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Sperrung von Semestern und Löschung von Stud.IP-Veranstaltungen

Ältere Semester werden in Stud.IP gesperrt. Bei Veranstaltungen von gesperrten Semestern werden automatisch die Anmeldungen gesperrt (kein Selbsteintrag möglich), die Teilnehmer/-innen zu Leser/-innen heruntergestuft und die Änderungen von den Grunddaten unterbunden. Veranstaltungen, die in abgeschlossenen Semester liegen, können nicht mehr über die Suche gefunden werden. Die in der Veranstaltung eingetragenen Personen haben weiterhin lesenden Zugriff auf die Veranstaltung und die Inhalte. Dozenten können weiterhin Nachrichten verschicken und neue Inhalte einstellen.

Generelle Vorbemerkung

Stud.IP wird seit dem WiSe 2003/04 an der JLU Gießen als zentrale Lern- und Informationsplattform für die Lehre betrieben. Seit 2006 werden pro Semester ca. 5.000 neue Veranstaltungen angelegt. Im Wintersemester 2011/12 werden über 250.000 Dateien in Stud.IP vorgehalten, viele in Veranstaltungen, die gar nicht mehr genutzt werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen, dürfen Lehrveranstaltungen nicht unbegrenzt vorgehalten werden, da hieran auch personenbezogene Daten geknüpft sind (z.B. Teilnehmerlisten), die nur zweckbezogen gespeichert sein dürfen. Da die Datensicherungsroutinen an ihre Grenzen stießen und auch Updates von Stud.IP nicht mehr ohne einen Tag Ausfall durchgeführt werden konnten, gab es Anfang 2012 erstmalig eine zentrale Archivierung und Löschung von Stud.IP-Veranstaltungen. Mit dem Stud.IP-Update auf die Version 4.3. im August 2019 wurde die Archivierung technisch neu gestaltet, um auch die Anforderungen der europäischen Datenschutzrichtlinien gerechter zu werden.

Aufgrund des Cyberangriffs und der Corona-Krise konnte die Semester-Sperrung bis dato noch nicht durchgeführt werden. Da aktuell die Datenmenge im System jedoch sehr groß geworden ist, wird die Semester-Sperrung nun zum Juni 2021 erfolgen und auch ältere, bisher noch nicht gesperrte Semester betreffen.

 

Das Prozedere der Semester-Sperrung wird im Folgenden beschrieben:

 

Sperrung von älteren Semestern

Ältere Semester werden nun "gesperrt" mit folgenden Effekten:

  • Der Zugang zur Veranstaltung wird gesperrt (kein Selbsteintrag mehr möglich).
  • Die Teilnehmer/-innen werden zu Leser/-innen heruntergestuft (kein Hochladen von Dokumenten, keine Erstellung von Wiki- oder Forenbeiträgen mehr möglich etc.).
  • Es ist nicht mehr möglich, Grunddaten der Veranstaltung als Lehrende/r, Tutor/-in oder Admin zu ändern.
In Veranstaltungen, die in gesperrten Semestern liegen, können Sie (im Gegensatz zu der alten Archivierung) weiterhin folgende Aktionen durchführen:
  • Benachrichtigungen verschicken
  • Neue Dateien als Lehrende/r oder Tutor/in einstellen
  • Herunterladen von Dateien durch die Teilnehmer/-innen weiterhin möglich
  • Weitere Personen eintragen (durch Lehrende/Admins)
Ferner bleibt eine Veranstaltung in einem gesperrten Semester als Kopiervorlage erhalten.
Die Veranstaltungen, die nach der alten Archivierungsfunktion archiviert wurden, finden Sie weiterhin unter "Veranstaltungen -> links im Menü: archivierte Veranstaltungen". Auf die bereits archivierten Veranstaltungen hat die neue Semestersperrfunktion keine Auswirkungen.


Wann wird ein Semester gesperrt?

Ein Semester wird gemäß der alten Archivierungslogik gesperrt, d.h. zum Zeitpunkt der Archivierung wird das drittletzte Semester gesperrt.

Beispiel: Wird im Juni 2021 archiviert, wird das Wintersemester 2019/20 gesperrt (und bei dem erstmaligen Durchgang im Juni 2021 auch alle älteren Semester). Die letzten zwei abgeschlossenen Semester stehen Ihnen im "nicht gesperrten" Zustand zur Verfügung. Zum zweiten Durchgang im August 2021 wird dann das Sommersemester 2020 gesperrt.



Welche Veranstaltungen sind von der Sperrung betroffen?

Es sind alle Veranstaltungen (auch Veranstaltungen der Kategorie "Organisation" und "Community") betroffen. Von der Sperrung nicht betroffen sind nur unbegrenzt laufende Veranstaltungen und Studiengruppen.

Bei Veranstaltungen, die länger als ein Semester laufen (aber nicht unbegrenzt laufen), erfolgt die Sperre der Veranstaltungen, wenn das letzte Semester, in dem die Veranstaltung liegt, gesperrt wurde.


Löschung von Semestern inkl. Veranstaltungen

Zum einen werden archivierte Veranstaltungen, die nach der alten Archivierungsfunktion archiviert wurden, nach einer Verweildauer im Archiv endgültig gelöscht, wenn die Veranstaltungen älter als fünf Jahre sind (egal wann und durch wen die Archivierung erfolgte). Hierbei ist das Semester der archivierten Veranstaltung Kriterium.

Zum anderen werden gesperrte Semester, die älter als sechs Jahre sind, gelöscht. Mit der Löschung der Semester werden auch die Veranstaltungen samt Inhalte gelöscht. Ebenso werden die ILIAS-Kurse, die mit der entsprechenden Stud.IP-Veranstaltung verknüpft sind, samt Inhalte gelöscht. Dieser Schritt ist nicht reversibel.

Die Löschung von Semestern wurde erstmalig im Juni 2021 durchgeführt und betraff das Wintersemester 2014/15 sowie beim ersten Durchgang alle älteren Semester. Beim Folgedurchgang im August 2021 wurde dann das Sommersemester 2015 gelöscht usw.