Namensrichtlinie
An der JLU gelten bestimmte Namensrichtlinien, die Auswirkungen auf die Anzeige Ihres Namens in den Systemen der JLU haben. Hier erfahren Sie, welche Richtlinien gelten.
Worum es geht
Die JLU erfasst die Namen aller Mitglieder und Angehörigen gemäß den amtlichen Ausweisdokumenten. Dieser Name wird durch das IAM-System (Identity and Access Management) in die angeschlossenen Systeme übertragen. Dies hat Auswirkungen auf die Anzeige des Namens. Sie erfahren hier, welche Namensrichtlinien an der JLU gelten.
Vollständiger Name
Hierbei handelt es sich um die Namensschreibweise aus den offiziellen amtlichen Ausweisdokumenten. Dazu zählen der Reisepass, der Personalausweis und der Aufenthaltstitel. Diese Schreibweise wird unter anderem für Arbeitsverträge, Urkunden und Zeugnisse verwendet.
Anzeigename
Der Anzeigename ist eine möglicherweise verkürzte Form des vollständigen Namens, bestehend aus Rufnamen und Nachnamen. Bei den meisten Personen unterscheiden sich Anzeige- und vollständiger Name nicht (s.a. Vorname und Rufname).
Nachname
Die JLU pflegt den Nachnamen so wie er auch im vorgelegten amtlichen Ausweisdokument eingetragen ist. Als Rechtsgrundlage für die Erfassung bezieht sich die JLU auf §42 Nr. 3 des Hessischen Datenschutz- und Informations-freiheitsgesetz (HDSIG):
"Personenbezogene Daten müssen […] sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein".
Damit stellt die JLU sicher, dass rechtssichere Schriftstücke erzeugt werden können (Arbeitsverträge, Ernennungsurkunden, LandesTicket Hessen, Zeugnisse und so weiter). Falls der Nachname im System vom amtlichen Namen abweicht, kann es auch zu Schwierigkeiten in der Kommunikation mit externen Einrichtungen wie der Rentenversicherung kommen. Daher kann kein alternativer Nachname, beispielweise ein einzelner Bestandteil eines Doppelnamen, gepflegt werden. Wünscht eine Person einen anderen Nachnamen, kann dies nur über eine offizielle Namensänderung über das Standesamt erfolgen.
Vorname und Rufname
Auch der der Vorname wird vollständig und gemäß dem amtlichen Ausweisdokument gepflegt.
Bei Personen mit mehreren, durch ein Leerzeichen getrennten Vornamen, kann ein Rufname eingetragen werden. Dieser Rufname erscheint dann als einziger Vorname in den anschließenden Systemen.
Beispiel:
Für Manfred Herbert Mustermann, bedienstet an der JLU, bei dem "Manfred" als Rufname hinterlegt ist, ergibt sich die E-Mail-Adresse "manfred.mustermann@uni-giessen.de". In den weiteren angeschlossenen Systemen, z.B. Stud.IP, wird lediglich "Manfred Mustermann" angezeigt.
Weitere Regeln:
- Spitznamen werden in die Systeme der JLU nicht aufgenommen.
- Künstlernamen, egal ob eingetragen oder nicht, bleiben ebenfalls unberücksichtigt.
Personen ohne Vornamen
Die Regelung in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Durchführung des Passgesetzes (Passverwaltungsvorschrift - PassVwV) lautet:
4.1.1.4 Besitzt die antragstellende Person gemäß den Eintragungen in den Personenstandsurkunden lediglich einen Namen, wird dieser nur unter Nummer 1[a] "Name" in den Pass eingetragen. Die freibleibende Nummer 2 "Vorname" wird mit drei waagerechten Strichen ("---") versehen.
Das heißt konkret:
- Wenn als Vorname in den Quellsystemen drei waagerechte Striche eingetragen werden, werden diese bei der Erstellung der Chipkarten auch als Vorname aufgedruckt.
- Bei der Einrichtung von E-Mail-Adressen wird in diesen Fällen auf den Vornamen ganz verzichtet, um keine Adressen zu generieren, die mit ---. beginnen.
Ergänzungsausweis der Deutschen Gesellschaft für Transidentität und Intersexualität (dgti e.V.)
Der Ergänzungsausweis der Deutschen Gesellschaft für Transidentität und Intersexualität (dgti e.V.) wird von der JLU grundsätzlich anerkannt. In diesem Falle kann ein abweichender Vorname gepflegt werden.