Checkliste zur Büroorganisation
Checkliste zur Büroorganisation
Digitale Ablage
Wir bitten Sie, Ihre digitale Ablage vor Ihrem Austritt zu prüfen. Sind die Dateien einheitlich und eindeutig benannt? Ist die Ordnerstruktur schlüssig, so dass Ihre Abteilung auch nach Ihrem Austritt Ihre Arbeit nachvollziehen und weiterverfolgen kann? Beachten Sie auch die Richtlinien für die Glossar zum Verwaltungshandeln (A: Akte, Aktenführung) - diese sind auch für die dezentralen Einrichtungen hilfreich.
Analoge Ablage
Ihr Aufgabengebiet erfordert die Ablage analoger Dokumente? Auch hier bitten wir Sie, Ihre Ordner noch einmal durchzugehen. Sind die Ordner eindeutig benannt? Ist die Sortierung der Akten schlüssig und einheitlich (Vorgang, Datum, ...)? Beachten Sie auch die Richtlinien für die Glossar zum Verwaltungshandeln (A: Akte, Aktenführung) - diese sind auch für die dezentralen Einrichtungen hilfreich.
E-Mail-Postfach
Für die allgemeine Büroorganisation und die Sicherstellung von Vertretbarkeit empfiehlt die JLU die Nutzung von Funktions-E-Mail-Adressen (Shared Mailbox), die von mehreren Personen genutzt werden können. Haben Sie in Ihrem persönlichen Postfach E-Mails, die für Ihre Abteilung relevant sind? Wir bitten Sie, diese für Ihr Team zu sichern oder in ein gemeinsam genutztes Postfach zu verschieben.
Mitgliedschaften / Abonnements
Bitte kündigen Sie rechtzeitig Ihre Mitgliedschaften und / oder Abonnements.