Kontaktauskunft JLUcontact
Das Universitäts-interne Auskunftsportal zum Personal- und Kontaktverzeichnis.
Funktion
Über JLUcontact können Sie umfangreiche Kontaktinformationen wie Name, Mail-Adresse, Telefonnummern und Dienstadresse für aktive Bedienstete der JLU abrufen. Es ersetzt damit das klassische Telefonbuch und Adressverzeichnis.
Kurzanleitung
Änderung der eigenen Daten
Sie können einen Großteil Ihrer persönlichen Angaben Daten selber ändern. Melden Sie sich dazu mit Ihrer HRZ-Benutzerkennung im User-Self-Service-Portal an. Falls Sie sich nicht im Self-Service-Portal anmelden können oder Unterstützung bei Ihren der Anpassung Ihrer Daten benötigen, wenden Sie sich an den IT-Helpdesk (Tel. 13100 / E-Mail: support@hrz.uni-giessen.de).
Grau hinterlegte Felder werden aus anderen IT-Systemen übernommen und können auf diesem Weg nicht geändert werden, alle anderen sind frei wählbar.
Speichern Sie Ihre Änderungen vor dem Verlassen der Webseite!
Einfache Suche von Personen und Funktionsadressen
Geben Sie ein oder mehrere Zeichen des gesuchten Eintrags im Eingabefeld oben rechts auf der Startseite ein und starten Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupensymbol.
Die eingegebene Zeichenkombination wird mit den Feldern Name, E-Mail und Telefon aller Datensätze verglichen. Dabei müssen diese nicht am Anfang, sondern können auch in der Mitte oder am Ende eines Wortes stehen.
Beispiel: Eine Suche nach Anne findet auch Personen namens Annemarie, eine Suche nach Schmid auch Personen namens Schmidt.
Suchen mit erweiterten Angaben (ab Januar 2025)
Für ein möglichst exaktes Ergebnis geben Sie Ihre Suchkriterien in ein oder mehrere Felder ein.
Sofern eine genaue Übereinstimmung des gesuchten Begriffs ("ganzes Wort") gewünscht ist markieren Sie zusätzlich die blaue Checkbox.
Sollen nur Einträge gefunden werden, in der der eingegebene Begriff NICHT enthalten ist, markieren Sie die rote Checkbox.
Beispiel: Sie suchen nach Anne (exakter Name) und markieren deshalb neben dem ausgefüllten Feld "Vorname(n)" die blaue Checkbox. Sie suchen aber nicht nach Personen namens Anne mit dem Nachnamen Schmid und markieren deshalb neben dem ausgefüllten Feld "Nachname" die rote Checkbox.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Allgemein
Wer kann die Kontaktauskunft nutzen?
JLUcontact steht allen Personen zur Verfügung, die Zugriff auf das IT-Netzwerk der JLU haben. Der Aufruf der Webseite kann über Dienstrechner oder Geräte erfolgen, die per VPN mit dem JLU-Netz verbunden sind.
Eine Anmeldung für die Nutzung des Dienstes ist nicht erforderlich.
Eine Anmeldung für die Nutzung des Dienstes ist nicht erforderlich.
Warum kann ich JLUcontact oder das Self Service-Portal nicht erreichen?
JLUcontact ist aus Sicherheitsgründen nur innerhalb des JLU-Netzwerks erreichbar. Befinden Sie sich außerhalb der JLU, melden Sie sich bitte zunächst per VPN im JLU-Intranet an.
Falls Sie JLUcontact aus dem JLU-Intranet wider Erwarten nicht erreichen können, wenden Sie sich bitte mit Nennung der IP-Adresse Ihres Rechners an den HRZ-Support.
Woher stammen die Daten?
Die erfassten Angaben werden überwiegend aus dem von Dezernat C gepflegten Personaldaten-System der JLU (SAP) bezogen.
Ausnahme: Bedienstete des FB11 werden teilweise durch die UKGM GmbH verwaltet; Daten zu diesen Personen werden aktuell teilautomatisiert mit dem Personalverwaltungssystem des UKGM abgeglichen.
Zuordnungen im Feld "Organigramm" pflegt unser IAM-Team. Änderungswünsche (ausschließlich!) hierzu senden Sie daher bitte an Mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de.
Ausnahme: Bedienstete des FB11 werden teilweise durch die UKGM GmbH verwaltet; Daten zu diesen Personen werden aktuell teilautomatisiert mit dem Personalverwaltungssystem des UKGM abgeglichen.
Zuordnungen im Feld "Organigramm" pflegt unser IAM-Team. Änderungswünsche (ausschließlich!) hierzu senden Sie daher bitte an Mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de.
Zusätzliche Angaben, die nicht in Quellsystemen vorliegen und daher nicht importiert werden können, müssen manuell erfasst werden (siehe "Welche Daten werden angezeigt?", Spalte "Quelle"). Die Pflege dieser Daten können Sie selber mithilfe des User-Self-Services durchführen.
Daten mit der Quelle "HRZ-Service" können durch das HRZ geändert werden; bitte wenden Sie sich bei Anpsssungswünschen an den HRZ-Support.
Wieso werden die Informationen nicht für alle Datenfelder automatisch eingetragen?
Derzeit sind noch nicht alle Quellsysteme an das zentrale Identity-Management (IAM) angebunden oder einige Informationen liegen in den angebundenen IT-Systemen nicht vollständig vor.
Wir bemühen uns, diese Lücken zunehmend zu schließen, möchten aber auch in Zukunft manche Einträge bewusst als Freitextfelder zur individuellen Bearbeitung belassen.
Wir bemühen uns, diese Lücken zunehmend zu schließen, möchten aber auch in Zukunft manche Einträge bewusst als Freitextfelder zur individuellen Bearbeitung belassen.
An wen kann ich mich mit Fragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschlägen wenden?
Gerne nehmen wir Ihre Rückmeldungen an die in der Fußzeile von JLUcontact genannten Kontaktadresse entgegen. Wir versuchen, diese dann zeitnah umzusetzen.
Wird es zukünftig weitere Funktionen in JLUcontact geben?
Ja, abhängig von an uns herangetragenen Wünschen und der technischen Umsetzbarkeit versuchen wir, den Funktionsumfang ständig zu erweitern.
Da JLUcontact jedoch auf einer Standard-Software basiert, wird sich möglicherweise nicht alles realisieren lassen.
- In Planung (beispielhafter Auszug):
- Ersatz des bestehenden Self Service-Portals durch eine in IAM integrierte Web-Oberfläche
- Download der Kontaktdaten als elektronische Visitenkarte (vcf-Format oder QR-Code)
Kontaktsuche
Welche Funktionen bietet mir JLUcontact?
- Auf der Startseite finden Sie über das Suchfeld oben rechts eine einfache Volltextsuche.
- In der erweiterten Suche (Menüpunkt oben) kann differenziert nach einzelnen Angaben gesucht werden.
Gruppensuchen werden derzeit nicht unterstützt. - Die Ergebnisliste enthält alle Einträge, auf die Ihre Suchkriterien zutreffen.
Die Schaltfläche vor jedem Eintrag führt zur Detailansicht, die sich ausdrucken lässt. - Einigen Daten sind als Verweise hinterlegt, die angeklickt werden können (E-Mail, Telefon/Fax, Standortdaten, Kartenansicht).
Hierdurch öffnet sich im Browser entweder ein neuer Tab bzw. ein neues Fenster mit weiterführenden Informationen oder Ihre Mail-Anwendung (z.B. Outlook).
Welche Personen und Konten sind in JLUcontact enthalten?
Der Datenbestand umfasst grundsätzlich alle Einträge zu aktiven Bediensteten und Angehörigen der JLU sowie zu unpersönlichen Accounts (Funktionskonten wie etwa Sekretariate). Studierende können über die Suche nicht gefunden werden.
Wieso finde ich bestimmte Personen nicht?
Grundsätzlich werden alle Einträge angezeigt, zu denen es ein HRZ-Konto (Account) gibt und auf die Ihre Suchkriterien zutreffen. Neben natürlichen Personen also auch unpersönliche Kontakte wie bspw. Sekretariate.
Datensätze zur Studierenden werden jedoch nicht dargestellt und in seltenen Einzelfällen können Datensätze von der Suche ausgeschlossen sein.
Datensätze zur Studierenden werden jedoch nicht dargestellt und in seltenen Einzelfällen können Datensätze von der Suche ausgeschlossen sein.
Bitte beachten Sie, dass eine eventuelle Eingabe im Feld "Filter" oberhalb der Ergebnisliste auch beim Neuaufruf von JLUcontact nicht automatisch geleert wird, sondern von Ihnen wieder gelöscht werden muss!
Wie kann ich die Suche eingrenzen?
Ist das Ergebnis Ihrer Schnellsuche zu umfangreich (Suche nach "Mann" findet bspw. auch "Mustermann"), können Sie die Suchkriterien über die erweiterte Suche verfeinern und das Ergebnis weiter einschränken:
- Die Suche wird dabei nur im betreffenden Feld (bspw. Nachname) durchgeführt, nicht mehr in mehreren.
- Ein Haken im blauen Feld führt zu einer exakten Suche nach ganzen Worten: bspw. "Mann" wird gefunden, aber nicht mehr als Bestandteil in "Mustermann".
- Ein Haken im roten Feld negiert die Suche für das betreffende Feld. Es werden also nur die Ergebnisse ausgegeben, in denen dieser Begriff nicht vorkommt.
User-Self-Service / Datenpflege
Wie kann ich meine Angaben korrigieren?
Zur Änderung Ihrer Daten nutzen Sie den User-Self-Service. Melden Sie sich dort mit Ihrer HRZ-Benutzerkennung an.
Werte in weiß hinterlegten Feldern können geändert, überschrieben oder gelöscht werden.
Werte in weiß hinterlegten Feldern können geändert, überschrieben oder gelöscht werden.
Grau hinterlegte Felder sind schreibgeschützt und können nicht eigenständig bearbeitet werden, da die Daten aus angebundenen Informationssystemen übernommen werden.
Diese Informationen müssen bei Bedarf im Quellsystem angepasst werden; wenden Sie sich dazu bitte an die entsprechende Einrichtung, die in der Tabelle unter "Welche Detail-Informationen können hinterlegt werden?" in der Spalte "Quelle" angegeben ist.
Diese Informationen müssen bei Bedarf im Quellsystem angepasst werden; wenden Sie sich dazu bitte an die entsprechende Einrichtung, die in der Tabelle unter "Welche Detail-Informationen können hinterlegt werden?" in der Spalte "Quelle" angegeben ist.
Vergessen Sie nicht, die Anpassungen zu speichern!
Wie erhalte ich Unterstützung bei der Pflege meiner Daten?
Bei Fragen zur Aktualisierung Ihrer Daten helfen Ihnen gerne die Kollegen des HRZ-Support.
Welche Detail-Informationen können hinterlegt werden?
Für jeden Eintrag sind folgende Angaben möglich.
| Daten | Beispiel | Änderungen über... |
| Name (Vorname, Rufname/n, Nachname, Anzeigename) | Isabell Justus | Dezernat C - Personal |
| Anrede | Frau | Dezernat C - Personal |
| Akademischer Titel | Prof. Dr. | Dezernat C - Personal |
| Gender-Pronomen | sie/ihr | User-Self-Service |
| Tätigkeit/Position | Dekan FB99 | User-Self-Service |
| Raumnummer | 103 | User-Self-Service |
| Raum-ID | 12345 | User-Self-Service |
| isabell.justus@uni-giessen.de | HRZ-Support | |
| Dienst-Rufnummern (Telefon, Mobil, Fax) | +49 641 99-88888 | User-Self-Service |
| Vorgesetzte | Erika Liebig (Link) | HRZ-Support |
| Sekretariat/Assistenz | Max Mustermann (Link) | User-Self-Service |
| Organisationszugehörigkeit |
|
IAM-Team |
| Dienstanschrift (Campus/-bereich, Adresse, Gebäude/Etage/Raum) | User-Self-Service | |
| Büro-/Sprechzeiten | Di+Do 10:00-12:00 | User-Self-Service |
| UniWebsite (z.B. JLU-Instituts-Homepage) | https://www.uni-giessen.de/beispielzentrum | User-Self-Service |
| ORCID-URL (Open Researcher and Contributor ID) | https://orcid.org/1234-2345-3456-4567 | User-Self-Service |
Wie kann ich verschiedene Kontaktinformationen zu einem Konto hinterlegen (z.B. bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen)?
Es kommt vor, dass Personen mit dem gleichen Konto in mehreren Bereichen tätig sind, für die unterschiedliche Kontaktinformationen gelten (z.B. vormittags in Institut A, nachmittags in Institut B).
Derzeit kann jedem Konto jedoch nur ein Kontaktdatensatz zugeordnet werden.
Derzeit kann jedem Konto jedoch nur ein Kontaktdatensatz zugeordnet werden.
Wir empfehlen daher folgendes Vorgehen:
Existiert für die unterschiedlichen Bereiche ein eigenes "gemeinsames Postfach" (Shared Mailbox, z.B. Sekretariat.InstitutA@uni-giessen.de) sollten die entsprechenden Kontaktinformationen dort und nicht im persönlichen Eintrag hinterlegt werden. Im persönlichen Datensatz kann dann auf diese gemeinsamen Postfächer verwiesen werden (im Feld "Sekretariat/Assistenz").
Einschränkung: Die Daten für unpersönliche/gemeinsame Postfächer können aktuell nur durch HRZ-Mitarbeiter geändert werden.
Existiert für die unterschiedlichen Bereiche ein eigenes "gemeinsames Postfach" (Shared Mailbox, z.B. Sekretariat.InstitutA@uni-giessen.de) sollten die entsprechenden Kontaktinformationen dort und nicht im persönlichen Eintrag hinterlegt werden. Im persönlichen Datensatz kann dann auf diese gemeinsamen Postfächer verwiesen werden (im Feld "Sekretariat/Assistenz").
Einschränkung: Die Daten für unpersönliche/gemeinsame Postfächer können aktuell nur durch HRZ-Mitarbeiter geändert werden.
Wird hingegen in allen Tätigkeitsbereichen Bereichen nur mit einem einzelnen (persönlichen) Konto gearbeitet, versuchen Sie, die Angaben in den vorhandenen Feldern einzutragen, etwa durch die Nutzung von Trennzeichen (Schrägstrich, Senkrechtstrich).
Weshalb sehe ich nach der Anmeldung am User-Self-Service ein leeres Dashboard?
Diese Ansicht ist ein Überbleibsel einer nicht mehr genutzten Funktion des Portals. Bitte klicken Sie nach auf den Eintrag "Account ändern" in der Leiste am linken Bildschirmrand, um zur Detailansicht Ihrer persönlichen Daten zu gelangen.
Gibt es ein Bemerkungsfeld, in dem beliebige Informationen hinterlegt werden können?
Derzeit ist ein solches Freitext-Feld nicht vorgesehen.
Wir prüfen, mit welchem Aufwand dies mittelfristig umgesetzt werden kann, sind dabei aber auf Beispiele für sinnvolle Nutzungsszenarien angewiesen, um die Anforderung genau zu definieren. Melden Sie sich hierzu gerne bei uns.
Wir prüfen, mit welchem Aufwand dies mittelfristig umgesetzt werden kann, sind dabei aber auf Beispiele für sinnvolle Nutzungsszenarien angewiesen, um die Anforderung genau zu definieren. Melden Sie sich hierzu gerne bei uns.
Wieso kann ich Daten in grau hinterlegten Eingabe-Feldern im User-Self-Service nicht bearbeiten?
Angaben in grau hinterlegten Eingabefeldern sind schreibgeschützt, da diese aus angebundenen Quellsystemen wie etwa SAP übernommen werden. Wenden Sie sich hierzu an das Personaldezernat.
Eine Ausnahme sind Fehler im Feld „Organigramm“ (Tippfehler, falsche Bezeichnung, falsche Zuordnung…). Melden Sie diese bitte an mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de.
Wieso werden meine geänderten Angaben beim Speichern nicht übernommen, sondern auf den Ursprungwert zurück gesetzt?
Dies hängt möglicherweise mit dem Eintrag im Feld "Fax-Nr." zusammen.
Auch wenn der dort eingetragene Wert richtig aussieht, führt er in einigen Fällen dazu, dass der gesamte Datensatz nicht gespeichert werden kann.
Auch wenn der dort eingetragene Wert richtig aussieht, führt er in einigen Fällen dazu, dass der gesamte Datensatz nicht gespeichert werden kann.
Gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor:
- Löschen Sie den Eintrag im Feld Fax-Nr.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den anderen Fehlern vor und speichern diese.
- Tragen Sie nun wieder die Fax-Nr. ein und speichern Ihre Daten erneut.
Kann ich zu meiner persönlichen zusätzlich eine Funktions-E-Mail-Adresse angeben?
Bitte nutzen Sie für die Angabe unpersönlicher/gemeinsamer Postfächer oder (Funktions-)E-Mail-Adressen wie etwa "Sekretariat@..." das Eingabefeld "Sekretariat/Assistenz".
Sie können dort auch mehr als eine Adresse hinterlegen.
Sie können dort auch mehr als eine Adresse hinterlegen.
Wieso funktioniert meine Anmeldung am User-Self-Service nicht?
Wenn Sie sicher sind, Ihre Zugangsdaten korrekt eingegeben zu haben, kann es trotzdem passieren, dass Ihre Anmeldung nicht durchgeführt wird. Stattdessen werden Sie aufgefordert, Ihre Zugangsdaten erneut einzugeben. Dieses Phänomen tritt überwiegend bei neue Konten auf, die seit September 2024 angelegt wurden (i.d.R. "J-Kennungen"). Wir arbeiten derzeit an einer Lösung.
Kann ich auf mehrere Webseiten verweisen (z.B. persönlich, Abteilung, Projekt, AG)?
Ja, das ist möglich, da es sich um ein Feld handelt, welches mehrere Eingaben speichern kann.
Wie kann ich zusätzlich zu meiner persönlichen auch eine unpersönliche E-Mail-Adresse (Funktions-Postzfach / Shared Mailbox) angeben?
Nutzen Sie hierfür bitte das Feld "Sekretariat / Assistenz", um auf den entsprechenden Datensatz zu verweisen. In diesem Feld können auch mehrere Eingaben eingetragen werden.
Wieso stimmt die Zuordnung im Organigramm bei mir nicht?
Das Organigramm wird aus dem Personalsystem SAP übernommen, dessen Schwerpunkt auf Strukturen zur Abrechnung liegt. Da diese nicht immer genau den hierarchischen Aufbau der JLU abbilden, passen wir die Zuordnung teilweise manuell an. Dies funktioniert fast, aber eben nicht immer problemlos. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de.
Wie funktioniert das Feld "Sekretariat/Assistenz"?
Falls Ihnen ein Sekretariat oder eine Assistenz zugeordnet ist, kann hier ein direkter Link zum Kontakteintrag dieser Person hinterlegt werden.
Achtung: In diesem Feld wird technisch kein beliebiger Text akzeptiert, also z.B. kein „Sekretariat“ oder „Mark Schmidt“. Stattdessen muss der sog. „LDAP-DN“ eingeben werden. Dies ist eine eindeutige Zeichenfolge zum Verweis auf diese Person, die Sie folgendermaßen erhalten:
Suchen Sie in JLUcontact Ihre Assistenz, z.B. „Mark Schmidt“. Kopieren Sie aus dessen Kontaktdetails die vollständige Angabe im Feld „LDAP-DN“, also etwa wie „cn=mark schmidt,ou=Hochschulrechenzentrum,o=Universitaet Giessen,c=DE“ in diesem Beispiel. Wechseln Sie dann in das Self-Service-Portal, fügen bei Ihrem eigenen Datensatz die o.g. Angabe aus „LDAP-DN“ in das Feld „Sekretariat/Assistenz“ ein und speichern Sie Ihre Eingabe.
Achtung: In diesem Feld wird technisch kein beliebiger Text akzeptiert, also z.B. kein „Sekretariat“ oder „Mark Schmidt“. Stattdessen muss der sog. „LDAP-DN“ eingeben werden. Dies ist eine eindeutige Zeichenfolge zum Verweis auf diese Person, die Sie folgendermaßen erhalten:
Suchen Sie in JLUcontact Ihre Assistenz, z.B. „Mark Schmidt“. Kopieren Sie aus dessen Kontaktdetails die vollständige Angabe im Feld „LDAP-DN“, also etwa wie „cn=mark schmidt,ou=Hochschulrechenzentrum,o=Universitaet Giessen,c=DE“ in diesem Beispiel. Wechseln Sie dann in das Self-Service-Portal, fügen bei Ihrem eigenen Datensatz die o.g. Angabe aus „LDAP-DN“ in das Feld „Sekretariat/Assistenz“ ein und speichern Sie Ihre Eingabe.
Alternativ können Sie das Feld auch freilassen.