Zentrale Archivierung und Löschung von Stud.IP-Veranstaltungen (Alt)

Generelle Vorbemerkung

Stud.IP wird seit dem WiSe 2003/04 an der JLU Gießen als zentrale Lern- und Informationsplattform für die Lehre betrieben. Seit 2006 werden pro Semester ca. 5.000 neue Veranstaltungen angelegt. Im Wintersemester 2011/12 werden über 250.000 Dateien in Stud.IP vorgehalten, viele in Veranstaltungen, die gar nicht mehr genutzt werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen, dürfen Lehrveranstaltungen nicht unbegrenzt vorgehalten werden, da hieran auch personenbezogene Daten geknüpft sind (z.B. Teilnehmerlisten), die nur zweckbezogen gespeichert sein dürfen. Da auch mittlerweile die Datensicherungsroutinen an ihre Grenzen stoßen und auch Updates von Stud.IP nicht mehr ohne einen Tag Ausfall durchgeführt werden können, wird es Anfang 2012 erstmalig eine zentrale Archivierung und Löschung von Stud.IP-Veranstaltungen geben.

Archivierung und Löschung

Die erste Stufe, nicht mehr aktive Stud.IP-Veranstaltungen "aufs Abstellgleis zu stellen", ist die Archivierung. Merkmale archivierter Veranstaltungen:

• Die Archivierung friert den Stand der Stud.IP-Veranstaltung zum Zeitpunkt der Archivierung ein.
• Archivierte Veranstaltungen können nicht als Kopiervorlage für ein kommendes Semester dienen (wichtig für die VV-Eingabe).
• Es können KEINE neuen Inhalte (Dateien, Foren- oder Wikibeiträge etc.) in die Veranstaltung eingestellt werden.
• Erhalten bleiben die Grunddaten der Veranstaltung (Titel, Ort/Zeit, Beschreibung, Modulzuordnung etc.), die Dateien (in einer großen ZIP-Datei), die Teilnehmer-Information, Wiki und Forenbeiträge.
• Andere Inhalte (z.B. Evaluationen, Tests und Umfragen, verknüpfte ILIAS-Kurse und deren Inhalte, Plugin-Inhalte wie MyPhoto) und Informationen (Gruppenzugehörigkeit der Teilnehmer/-innen) werden NICHT gesichert.
• Auf die gesicherten und archivierten Inhalte habe die eingetragenen Dozent/-innen, Tutor/-innen und Studierenden weiterhin Zugriff (Über "archivierte Veranstaltungen" links im Menü unter "Meine Veranstaltungen"). Aus dem Bereich der aktiven Veranstaltungen ("Meine Veranstaltungen") verschwinden archivierte Veranstaltungen.
• Dynamische Aktionen wie das Verschicken von Rundmails, Gruppen-Zuordnungen sind im archivierten Zustand NICHT mehr möglich.
• Die Archivierung kann NICHT rückgängig gemacht werden.

In einem zweiten Schritt können Stud.IP-Veranstaltungen auch komplett gelöscht werden. Nur archivierte Veranstaltungen können restlos entfernt werden. Auch dieser Schritt ist nicht reversibel.

Die Stud.IP-Archivierung ist völlig unabhängig von der Archivfassung des elektronischen Vorlesungsverzeichnisses.

Zeitplan für die zentrale Archivierung und Löschung von Stud.IP-Veranstaltungen

Die erstmalige zentralen Archivierung findet am 5. Januar 2012 statt. Zukünftig werden ca. zwei Wochen vor Online-Schaltung des aktuellen Vorlesungsverzeichnisses (1.9. für das WiSe; 1.3. für das SoSe) alle Stud.IP-Veranstaltungen archiviert.

Archiviert werden Stud.IP-Veranstaltungen, auf die folgende Kriterien zutreffen:

• Die Veranstaltung ist älter als zwei Semester (Konkretisierung: siehe Beispiele).
• Die letzte Aktivität (Änderungen, neue Inhalte) ist älter als 365 Tage.
• Die Veranstaltung wurde in der Kategorie "Lehre" angelegt (die Kategorien "Organisation" und "Community" sind von der zentralen Archivierung nicht betroffen),
  
• Die Veranstaltung ist NICHT mit unbegrenzter Dauer angelegt worden.

Nach einer Verweildauer im Archiv werden archivierte Stud.IP-Veranstaltungen endgültig gelöscht, wenn folgende Kriterien zutreffen:

• Veranstaltungen, die älter als fünf Jahre sind (egal wann und durch wen die Archivierung erfolgte). Hierbei ist das Semester der archivierten Veranstaltung Kriterium.

Lehrende können ihre Veranstaltungen von der zentralen Archivierung unter bestimmten Bedingungen ausnehmen (s.u.). 

Zentrale Archivierungen und Löschungen werden zweimal im Jahr durchgeführt (2012: erstmalig am 5.1. und eine Woche vor dem 1.9.; 2013: eine Woche vor dem 1.3. und eine Woche vor dem 1.9. ...).

Beispiel 1: Am 5.1.12 werden o.g. Kriterien für die Archivierung für alle Stud.IP-Veranstaltungen aus der Kategorie "Lehre" geprüft, die für das Wintersemester 2010/11 angelegt waren oder älter sind. Liegt in diesen Veranstaltungen die letzte Aktivität mehr als 1 Jahr zurück und wurden die Veranstaltung nicht als unbegrenzte Veranstaltungen (Dauer) angelegt, werden diese archiviert. Ferner werden aus dem Archiv Veranstaltungen endgültig gelöscht, die älter als fünf Jahre sind, also aus dem WiSe 06/07 oder älter stammen.

Beispiel 2: Eine Woche vor dem 1.9.12 finden die gleichen Prüfungen zur Archivierung (und Löschung aus dem Archiv) statt, nur dass die Prüfung für Veranstaltungen, die für das Sommersemester 2011 angelegt wurden oder älter sind. Kam bspw. die Prüfung aus Beispiel 1 am 5.1. zu dem Ergebnis, dass die letzte Aktivität noch nicht ein Jahr zurück lag und folglich damals nicht archiviert wurde, könnte die Prüfung nun zu dem Ergebnis kommen, dass die letzte Aktivität der gleichen Veranstaltung nun länger als ein Jahr zurückliegt und folglich die Archivierung durchgeführt wird.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Frage: Werden nur archivierte Veranstaltungen nach fünf Jahren gelöscht oder auch aktive Veranstaltungen?
Antwort: Es werden derzeit nur archivierte Veranstaltungen gelöscht. Allerdings ist der Zeitpunkt der Archivierung unerheblich. Die fünf Jahre zählen ab dem Semester, in dem die Veranstaltung angelegt war.

Frage: Wie lange bleiben meine Stud.IP-Veranstaltungen erhalten?
Antwort: Wenn Sie aktiv mit Stud.IP arbeiten hängt es davon ab, ob die letzte Aktivität nach dem Vorlesungsende zu verzeichnen war, ob die Veranstaltung nach einem Jahr nach Ablauf des Semesters oder erst nach eineinhalb Jahren nach Ablauf des Semesters archiviert wird. Im Archiv haben Sie dann noch vier bzw. dreieinhalb weitere Jahre Zugriff auf bestimmte Inhalte (s.o.). Somit bleiben die wichtigsten Inhalte mindestens fünf Jahre erhalten.

Frage: Wie kann ich die letzte Aktivität meiner Veranstaltung prüfen?
Antwort: In der jeweiligen Veranstaltung finden Sie unter "Verwaltung-> Grunddaten: Letzer Eintrag im Bereich "Grundeinstellungen" das Datum der letzten Änderung.

Frage: Kann ich als Lehrender meine Veranstaltungen vor der Archivierung schützen, so dass Sie weiterhin aktiv bleiben, auch wenn die o.g. Kriterien zutreffen?
Antwort: Ja, das ist unter bestimmten Bedingungen möglich, wenn Sie die/der Lehrende der Veranstaltung sind. Bitte schicken Sie eine Mail an studip@uni-giessen.de und teilen Sie uns mit, warum Ihre Veranstaltung geschützt werden soll. Es muss eine plausible Begründung vorliegen, damit eine Ausnahme genehmigt werden kann. Teilen Sie uns bitte ferner mit, wie die Veranstaltung heißt, die geschützt werden soll.

Frage: Können in archivierten Veranstaltungen nachträglich noch Studierende eingetragen werden?
Antwort: Ja, wenn Sie die/der Lehrende der betroffenen archivierten Veranstaltung sind. Bitte schicken Sie eine Mail an studip@uni-giessen.de und teilen Sie uns mit, wer (Vor- und Nachname, Matrikelnummer oder Benutzerkennung) nachträglich Zugriff auf die Inhalte im Archiv zu welcher Veranstaltung von Ihnen erhalten soll.