.uni-giessen.de werden zu sekretariat.hrz@uni-giessen.de bzw. sekretariat.biochemie@uni-giessen.de.
Was ändert sich bei dynamischen E-Mail-Verteilern (Sympa-Listen), wenn die E-Mail-Subdomänen wegfallen?
Bei dynamisch erstellten E-Mail-Verteilern handelt es sich Mailing-Listen mit der Endung "@lists.uni-giessen.de". Diese aktualisieren sich anhand bestimmter Kriterien automatisch. Die Bereichszugehörigkeit wird dabei heute aus der Baumstruktur des Verzeichnisdienstes und nicht anhand der E-Mail-Subdomäne ermittelt - hier ändert sich also nichts.
Da jedoch auch diese Verzeichnisstruktur im Rahmen der IAM-Einführung überarbeitet wird, ist es notwendig, die Information auf anderem Weg (über LDAP-Attribute) abzubilden.
Das übernehmen wir für Sie - Sie müssen nichts weiter tun.