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Forschungsinformationssystem JLU-FIS

Die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) führt ein System zur Erfassung und Dokumentation von Forschungsinformationen sowie zur administrativen Unterstützung von Forschungsaktivitäten ein: das Forschungsinformationssystem JLU-FIS.

Abbildung der Startseite des FIS für User der Rolle "Wissenschaftler/in"Das Forschungsinformationssystem JLU-FIS führt verschiedene Informationen zu Forschungsaktivitäten der Universität sowie relevante Kontextinformationen zusammen und verknüpft diese zum Zweck der Forschungsverwaltung und dem Forschungsmonitoring. Das Forschungsinformationssystem ist damit ein Arbeitsmittel in Verwaltungsprozessen in verschiedenen Feldern des Wissenschaftsmanagements, sowohl in der zentralen und dezentralen Verwaltung der Universität als auch für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler.

Die Implementierung des Forschungsinformationssystems JLU-FIS ist eine Maßnahme des Entwicklungsplans der Justus-Liebig-Universität JLU 2030.

Nutzen des Forschungsinformationssystems

Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Metainformationen zur Forschung im JLU-FIS soll effiziente und nachhaltige Prozesse der Forschungsverwaltung ermöglichen und fördern. Zielgruppen sind insbesondere die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie die Dekanate der Fachbereiche, deren administrative Pflichten und Tätigkeiten vereinfacht werden.

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler profitieren von einer vereinfachten Datensammlung für die Erstellung von Forschungsberichten oder Drittmittelanträgen. Die Datenvorhaltung im Forschungsinformationssystem vereinfacht die einheitliche und systematische Darstellung der Forschungsaktivitäten, ein entsprechend konsistentes Bild der Gießener Forschungslandschaft empfiehlt sich etwa bei der Beantragung von Drittmitteln.

Die Darstellung der Forschungsaktivitäten erlauben zudem die Suche nach Kooperationspartnern für Forschungsprojekte. Auch sollen mit der Einführung des Forschungsinformationssystems Mehrfachabfragen reduziert und Forschende sowie Dekanate von Dokumentationstätigkeiten entlastet werden.

Unterstützte Prozesse

Mit dem Forschungsinformationssystem JLU-FIS sollen zukünftig verschiedene Prozesse des alltäglichen Forschungsverwaltungsbetriebes abgebildet werden – sowohl für die Zusammenarbeit zwischen Forschenden und der Verwaltung als auch für die verwaltungsinterne Kooperation. Durch eine strukturierte Nutzerführung sollen diese Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden.

Folgende Prozesse werden im Forschungsinformationssystem bereits abgebildet und unterstützt:

  • Publikationsimport aus den externen Datenbanken
  • automatisch erzeugte Publikationslisten
  • Standardisierte Exporte im BibTex-Format, etwa zum Import in das Literaturverwaltungsprogramm Citavi
  • Service Publikationsimport der UB

So schnell wie möglich sollen folgende Funktionen freigeschaltet werden:

  • Darstellung von ausgewählten, im Forschungsinformationssystem erfassten Forschungsaktivitäten für die interessierte Öffentlichkeit über ein Forschungsportal
  • Optimierung der Verwaltungsprozesse in der Drittmittelanzeige
  • Generierung von dynamischen Publikationslisten für die persönliche Webseite, für Fachbereiche, Institute und Arbeitsgruppen
  • Antrag auf Erstattung von Publikationskosten bei Open Access-Publikationen
  • Generierung von Lebensläufen aus dem Forschungsinformationssystem
  • Beantragung von interner Forschungsförderung

Gespeicherte Informationen

Forschungsinformationen, die im JLU-FIS gespeichert und verarbeitet werden, sind Informationen über die Forschungsaktivitäten. Es sind Metadaten zu den Forschungsprojekten, den beteiligten Personen, der Forschungsfinanzierung oder zu Resultaten. Forschungsinformationen unterscheiden sich damit von Forschungsdaten, die im Forschungsprozess selbst anfallen, insbesondere in Form von Rohdaten. Zur Speicherung von Forschungsdaten betreibt die Universitätsbibliothek der JLU das Forschungsdatenrepositorium JLUdata, zur Speicherung von Publikationen das Repositorium JLUpub.

Integrierte Forschungsinformationssysteme verfügen über detaillierte Rollen- und Rechtesysteme sowie verschiedene Sichtbarkeitsstufen der erfassten Daten. Hierdurch wird sichergestellt, dass nur am Verwaltungsprozess Beteiligte die Rechte haben, auf relevante Daten zuzugreifen.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im JLU-FIS unterliegt strengen Regeln zum Datenschutz.

 

Rechtsgrundlagen & Datenschutz

Der Aufbau des Forschungsinformationssystems JLU-FIS ist durch das Hessische Hochschulgesetz legitimiert und erfolgt unter strenger Wahrung der Anforderungen des Datenschutzes.

 

Rechtsgrundlagen zur Einführung eines Forschungsinformationssystems

Zum Zweck der Qualitätssicherung und des Berichtswesens sieht das Hessische Hochschulgesetz von 2021 (HessHG § 14) den Betrieb von Forschungsinformationssystemen an den Hochschulen des Landes vor. Näheres regelt die Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen von 2017.

Datenschutz im JLU-FIS

Im Forschungsinformationssystem werden unter anderem personenbezogene Daten zu den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der Universität vorgehalten. Entsprechend wurden umfangreiche Vorkehrungen getroffen, um den hohen Anforderungen des Datenschutzes zu genügen.

Die Maßnahmen zum Schutz der gespeicherten personenbezogenen Daten sind in den Verarbeitungsverzeichnissen zu den im JLU-FIS realisierten Prozessen sowie im Rollen- und Rechtekonzept zum JLU-FIS dokumentiert.

  • Verarbeitungsverzeichnis für den Prozess Promovierendenmanagement
  • Verarbeitungsverzeichnis für den Prozess Publikationserfassung und -verwaltung
  • Rollen- und Rechtekonzept
    Das Rollen- und Rechtekonzept definiert dezidiert die Zugriffsrechte der Nutzenden des Forschungsinformationssystem. Es stellt sicher, dass Nutzende nur auf die Informationen zugreifen können, die für ihre Tätigkeit im System notwendig sind. Folgende Rollen wurden mit spezifischen Lese- und Änderungsrechten definiert: "Wissenschaftler/in"; "Promotionsamt"; "Verwaltung"; "Bibliothek".

Die Verarbeitungsverzeichnisse sowie das Rollen- und Rechtekonzept wurden in enger Abstimmung mit den Datenschutzbeauftragten der JLU erstellt.

Mitmachen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können aktuell ihre Publikationslisten ins JLU-FIS übertragen oder diese über das FIS zum Eintrag an die Universitätsbibliothek senden. Bitte beachten Sie hierzu die Anleitungen zum FIS, die Sie aus dem Campusnetz einsehen können.

Zeitnah planen wir die Abbildung von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten im JLU-FIS. Sobald wir dies implementier haben, können Sie Informationen zu den Forschungsprojekten einsehen und bearbeiten sowie die Projekte mit daraus entstandenen Publikationen verknüpfen.

Administrative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Wissenschaftler/innen bei diesen Tätigkeiten unterstützen, sobald ihnen Aufgaben durch die Wissenschaftler/innen delegiert wurden.

FIS-Einführungsprojekt der JLU

Das JLU-FIS wird gestaffelt eingeführt. Prozesse zur Erfassung von statistikrelevanten Promovierendendaten sowie zur Erfassung und Verwaltung von Publikationsmetadaten befinden sich im produktiven Testbetrieb. Im Testbetrieb wird bereits die nach dem Hochschulstatistikgesetz seit 2018 vorgeschriebene Lieferung von Daten zu Promovierenden an das statistische Landesamt vollständig und in hoher Qualität über das JLU-FIS abgewickelt.

Aktueller Fokus des Projektes ist die Überführung des JLU-FIS aus dem Test- in den Livebetrieb. Sobald dieses Ziel erreicht ist, werden weitere Prozesschritte für die Promovierendenverwaltung implementiert. Diese zielen darauf ab, dass die Promotionsämter die gesamte Verwaltung der Promovierenden und der Promotionsprozesse im FIS durchführen können. Zeitgleich wird ein Prozess zur Anzeige und zur Verwaltung von Drittmittelprojekten erstellt werden und eine Schnittstelle zum Identity Management-System der Universität geschaffen.

Die Justus-Liebig-Universität Gießen führt ihr Forschungsinformationssystem im Verbund mit zehn weiteren hessischen Partnerhochschulen ein. Der Verbund wurde von 2013 bis 2020 im Rahmen des HeFIS-Projektes vom Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (HMWK) gefördert; die JLU war Initiatorin des HeFIS-Verbundes und hatte die Konsortialführerschaft inne. Das JLU-FIS bildet die Grundlage eines Projekts im Hessischen Digitalpakt Hochschulen zur Einführung von Open Science Portalen.

 

Technische Informationen & Standards

Die Entwicklung des JLU-FIS orientiert sich an den Anforderungen des Kerndatensatz Forschung (KDSF) des Wissenschaftsrates und auf europäischer Ebenen an den Vorgaben des Common European Research Information Format (CERIF). So wird sichergestellt, dass das FIS transparente, standardisierte und damit vergleichbare Berichte liefert.

Die JLU nutzt für ihr Forschungsinformationssystem die webbasierte Software Converis des Anbieters Clarivate Analytics (ehemals Thomson Reuters Science).

Bedienungsanleitungen & Schulungen

Angehörige der Justus-Liebig-Universität können aus dem Campus-Netz auf die Bedienungsanleitungen zugreifen. Von außerhalb des Campus ist eine Verbindung via VPN erforderlich.

Bei Schulungsbedarf oder Fragen zur Bedienung oder dem System, wenden Sie sich bitte an das Referat für digitale Forschungsinformationssysteme an der Stabsabteilung Forschung.

 

Kontakt

Referat für digitale Forschungsinformationssysteme
Dr. Rebecca Hahn & Lukas Butsch
fis