1. 🔍 Prozess analysieren und optimieren 

Prüfen Sie zunächst ob es beim aktuellen Prozesses Potential zur Verbesserung gibt:

• Welche Felder sind weiterhin erforderlich? Welche können wegfallen? Welche kommen neu hinzu? Welches sind Pflichtfelder?
• Gibt es einen Workflow zur Genehmigung? Müssen Vorgesetzte zustimmen? Können Schleifen weggelassen werden?
• Werden die eingegebenen Daten per E-Mail gesendet oder in einer Tabelle gespeichert? An welche Adresse werden die Eingaben geschickt?
• Wie werden die Daten auf Richtigkeit geprüft?
• Kann die Weiterverarbeitung der Formulardaten automatisiert werden?

Koppeln Sie den Soll-Prozess mit Nutzerinnen und Nutzern rück, damit deren Perspektive im Vordergrund steht. (Netzwerk Justus Sekretariate, Arbeitsgruppe Fachbereichs-Management,...)

2. 🧰 Web-Formular umsetzen 

Legen Sie auf den Web-Seiten einen Formular-Ordner an. Eine Anleitung finden Sie im CMS-Handbuch. Falls Sie noch keinen CMS-Kurs besucht haben, sollten Sie das auf jeden Fall nachholen.

3. 📂 Dokumentieren 

Dokumentieren Sie den gesamten Prozess kurz und übersichtlich in einem Fachkonzept.

Mit jedem Formular werden Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert. Daher muss auch ein Verarbeitungsverzeichnis ausgefüllt und bei den Datenschutzbeauftragten eingereicht werden. Ein vorbereitetes Muster, in dem Sie nur noch den rot formatierten Text ausfüllen werden müssen, finden Sie bei den Datenschutzbeauftragten (Verarbeitung mit Standardsoftware).

4. 📣 Kommunizieren 

Koppeln Sie das neue Web-Formular mit den Betroffenen rück und machen Sie es an der Universität bekannt. Nutzen Sie dazu CMS-News-Artikel, Rund-E-Mails, Rundschreiben des Präsidenten, die Arbeitsgruppe Fachbereichsmanagement, das Netzwerk Justus Sekretariate, die IKM-AG, die Dezernentenbesprechung und/oder führen Sie Info- / Schulungsveranstaltungen durch.

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Bei Fragen zu diesem Thema kommen Sie gerne auf uns zu: BfD