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Forschungsinformationssystem (FIS)

Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS) an der Justus-Liebig-Universität Gießen

Die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) führt im Verbund mit sechs weiteren hessischen Partnerhochschulen sowie mit Unterstützung des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst (HMWK) ein Forschungsinformationssystem (FIS) ein.

 


Welche Informationen sind Forschungsinformationen?

Forschungsinformationen sind entlang von forschungsbezogenen Prozessen anfallende Metadaten zu

  • Forschungsprojekten
  • Publikationen und Patenten
  • Promotionen und Habilitationen
  • Preisen und Auszeichnungen
  • Forschungsschwerpunkten und Kooperationen
  • Gremientätigkeiten
  • Weiteren wissenschaftlichen Aktivitäten

 

Wozu dient ein FIS?

FIS

Die Funktionsweise integrierter Forschungsinformationssysteme fußt auf dem Grundgedanken „Einmal erfassen, mehrfach nutzen“.

Die bislang auch an der JLU praktizierte verstreute Erfassung und Fortschreibung von Informationen zu wissenschaftlichen Aktivitäten führt zu Datenbeständen heterogener Qualität und Aktualität in teils nicht miteinander kompatiblen Formaten. Daten werden mehrfach erfasst und bedürfen häufig aufwändiger, manueller Nachbearbeitung zur Weiternutzung. Zukünftig werden im JLU-eigenen FIS Informationen zu Forschungsprojekten, Publikationen, Patenten, Promotionen, Tagungen, Gremientätigkeit und weiteren wissenschaftlichen Aktivitäten aus verschiedenen Datenbanken (wie SAP) und anderen digitalen Informationsquellen (wie Literaturverwaltungsprogrammen) strukturiert zusammengeführt und miteinander verknüpft. Zudem besteht das Ziel, relevante, bislang nicht oder nur unzureichend digital erfasste Daten ebenfalls zu erheben. Das FIS fungiert hierbei nicht nur als zentrale Datenbank, sondern wird zugleich als Arbeitswerkzeug eingesetzt. Entlang forschungsbezogener Arbeitsprozesse, wie Anmeldung von Drittmittelprojekten, Ausarbeitung und Einreichung von Projektanträgen, Berichten und dergleichen, werden so künftig Informationen erfasst und dauerhaft abrufbar abgelegt werden. Am Ende steht ein System, das die gebündelten Informationen gezielt und ausschließlich für entsprechend berechtigte Akteure innerhalb der eigenen Organisation zugänglich macht. Falls gewünscht, können darüber hinaus ausgewählte Informationen aus dem FIS direkt in den eigenen Webauftritt integriert werden.

 

Justus Liebig Converis aktuell

Ein FIS unterstützt somit auf dem Weg zum professionalisierten Forschungsinformationsmanagement durch

  • Vereinfachung der Datenerfassung dank Datenübernahme aus anderen Systemen und Erfassung neuer relevanter Daten entlang forschungsbezogener Arbeitsabläufe
  • Harmonisierung forschungsbezogener Daten unter Einbeziehung nationaler wie internationaler Standardisierungsprozesse (Kerndatensatz Forschung, CERIF-Datenmodell)
  • Bessere Übersicht über die Datenqualität dank Datenvorhaltung an nur einem statt an vielen Orten
  • Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit für Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen, Institute, Fachbereiche und die Gesamtuniversität durch die Möglichkeit der Weiternutzung der Daten

 

Wer kann die Daten im FIS sehen?


Integrierte Forschungsinformationssysteme verfügen über detaillierte Rollen- und Rechtesysteme sowie verschiedene Sichtbarkeitsstufen der erfassten Daten. Im Laufe des Projektes wird an der JLU unter Beachtung datenschutzrechtlicher wie urheberrechtlicher Vorgaben ein Rollen- und Rechtekonzept entwickelt werden.

 

Das integrierte Forschungsinformationssystem Converis


Converis ist das integrierte Forschungsinformationssystem des deutschen Softwareanbieters AVEDAS (jetzt zu Thomson Reuters gehörend). Das System wird europaweit bereits an beinahe 50 Universitäten, Fachhochschulen, außeruniversitären Forschungseinrichtungen und von Forschungsförderorganisationen genutzt, so zum Beispiel durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT), die Universität Münster und den European Research Council (ERC). Auch die Universität Kassel hat Converis seit einigen Jahren im Einsatz.

Converis basiert auf dem europaweit anerkannten und dem mittlerweile weltweit genutzten Standarddatenmodell CERIF (Common European Research Information Format) und wird beständig neuen Anforderungen angepasst. Zudem ist der Anbieter angebunden an das Projekt zur Spezifikation der Anforderungen an einen Kerndatensatz Forschung, welcher in Form einer noch genauer zu evaluierenden Empfehlung im Januar 2013 vom Wissenschaftsrat veröffentlicht wurde.

 

 

Hintergrund und aktuelle Planung des Gesamtprojektes im HeFIS-Verbund

Seit Frühjahr 2013 hat sich unter Federführung der Justus-Liebig-Universität Gießen ein Verbund hessischer Hochschulen zusammengeschlossen (HeFIS-Verbund), der es sich zum Ziel gesetzt hat, koordiniert die Beschaffung, Implementierung, Nutzung und Weiterentwicklung von Forschungsinformationssystemen umzusetzen. Das entsprechende Projekt wird durch das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK) unterstützt.

HeFIS Verbund



Aktuell stellt der HeFIS-Verbund gemeinsam mit dem Anbieter den genauen Projektplan auf. Die Einführung der Systeme an den beteiligten Standorten wird gestaffelt ablaufen, um möglichst große Synergieeffekte zu schaffen. Von universitärer Seite wird die JLU, von Seiten der Fachhochschulen wird Fulda Pilotstandort sein.


Planung des Standortprojekts an der JLU

An der JLU ist das Einführungsprojekt in der Stabsabteilung Forschung angesiedelt und wird unter der Leitung des Vizepräsidenten für Forschung und Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses durchgeführt.

Die Einführung eines FIS kann nur in Zusammenarbeit mit allen Interessensgruppen und unter Berücksichtigung der lokalen JLU-spezifischen Gegebenheiten erfolgreich umgesetzt werden. Aus diesem Grund sind VertreterInnen aller Stakeholdergruppen aus Forschung, Fachbereichs- und Wissenschaftsmanagement, Bibliothek, Hochschulrechenzentrum und zentraler Verwaltung von Anfang an zur Mitwirkung eingeladen.

Folgender vorläufiger und grober Projektablauf gilt derzeit für die beiden Pilotstandorte Gießen und Fulda:


HeFIS-2.0-Verbund

 

HeFIS 2.0 Verbund

Seit Ende 2015 traten zu den bisherigen Hochschulen drei weitere in den HeFIS-Verbund ein: die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main, die Technische Universität Darmstadt sowie die Hochschule Darmstadt. Somit startete eine zweite Projektphase, wodurch eine hessenweit abgestimmte Basis geschaffen wird, um die aggregierten Informationen der jeweiligen Fassung des Kerndatensatz Forschung (KDSF) zu Forschungsaktivitäten zur Verfügung zu stellen. Dadurch ist eine innovative Struktur geschaffen, die auch mittelfristig stabil fortgeführt wird, wodurch maximale Synergieeffekte ausgenutzt werden können.


Weitere Planung der zweiten Projektphase

Weiterführende Informationen und Links