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Zentrale Sperrung von Zugängen und Löschung von Personendaten in Stud.IP

Stud.IP-Profile von Personen, die nicht mehr Angehörige der JLU Gießen sind, werden gesperrt. Profile von Stud.IP-Benutzern werden nach dieser Sperrung für eine gewisse Zeit vorgehalten, so dass ein Profil mit den zugehörigen Daten wie Einträgen in Lehrveranstaltungen, Dateien, Forumsbeiträge etc. nach einer Reaktivierung eines Profils wieder zur Verfügung steht. Lesen Sie mehr darüber, wie mit Stud.IP-Profilen verfahren wird...

Generelle Vorbemerkung

Stud.IP wird seit dem WiSe 2003/04 an der JLU Gießen als zentrale Lern- und Informationsplattform für die Lehre betrieben. In den letzten drei Jahren haben sich im Schnitt pro Jahr 5.000 neue Nutzer/-innen in Stud.IP angemeldet. Jede Neuanmeldung erzeugt ein Stud.IP-Profil mit Namensinformationen, E-Mailadresse und auch Informationen zu Veranstaltungseinträgen, in Veranstaltungen hochgeladene Dateien, Forenbeiträgen etc. Die zentrale Lernplattform Stud.IP steht - wie auch alle anderen elektronischen Dienste - nur Angehörigen der JLU Gießen zur Verfügung. Exmatrikulierte Studierende oder Personen ohne vertragliches Verhältnis mit der JLU Gießen erhalten aus rechtlichen Gründen keinen Zugang zu Stud.IP.

Sperrung des Stud.IP-Zugangs und Deaktivierung des Stud.IP-Profils

Exmatrikulierte Studierende oder Mitarbeiter ohne Arbeitsvertrag erhalten vom HRZ, sobald es Kenntnis über den Statuswechsel erhält, eine Warnung an die universitäre E-Mailadresse darüber, dass der HRZ-Account demnächst (i.d.R. nach 6 Wochen) gesperrt wird. Wird kein Widerspruch eingelegt, wird der HRZ-Account gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt ist kein Login mehr in Stud.IP möglich.

Eine automatische Routine prüft jeden Monat, ob ein HRZ-Account gesperrt oder gelöscht wurde. Ist dies der Fall, wird das Stud.IP-Profil der Person deaktiviert. Ein deaktiviertes Stud.IP-Profil hat folgende Eigenschaften:

  1. Die Profilseite (inkl. Kontaktdaten etc.) der Person kann nicht mehr aufgerufen werden.
  2. Die Weiterleitung der Stud.IP-Nachrichten an die externe Mailadresse wird deaktiviert.
  3. Der Name wird in der Personensuche für Dozenten zum Eintrag von Personen in Veranstaltungen mit "gesperrt" angezeigt.

Keine sofortige Löschung des Stud.IP-Profils

Aus den folgenden Gründen werden Stud.IP-Profile nicht sofort automatisch gelöscht:

  1. Es gibt eine Vielzahl von Fällen, in denen Personen für einen gewissen Zeitraum nicht mehr Angehörige der JLU Gießen sind, nach einer gewissen Zeit aber wieder zurückkehren und dann Zugriff auf ihre alten Daten wünschen (z.B. Lehrbeauftragte, Wissenschaftliche Mitarbeiter, Studiengangwechsler, etc.).
  2. An den Personendaten hängen z.T. Prüfungsartefakte (in Veranstaltungen hochgeladene Hausarbeiten, Wiki-Beiträge etc.). Wenn die Stud.IP-Profile gelöscht würden, würden auch diese Artefakte mit gelöscht.

Löschung des Stud.IP-Profils auf Antrag oder nach Zeit

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, das eigene Stud.IP-Profil löschen zu lassen. Hierzu reicht ein formloser Antrag über die Mailadresse studip@uni-giessen.de. Der Antragsteller muss seine Identität im Zweifelsfall nachweisen.

Ab Ende August 2012 (Aktualisierung im August 2015) werden alle Stud.IP-Profile gelöscht, die folgende Bedingungen erfüllen:

  • Das Stud.IP-Profil ist nicht mehr in aktiven Veranstaltungen als Teilnehmer/-in eingetragen. Wird eine Stud.IP-Veranstaltung archiviert, wird das Stud.IP-Profil von Artefakten (Dateien, Forenbeiträge etc.) getrennt. Somit gehen auch keine Artefakte verloren.
  • Das Stud.IP-Profil ist gesperrt.
  • Die letzte Stud.IP-Aktivität liegt mindestens 365 Tage zurück.

oder

  • Das Stud.IP-Profil ist nicht mehr in aktiven Veranstaltungen als Teilnehmer/-in eingetragen. Wird eine Stud.IP-Veranstaltung archiviert, wird das Stud.IP-Profil von Artefakten (Dateien, Forenbeiträge etc.) getrennt. Somit gehen auch keine Artefakte verloren.
  • Das Stud.IP-Profil ist NICHT gesperrt (auch bei sog. lokalen Zugängen).
  • Die letzte Stud.IP-Aktivität liegt mindestens 1.095 Tage zurück.

oder

  • Das Stud.IP-Profil ist NOCH in aktiven Veranstaltungen als Teilnehmer/-in eingetragen.
  • Das Stud.IP-Profil ist gesperrt.
  • Die letzte Stud.IP-Aktivität liegt mindestens 1.850 Tage zurück.

oder

  • Das Stud.IP-Profil ist NOCH in aktiven Veranstaltungen als Teilnehmer/-in eingetragen.
  • Das Stud.IP-Profil ist NICHT gesperrt.
  • Die letzte Stud.IP-Aktivität liegt mindestens 3.650 Tage zurück.

Jeweils alle drei Bedingungen müssen erfüllt sein, bevor ein Stud.IP-Profil gelöscht wird. Die Stud.IP-Verantwortlichen behalten sich vor zu prüfen, um welche Art von Veranstaltungen es sich bei den Einträgen in aktiven Veranstaltungen handelt. Handelt es sich bspw. nur um Einträge in Fachschafts-Veranstaltungen oder Lerngruppen, die nicht archiviert werden, werden die Profile hier ggf. aus der Teilnehmerliste ausgetragen und anschließend gelöscht.

Die zentrale Löschung von Stud.IP-Profilen wird zeitgleich mit der zentralen Archivierung von Veranstaltungen zweimal jährlich jeweils 1 bis 2 Wochen vor der Veröffentlichung des Vorlesungsverzeichnisses durchgeführt.