Veranstaltungsorganisation

Nachhaltigkeitsziele gehen nicht allein in wissenschaftlichen Diskursen über Nachhaltigkeitsthemen auf. Diese Diskurse sind auch in ihrer betrieblichen Abwicklung so zu planen und durchzuführen, dass sie Anforderungen an eine nachhaltige Organisation von Veranstaltungen gerecht werden. Entsprechend ist es ein Kernanliegen bei der Durchführung des Netzwerkworkshops bei der Organisation Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen.
2022 hat der Fachbereich ein Projekt „ Auf dem Weg zum Grünen Büro “ (gefördert durch das Büro für Nachhaltigkeit der JLU) initiiert, innerhalb dessen das Verwaltungshandeln unter Nachhaltigkeitsperspektiven analysiert und reorganisiert wird. Im Rahmen dieses Prozesses wurden auch Leitgedanken zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen entwickelt, die mit dem Netzwerkworkshop nun zugleich modellhaft praktiziert werden. Orientierung hat dabei u.a. der vom Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) herausgegebene Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen gegeben. Hier finden sich auch weiterführende Informationen zu den im Folgenden genannten Handlungsfeldern.

Ausgehend von der Auffassung, dass der Durchführung des Netzwerkworkshops in Präsenz Priorität einzuräumen ist, um Foren für die erwünschten Prozesse des Austauschs und der Vernetzung zu geben, sind die Überlegungen zum Veranstaltungsort und zu den Unterbringungs- und Einkehrmöglichkeiten entlang des Prinzips der kurzen Wege angestellt worden, um das Ziel der Vermeidung und Reduzierung der verkehrsinduzierten Umweltbelastungen zu erreichen.

Gießen – Mit Gießen ist ein Veranstaltungsort gewählt worden, der über eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Nah- und Fernverkehr verfügt und der aufgrund seiner Mittellage in Deutschland vergleichsweise kurze Anreisewege erwarten lässt. Zudem hat das Hauptfeld der Referent:innen und Teilnehmer:innen in Gießen bzw. im Gießener Umland seinen Arbeits- und Lebensmittelpunkt.
Innenstadt – Die Wahl von Veranstaltungsorten im Innenstadtbereich lässt für Anreisende per Zug kurze Wege zu. Auch die in Gießen an unterschiedlichen Standorten arbeitenden und lebenden Teilnehmer:innen und Referent:innen, sowie die Anlieferer für Catering haben durch die Zentrallage i.d.R. kurze Wege zu bewerkstelligen. Die zumeist unterhalb von 1 km notwendigen Verkehrswege können somit für die Teilnehmer:innen gut zu Fuß zurückgelegt werden. Zudem ist der Innenstadtbereich hervorragend über den öffentlichen Nahverkehr angebunden. Darüber hinaus steht den Teilnehmer:innen die Nutzung des in der Universitätsstadt sehr gut ausgebauten Leihradsystems offen.

Mit der Wahl eines universitären Veranstaltungsortes ist zudem gewährleistet, dass in der energetischen Bewirtschaftung des Standorts die JLU-Standards zu Energiesparmaßnahmen und die Anforderungen auf dem Weg zu einer CO2-neutralen Landesverwaltung berücksichtigt werden. [ mehr... ]

Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um Kommunikations- und Marketingprozesse im Rahmen einer Veranstaltungsorganisation nachhaltig zu gestalten und somit auch dem Ziel eines möglichst ressourcenarmen Verbrauchs gerecht zu werden?

Für die Bewerbung und Darstellung des Netzwerkworkshops wurde frühzeitig eine Veranstaltungswebseite aufgestellt, um hier Informationen elektronisch bereitzustellen und zu bündeln.
Die Ankündigung des Netzwerkworkshops erfolgte überwiegend elektronisch, um den Papierverbrauch zu minimieren. Bei der Ankündigung des Netzwerkworkshops wurde zudem bewusst auf den Einsatz von Farbe verzichtet, um Dateigrößen zu minimieren und Druckvorgänge nachhaltiger zu gestalten. [siehe ausführlicher: #ganzschöngrauhier ]
Durch ein elektronisches Anmeldeverfahren über die Veranstaltungswebseite wird der Erhalt aller für die Veranstaltungsorganisation notwendiger Daten auf einem kommunikationsarmen und ressourcenschonenden Weg sichergestellt.
Für die Bewerbung der öffentlichen Abendveranstaltung wurde im Vorfeld der Druckaufträge ein Konzept der Verteilung erstellt, um überschüssigen Papierverbrauch zu vermeiden. Der Druck erfolgte zudem über die hauseigene Druckerei auf zertifiziertem Papier.
Die Teilnehmer:innen und Referent:innen werden mittels digitaler Informationspakete über die Veranstaltung, die Anreise und die organisatorischen Abläufe informiert und damit zugleich an die Veranstaltung erinnert. Darüber wird der Ausdruck zusätzlicher Programmflyer während der Tagung eingespart, die Planungssicherheit für die Meldung von Teilnehmer:innen zur Versorgung mit Catering erhöht und die Voraussetzung zur Vermeidung von (zusätzlichen) Verkehrswegen grundgelegt.
Während der Veranstaltung wird es die Möglichkeit für Informationsflächen geben, die über nachhaltige Verwaltungsprozesse und Nachhaltigkeitsprozesse an der JLU informieren.
Schließlich wurde von Beginn an auch die nachhaltige Veranstaltungsdurchführung gegenüber Teilnehmer:innen und Interessierten zum Thema gemacht und somit eine Sicherung des Erfolgs der Initiative zur nachhaltigen Organisation erwirkt.

Ein wesentliches Augenmerk bei der Planung des Netzwerkworkshops lag auch auf der Auswahl eines möglichst nachhaltigen Caterings. Entsprechend wurden Caterer und Zulieferer angefragt, die u.a. regional ansässig sind, in ihrem Produktangebot sowohl eine Vielzahl an Bio- und veganen Produkten herstellen bzw. vertreiben, faire und nachhaltige Liefer- und Produktionswege sicherstellen, Verpackungsmaterialien vermeiden. Für ein gemeinsames Abendessen nach dem Abendvortrag wurde eine Lokalität ausgewählt, die eine Vielfalt an veganen und vegetarischen Speisen bereithält und die Nachhaltigkeitsprinzipien folgt. Die Caterer sollten dabei auch die Möglichkeit erhalten, ihre Nachhaltigkeitsphilosophie im Rahmen der Veranstaltung (und ggf. auf der Webseite) zu präsentieren.
Die Beschaffung von Verbrauchsmaterial zur Tagungsvorbereitung und -durchführung erfolgte zudem entlang des im Rahmen des Projekts „auf dem Weg zu Grünen Büro“ entwickelten Leitfadens zur nachhaltigen Produktbeschaffung.

#GANZSCHÖNGRAUHIER

Das Motto #ganzschongrauhier beschreibt einen Teil des Nachhaltigkeitskonzepts der Tagung. Es stellt einen repräsentativen Ausdruck der Entscheidung für ein graues Design aller Werbeplakate und Flyer dar, die zur Information und Ankündigung über Tagungstermine und -inhalt verwendet wurden. Die Verbreitung der Unterlagen erfolgt hauptsächlich über den digitalen anstatt dem analogen Weg. Die Entscheidung, sich auf diese minimalistische Farbpalette zu beschränken, hat dabei keinen ästhetischen Hintergrund.

Denn durch den Verzicht auf bunte Farben und aufwändige Druckverfahren werden nicht nur finanzielle Ressourcen eingespart, sondern auch der Energie- und Ressourcenbedarf in der Druckproduktion reduziert. Dies fördert nicht nur den nachhaltigen Umgang mit Ressourcen, sondern unterstreicht auch den Ansatz der Tagung selbst, eine Form "Neuen Denkens" anzustoßen. Denn obwohl die Farbe Grau ursprünglich trist im Gegensatz zu einer bunten Farbgebung wirkt, soll der Hintergrund der Gestaltungsentscheidung diese Konnotation umkehren. Das Ergebnis ist eine Einschränkung der Gestaltungsmöglichkeiten zugunsten der Nachhaltigkeit.

Insgesamt zeigt das Konzept, dass Nachhaltigkeit nicht nur eine Frage der inhaltlichen Ausrichtung, sondern auch der praktischen Umsetzung von Veranstaltungen ist. Die bewusste Entscheidung für Schwarz-Weiß-Gestaltung sendet eine klare Botschaft über die Einstellung der Tagung, welche Konventionen hinterfragt und von ihnen im Sinne der Nachhaltigkeit abweicht.