Kontaktauskunft JLUcontact

JLUcontact ist das Auskunftsportal zum Universitäts-internen Personal- und Kontaktverzeichnis (Telefonbuch / Adressbuch).

Funktion

Über JLUcontact können Sie umfangreiche Kontaktinformationen wie Name, Mail-Adresse, Telefonnummern und Dienstadresse für aktive Bedienstete der JLU abrufen. Es ersetzt damit das klassische Telefonbuch und Adressverzeichnis.

Kurzanleitung

Änderung der eigenen Daten

Sie können einen Großteil Ihrer persönlichen Angaben Daten selber ändern. Melden Sie sich dazu mit Ihrer HRZ-Benutzerkennung im User-Self-Service-Portal an. Falls Sie sich nicht im Self-Service-Portal anmelden können, beispielsweise als Inhabende Person einer J-Kennung, oder Unterstützung bei Ihren Datenänderungen benötigen, wenden Sie sich bitte an den IT-Helpdesk (siehe auch FAQ).

Grau hinterlegte Felder werden aus anderen IT-Systemen übernommen und können auf diesem Weg nicht geändert werden, alle anderen sind frei wählbar.

Speichern Sie Ihre Änderungen vor dem Verlassen der Webseite. Benötigen Sie Unterstützung, wenden Sie sich an die Kollegen des IT-Helpdesk (Tel. 13100 / E-Mail: support@hrz.uni-giessen.de).

Screenshot des User Self Service — User Self Service zur Datenpflege

Einfache Suche von Personen (ab Januar 2025)

Geben Sie auf der Startseite im Eingabefeld oben rechts ein oder mehrere Zeichen des gesuchten Eintrags ein und starten Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupensymbol.
Die eingegebene Zeichenkombination wird mit allen Angaben aller Datensätze verglichen. Dabei müssen diese nicht am Anfang, sondern können auch in der Mitte oder am Ende eines Wortes stehen.

Beispiel: Eine Suche nach Anne findet auch Personen namens Annemarie, eine Suche nach Schmid auch Personen namens Schmidt.

Screenshot der Suchmaske für die einfache Volltextsuche in JLUcontact — Eingabefeld für die einfache Volltextsuche

Suchen mit erweiterten Angaben (ab Januar 2025)

Für ein möglichst exaktes Suchergebnis geben sie Daten für ein oder mehrere Kriterien ein. Sofern eine exakte Übereinstimmung des gesuchten Begriffs ("ganzes Wort") gewünscht ist markieren Sie zusätzlich die blaue Checkbox. Sollen nur Einträge gefunden werden, in der der eingegebene Begriff NICHT enthalten ist, markieren Sie die rote Checkbox.

Beispiel: Sie suchen nach jeder Anne (exakter Name) und markieren deshalb neben dem ausgefüllten Feld "Vorname(n)" die blaue Checkbox. Sie suchen aber nicht nach Personen namens Anne mit dem Nachnamen Schmid und markieren deshalb neben dem ausgefüllten Feld "Nachname" die rote Checkbox.

Screenshot der Eingabemaske für die Detailsuche in JLUcontact — Eingabemaske für die Detailsuche

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Allgemein

Wer kann die Kontaktauskunft nutzen?

JLUcontact steht allen Personen zur Verfügung, die Zugriff auf das IT-Netzwerk der JLU haben. Der Aufruf der Webseite kann über Dienstrechner oder Geräte erfolgen, die per VPN mit dem JLU-Netz verbunden sind.
Eine Anmeldung für die Nutzung des Dienstes ist nicht erforderlich.

Warum kann ich JLUcontact oder das Self Service-Portal nicht erreichen?

JLUcontact ist aus Sicherheitsgründen nur innerhalb des JLU-Netzwerks erreichbar. Befinden Sie sich außerhalb der JLU, melden Sie sich bitte zunächst per VPN im JLU-Intranet an.

Falls Sie JLUcontact aus dem JLU-Intranet wider Erwarten nicht erreichen können, wenden Sie sich bitte mit Nennung der IP-Adresse Ihres Rechners an den HRZ-Support.

Woher stammen die Daten?

Die erfassten Angaben werden überwiegend aus dem von Dezernat C gepflegten Personaldaten-System der JLU (SAP) bezogen.
Ausnahme: Bedienstete des FB11 werden teilweise durch die UKGM GmbH verwaltet; Daten zu diesen Personen werden teilautomatisiert mit dem Personalverwaltungssystem des UKGM abgeglichen.

Zusätzliche Angaben, die nicht in Quellsystemen vorliegen und daher nicht importiert werden können, müssen manuell erfasst werden (siehe "Welche Daten werden angezeigt?", Spalte "Quelle"). Die Pflege dieser Daten können Sie selber mithilfe des User-Self-Services durchführen.

Daten mit der Quelle "HRZ-Service" werden direkt durch das HRZ gepflegt; bitte wenden Sie sich bei Änderungswünschen an den HRZ-Support.

Wieso werden die Informationen nicht für alle Datenfelder automatisch eingetragen?

Derzeit sind noch nicht alle Quellsysteme an das zentrale Identity-Management (IAM) angebunden oder einige Informationen liegen in den angebundenen IT-Systemen nicht vollständig vor.
Wir bemühen uns, diese Lücken zunehmend zu schließen, möchten aber auch in Zukunft manche Einträge bewusst als Freitextfelder zur individuellen Bearbeitung belassen.

An wen kann ich mich mit Fragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschlägen wenden?

Gerne nehmen wir Ihre Rückmeldungen an die in der Fußzeile von JLUcontact genannten Kontaktadresse entgegen. Wir versuchen, diese dann zeitnah umzusetzen.

Wird es zukünftig weitere Funktionen in JLUcontact geben?

Ja, abhängig von an uns herangetragenen Wünschen und der technischen Umsetzbarkeit versuchen wir, den Funktionsumfang ständig zu erweitern.
Da JLUcontact jedoch auf einer Standard-Software basiert, wird sich möglicherweise nicht alles realisieren lassen.

Ersatz des bestehenden Self Service-Portals durch eine moderne, IAM integrierte Web-Oberfläche
Download der Kontaktdaten als elektronische Visitenkarte (vcf-Format oder QR-Code)

Kontaktsuche

Welche Funktionen bietet mir JLUcontact?

Auf der Startseite finden Sie über das Suchfeld oben rechts eine einfache Volltextsuche.
In der erweiterten Suche (Menüpunkt oben) kann differenziert nach einzelnen Angaben gesucht werden.
Gruppensuchen werden derzeit nicht unterstützt.
Die Ergebnisliste enthält alle Einträge, auf die Ihre Suchkriterien zutreffen.
Die Schaltfläche vor jedem Eintrag führt zur Detailansicht, die sich ausdrucken lässt.
Einigen Daten sind als Verweise hinterlegt, die angeklickt werden können (E-Mail, Telefon/Fax, Standortdaten, Kartenansicht).
Hierdurch öffnet sich im Browser entweder ein neuer Tab bzw. ein neues Fenster mit weiterführenden Informationen oder Ihre Mail-Anwendung (z.B. Outlook).

Welche Personen und Konten sind in JLUcontact enthalten?

Der Datenbestand umfasst grundsätzlich alle Einträge zu aktiven Bediensteten und Angehörigen der JLU sowie zu unpersönlichen Accounts (Funktionskonten wie etwa Sekretariate). Studierende können über die Suche nicht gefunden werden.

Wieso finde ich bestimmte Personen nicht?

Grundsätzlich werden alle Einträge angezeigt, zu denen es ein HRZ-Konto (Account) gibt und auf die Ihre Suchkriterien zutreffen. Neben natürlichen Personen also auch unpersönliche Kontakte wie bspw. Sekretariate.
Datensätze zur Studierenden werden jedoch nicht dargestellt und in seltenen Einzelfällen können Datensätze von der Suche ausgeschlossen sein.

Wie kann ich die Suche eingrenzen?

Ist Ergebnis Ihrer Schnellsuche zu umfangreich (Suche nach "Mann" findet bspw. auch "Mustermann"), können Sie die Suchkriterien über die erweiterte Suche verfeinern und das Ergebnis weiter einschränken:

Die Suche wird dabei nur im betreffenden Feld (bspw. Nachname) durchgeführt, nicht mehr in mehreren.
Ein Haken im blauen Feld führt zu einer exakten Suche nach ganzen Worten: bspw. "Mann" wird gefunden, aber nicht mehr als Bestandteil in "Mustermann".
Ein Haken im roten Feld negiert die Suche für das betreffende Feld. Es werden also nur die Ergebnisse ausgegeben, in denen dieser Begriff nicht vorkommt.

User-Self-Service / Datenpflege

Wie kann ich meine Angaben korrigieren?

Zur Änderung Ihrer Daten nutzen Sie den User-Self-Service. Melden Sie sich dort mit Ihrer HRZ-Benutzerkennung an.
Werte in weiß hinterlegten Feldern können geändert, überschrieben oder gelöscht werden.

Grau hinterlegte Felder sind schreibgeschützt und können nicht eigenständig bearbeitet werden, da die Daten aus angebundenen Informationssystemen übernommen werden.
Diese Informationen müssen bei Bedarf im Quellsystem angepasst werden; wenden Sie sich dazu bitte an die entsprechende Einrichtung, die in der Tabelle unter "Welche Detail-Informationen können hinterlegt werden?" in der Spalte "Quelle" angegeben ist.

Vergessen Sie nicht, die Anpassungen zu speichern!

Wie erhalte ich Unterstützung bei der Pflege meiner Daten?

Bei Fragen zur Aktualisierung Ihrer Daten helfen Ihnen gerne die Kollegen des HRZ-Support.

Welche Detail-Informationen können hinterlegt werden?

Für jeden Eintrag sind folgende Angaben möglich.

Daten	Beispiel	Änderungen über...
Name (Vorname, Rufname/n, Nachname, Anzeigename)		Dezernat C - Personal
Anrede	Frau	Dezernat C - Personal
Akademischer Titel	Prof. Dr.	Dezernat C - Personal
Gender-Pronomen	er/ihm	User-Self-Service
Tätigkeit/Position	Dekan FB99	User-Self-Service
Raumnummer	103	User-Self-Service
Raum-ID	12345	User-Self-Service
E-Mail	max.mustermann@uni-giessen.de	HRZ-Support
Dienst-Rufnummern (Telefon, Mobil, Fax)	+49 641 99-88888	User-Self-Service
Vorgesetzte	Erika Mustermann (Link)	HRZ-Support
Sekretariat/Assistenz	Max Mustermann (Link)	User-Self-Service
Organisationszugehörigkeit	Präsidium der Justus-Liebig-Universität Gießen Service-Einrichtungen Beispielzentrum Abteilung IX	IAM-Team
Dienstanschrift (Campus/-bereich, Adresse, Gebäude/Etage/Raum)		User-Self-Service
Büro-/Sprechzeiten	Di+Do 10:00-12:00	User-Self-Service
UniWebsite (z.B. JLU-Instituts-Homepage)	https://www.uni-giessen.de/beispielzentrum	User-Self-Service
ORCID-URL (Open Researcher and Contributor ID)	https://orcid.org/1234-2345-3456-4567	User-Self-Service

Wie kann ich verschiedene Kontaktinformationen zu einem Konto hinterlegen (z.B. bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen)?

Es kommt vor, dass Personen mit dem gleichen Konto in mehreren Bereichen tätig sind, für die unterschiedliche Kontaktinformationen gelten (z.B. vormittags in Institut A, nachmittags in Institut B).
Derzeit kann jedem Konto jedoch nur ein Kontaktdatensatz zugeordnet werden. Bitte versuchen Sie, die Angaben in den vorhandenen Feldern einzutragen, etwa durch die Nutzung von Trennzeichen (Schrägstrich, Senkrechtstrich).
Wir prüfen derzeit, ob es eine Möglichkeit gibt, Kontaktinformationen zukünftig zu unpersönlichen Konten / Funktionskonten zu pflegen.

Weshalb sehe ich nach der Anmeldung am User-Self-Service ein leeres Dashboard?

Diese Ansicht ist ein Überbleibsel einer nicht mehr genutzten Funktion des Portals. Bitte klicken Sie nach auf den Eintrag "Account ändern" in der Leiste am linken Bildschirmrand, um zur Detailansicht Ihrer persönlichen Daten zu gelangen.

Wo finde ich meine E-Mail-Adresse im User-Self Service?

Die persönliche Mail-Adresse wird in der Detailansicht der eigenen Daten derzeit nicht bei allen Konten angezeigt. Da diese jedoch automatisch übernommen wird, lässt sich diese dort ohnehin nicht eigenständig ändern.

Wir arbeiten an einem Weg, diese zu Kontrollzwecken anzuzeigen (vgl. Name, Vorname etc.). Im Suchportal können Sie alternativ alle zu Ihrem Konto gespeicherten Angaben prüfen.

Wieso kann ich Daten in grau hinterlegten Eingabe-Feldern im User-Self-Service nicht bearbeiten?

Angaben in grau hinterlegten Eingabefeldern sind schreibgeschützt, da diese aus angebundenen Quellsystemen wie etwa SAP übernommen werden. Wenden Sie sich hierzu an das Personaldezernat.

Eine Ausnahme sind Fehler im Feld „Organigramm“ (Tippfehler, falsche Bezeichnung, falsche Zuordnung…). Melden Sie diese bitte an mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de.

Wieso werden meine geänderten Angaben beim Speichern nicht übernommen, sondern auf den Ursprungwert zurück gesetzt?

Möglicherweise haben Sie in einem der Eingabefelder einen Wert eingegeben, der nicht dem geforderten Format entspricht (z.B. Buchstaben in einem Feld, in dem nur Zahlen erlaubt sind). Das Self Service-Portal meldet dies aktuell nicht als Fehlermeldung zurück, sondern verwirft stattdessen nach dem Abmelden die geänderten Informationen.

Ändern Sie in diesem Fall einen Wert nach dem anderen und speichern die Änderungen nach jeder Eingabe. So lässt sich feststellen, bei welcher Angabe das Problem aufgetreten ist. Meist hilft dann meist ein Blick in die Beschreibungsspalte an der linken Seite nach Hinweisen zum erforderlichen Datenformat.

Kann ich zu meiner persönlichen zusätzlich eine Funktions-E-Mail-Adresse angeben?

Es ist aktuell nicht möglich, zusätzliche (Funktions-)E-Mail-Adressen wie etwa "Sekretariat@..." in den eigenen Kontaktdaten zu ergänzen. Wir prüfen jedoch, ob dies perspektivisch umsetzbar ist. Vorübergehend nutzen Sie bitte stattdessen eins der bestehenden Felder (z.B. Bürozeiten) für diese Angabe.

Wieso funktioniert meine Anmeldung am User-Self-Service nicht?

Wenn Sie sicher sind, Ihre Zugangsdaten korrekt eingegeben zu haben, kann es trotzdem passieren, dass Ihre Anmeldung nicht durchgeführt wird. Stattdessen werden Sie aufgefordert, Ihre Zugangsdaten erneut einzugeben. Dieses Phänomen tritt überwiegend bei neue Konten auf, die seit September 2024 angelegt wurden (i.d.R. "J-Kennungen"). Wir arbeiten derzeit an einer Lösung.

Wieso sind Namenszusätze (van/von/de) im User-Self-Service nicht sichtbar?

Enthält Ihr Nachname zusätzliche Titel wie "Graf/Fürst/Baron" oder sogenannte Vorsatzworte wie "von/van/de" sind diese in separaten Feldern und nicht gemeinsam mit dem Familiennamen abgelegt. Diese zusätzlichen Felder werden derzeit nicht angezeigt, obwohl sie vorhanden sind.

Da die Daten aus dem Personalsystem übernommen werden und daher an dieser Stelle ohnehin nicht änderbar sind, können Sie die korrekte Darstellung in der Kontaktauskunft prüfen. Stellen Sie dabei Fehler fest, lassen Sie diese bitte über das Personaldezernat korrigieren.

Wie funktioniert das Feld "Sekretariat/Assistenz"?

Falls Ihnen ein Sekretariat oder eine Assistenz zugeordnet ist, kann hier ein direkter Link zum Kontakteintrag dieser Person hinterlegt werden.
Achtung: In diesem Feld wird technisch kein beliebiger Text akzeptiert, also z.B. kein „Sekretariat“ oder „Mark Schmidt“. Stattdessen muss der sog. „LDAP-DN“ eingeben werden. Dies ist eine eindeutige Zeichenfolge zum Verweis auf diese Person, die Sie folgendermaßen erhalten:

Suchen Sie in JLUcontact Ihre Assistenz, z.B. „Mark Schmidt“. Kopieren Sie aus dessen Kontaktdetails die vollständige Angabe im Feld „LDAP-DN“, also etwa wie „cn=mark schmidt,ou=Hochschulrechenzentrum,o=Universitaet Giessen,c=DE“ in diesem Beispiel. Wechseln Sie dann in das Self-Service-Portal, fügen bei Ihrem eigenen Datensatz die o.g. Angabe aus „LDAP-DN“ in das Feld „Sekretariat/Assistenz“ ein und speichern Sie Ihre Eingabe.

Alternativ können Sie das Feld auch freilassen.

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