Out-o-mat: KI unterstützt die Beratung zu Auslandsaufenthalten
Mit Out-o-mat kommt erstmals eine KI-Anwendung in der Präsidialverwaltung der JLU produktiv zum Einsatz. Sie unterstützt das Mobility-Team bei der Beantwortung von Erstanfragen und soll mehr Zeit für die individuelle Beratung schaffen. Von der Masterarbeit bis zur produktiven Anwendung vergingen weniger als 90 Tage.
Welche Möglichkeiten gibt es für ein Auslandssemester in Frankreich? Wo finden sich Informationen zu Partnerhochschulen und Finanzierung? Solche Fragen erreichen das Mobility-Team von des Akademischen Auslandsamts regelmäßig. Out-o-mat erstellt auf Grundlage einer verlässlichen Wissensbasis passende Antwortvorschläge für diese "outgoing students" (daher out-o-mat). Die Mitarbeitenden prüfen diese, ergänzen oder überarbeiten sie bei Bedarf und geben sie zum Versand frei. Die Entscheidung bleibt damit immer beim Menschen.
Ziel ist es, Routineaufgaben zu erleichtern und die hohe Qualität der persönlichen Beratung aufrechtzuerhalten. Studierende sollen bereits mit der ersten Antwort eine individuelle Orientierung erhalten und sich gezielt auf ein Beratungsgespräch vorbereiten können. Erste Tests mit 35 Anfragen zeigen ein vielversprechendes Ergebnis: Rund 70 Prozent der Antwortvorschläge waren unverändert oder nach leichter Überarbeitung nutzbar.
Gemeinsam von der Forschung in die Praxis
Den KI-Teil entwickelte der Student Luis Rauch aus dem FB07 im Rahmen seiner Masterarbeit. Eine wesentliche Grundlage dafür schuf das Mobility-Team (AAA3) mit seinem seit Jahren professionell aufgebauten Prozess- und Informationsmanagement. Die Praxiseinführung übernahm das Büro für Digitalisierung (BfD) gemeinsam mit dem Informationsmanagement des Akademischen Auslandsamts (AAA1) (Konzeption und Umsetzung Automatisierungs- und Produktionsprozess sowie Produktionseinführung). Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) unterstützt durch den Betrieb des JLU retrieval-augmented generation (RAG). Der Informationssicherheitsbeauftragte und der Informationssicherheitsmanager begleiten das Projekt mit der Prüfung der Informationssicherheit und der Erstellung einer Prozessbeschreibung nach BSI-Standard.
Weitere Schritte
Zunächst soll Out-o-mat im Arbeitsalltag zuverlässig laufen und das Mobility-Team entlasten. Die Erfahrungen aus dem Betrieb sollen helfen, die Antworten weiter zu verbessern. Anschließend wird geprüft, ob sich der Ansatz auf andere Bereiche der JLU übertragen lässt.
Bei Fragen zu Out-o-mat stehen das Mobility-Team und die Stabsabteilung für Wissenschaftliche Infrastruktur als Anlaufstellen zur Verfügung.