FAQ's

Üblicherweise muss das bewilligte Geld per Mittelabruf (auch Zahlungsanforderung o. ä. genannt) von der Projektleitung oder einer/einem dazu beauftragten Mitarbeiter/in angefordert werden. Der Prozess der Mittelanforderung und die dafür notwendigen Formulare unterscheiden sich von Geldgeber zu Geldgeber. Das konkrete Vorgehen für Ihre Vorhaben ist in der Regel im Bewilligungsbescheid näher beschrieben.

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Vorgehensweise:

• Vorausschauende Anforderung von Mitteln für angefallene und künftige Ausgaben (Anforderungsverfahren)
• Nachträglicher Abruf von Mitteln für Ausgaben in der Vergangenheit (Abrufverfahren)

Beim vorausschauenden Abruf ist zu beachten, dass die abgerufenen Mittel alsbald verwendet werden. Wie lange diese Frist ist, wird in den Verwendungsrichtlinien definiert. Werden abgerufene Mittel nicht innerhalb der Frist für die "alsbaldige Verwendung" verausgabt, ist der Geldgeber zur Berechnung von Zinsen berechtigt. Bei Vorhaben des Bundes oder des DAAD  beträgt die Frist für die "alsbaldige Verwendung" 6 Wochen. Gegenüber der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) werden Mittel in der Regel für ein Quartal im Voraus angefordert.

Der nachträgliche Abruf von Mitteln ist in der Regel mit einer zeitgleichen Vorlage eines (Zwischen-) Verwendungsnachweises verbunden. Nach dessen Prüfung durch den Geldgeber werden die Mittel ausgezahlt.

Auf den Formularen für den Mittelabruf / die Mittelanforderung geben Sie bitte unbedingt die Bankverbindung der Justus-Liebig-Universität Gießen für allgemeinen Zahlungsverkehr sowie Ihre SAP- Projektkontonummer als Verwendungszweck an. Nur so können die bewilligten Fördergelder Ihrem Projektkonto gutgeschrieben werden.

Hinweis für die Fachbereiche 01 - 10 :

Bitte senden Sie generell alle Mittelabrufe bzw. –anforderungen zur Qualitätssicherung und Gegenzeichnung vorab an Ihre Ansprechpartnerin / Ihren Ansprechpartner im Sachgebiet D3.2 . Dadurch wird sichergestellt, Rückfragen seitens der Geldgeber bzw. dem Sachgebiet D 3.2 sowie nachträgliche Korrekturen der Mittelabrufe und deren Verbuchungen zu vermeiden.

Grundsätzlich kann aus Drittmitteln finanziert werden, was mit dem Fördermittelgeber vereinbart ist. Der Zuwendungs-/Bewilligungsbescheid ist also ausschlaggebend dafür, ob Sie aus den Zuwendungen Personal, Reisekosten, Stipendien, Gastwissenschaftler, Verbrauchsmaterialien oder andere Sachmittel, Geräte, Bewirtungskosten für Symposien oder andere Veranstaltungen im Rahmen des Forschungsprojektes finanzieren können. Zu beachten ist außerdem, dass die Grundausstattung für Forschungsprojekte (wie z.B. Büromaterial, Telefonkosten, PC, Schreibtisch etc.) generell aus Haushaltsmitteln getragen wird. Dennoch gibt es je nach Forschungsprojekt spezielle Anforderungen an die Ausstattung, so dass diesbezügliche Fragen jeweils individuell mit dem Zuwender geklärt werden sollten.

Alle Ausgaben, die vom Mittelgeber bewilligt sind und finanziert werden, werden über Ihr SAP-Projektkonto verbucht.

Ausgaben, die vom Drittmittelgeber nicht bewilligt wurden, jedoch im Rahmen der Projektdurchführung angefallen sind und somit in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, werden über den dazugehörigen Spiegelauftrag abgebildet.

Dazu gehören Ausgaben, die das bewilligte Budget des Geldgebers überschreiten oder die zwar innerhalb des bewilligten Budgets liegen, aber von ihrer Art nicht finanziert werden.

SAP-Projektkonto

Das SAP-Projektkonto ist ein (teil-) projektbezogener Kostenträger, der speziell für Ihr Forschungsvorhaben angelegt wird. Hierüber werden sämtliche projektbezogenen Einnahmen (Gutschriften der Fördermittel), Personal- und Sachausgaben sowie ggfs. Investitionen verbucht. Das Projektkonto erlaubt damit eine schnelle Projektübersicht und vereinfacht die Vorbereitung und Aufstellung späterer Verwendungsnachweise.

Projektbezogener SAP-Kontoauszug

Sämtliche Buchungen sowie der aktuelle Projektsaldo sind über den SAP-Kontoauszug in Echtzeit abrufbar. Daher ist es unerlässlich, dass für die für die finanzielle und administrative Bearbeitung verantwortlichen Ansprechpartner auf Seiten der Projektleitung (z.B. Sekretariat, Koordinator, wissenschaftliche Projekt-leitung, …) die entsprechenden SAP-Zugänge eingerichtet werden. Voraussetzung hierfür ist lediglich eine Benutzerkennung des HRZ. Das Antragsformular sowie die Beschreibung des Prozesses zur Einrichtung eines SAP-Zugangs finden Sie auf der Web-Seite des HRZ:

SAP-Antrag Kontoauszug — JLU (uni-giessen.de)

Schulungen zum Umgang mit dem SAP-Kontoauszug

Über das interne Fort- und Weiterbildungsprogramm der JLU werden regelmäßig Schulungen zum SAP-Kontoauszug angeboten – sowohl für Einsteiger als auch für Fortgeschrittene. Anmeldemöglichkeiten sowie Termine und Handbücher finden Sie über die folgenden Links:

… für Einsteiger: Kontoauszug Einsteiger — JLU (uni-giessen.de)

… für Fortgeschrittene: Kontoauszug Fortgeschrittene — JLU (uni-giessen.de)

Eine bebilderte Kurzanleitung zum Aufruf des SAP-Kontoauszugs finden Sie am Ende dieses Dokuments.

Mittelabrufe

Der Abruf der Fördermittel beim Fördermittelgeber erfolgt in der Regel bedarfsabhängig. Die speziellen Regelungen Ihres Fördermittelgebers können Sie in dessen jeweils gültigen Förderrichtlinien nachlesen, die Ihnen mit dem Zuwendungsbescheid zur Verfügung gestellt wurden.

Die Erstellung der Mittelabrufe erfolgt von Seiten der Projektleitung. Ihre zentrale Drittmittelverwaltung (DMV, Dezernat D3.2) unterstützt Sie dabei gerne und steht Ihnen für Abstimmungen und Rückfragen zur Verfügung. Bitte denken Sie daran, Ihre Mittelabrufe im Anschluss über Ihre Ansprechpartnerin in der DMV zur Qualitätssicherung (4-Augen-Prinzip, Vermeidung von Rückfragen) und Gegenzeichnung einzureichen.

Zahlenmäßige Zwischen- und Verwendungsnachweise, Financial Reports

In regelmäßigen Abständen sowie zum Projektende ist die Verwendung der Fördermittel gegenüber dem Fördermittelgeber nachzuweisen. Die projektspezifischen Anforderungen sowie Fristen sind i.d.R. im Zuwendungsbescheid und / oder den Förderrichtlinien des Fördermittelgebers definiert. Auch hierbei steht Ihnen Ihre Ansprechpartnerin in der DMV gerne zur Unterstützung zur Verfügung. Auch die Verwendungs-nachweise sind über die DMV (4-Augen-Prinzip, rechtsverbindliche Gegenzeichnung) einzureichen und werden von dort an den Fördermittelgeber versendet.

Spiegelauftrag

Wie oben beschrieben, werden sämtliche projektbezogenen Einnahmen und Ausgaben, die vom Fördermittelgeber bewilligt wurden und bezahlt werden, über das originäre Drittmittelprojektkonto verbucht.

Gleichzeitig wurde für Ihr Forschungsvorhaben auch ein Spiegelauftrag (SAP-Nummer 63…) angelegt. Er dient (sofern erforderlich) zur Verbuchung der projektbezogenen Ausgaben, die der Fördermittelgeber NICHT übernimmt oder erstattet. Dies können Ausgaben sein, die das bewilligte Budget übersteigen oder die von ihrer Art her nicht finanziert sind (wie z.B. Grundausstattungsbedarfe, Kopien, Literatur, Bankspesen, Mehrwertsteuer, …). Dies ist sehr individuell zu betrachten und im Einzelfall von der Bewilligung bzw. den Richtlinien des Fördermittelgebers abhängig.

Die nicht finanzierten Ausgaben werden letztendlich zu Lasten der Landesmittelkostenstelle des Projektleiters ausgeglichen und finanziert. Im Falle von Projekten, für die der Fördermittelgeber einen Overhead zahlt, erhält die projektverantwortliche Kostenstelle dafür Gutschriften zur Grundausstattung in Abhängigkeit der Höhe der gezahlten Overheads.

Overhead

In einigen Forschungsvorhaben zahlen die Fördermittelgeber (pauschale) Zuschläge zur Deckung der indirekten bzw. infrastrukturellen Kosten, die im Zusammenhang mit dem Forschungsvorhaben entstehen. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um Kosten für die Nutzung von Raumressourcen sowie der zentralen Verwaltungs- und Servicebereiche (z.B. Beratung, Durchführung und Administration der Projekte, Nutzung von Basisdiensten wie UB oder HRZ, …).

Gemäß Beschluss des Präsidiums der JLU vom 30.11.2022 (basierend auf einer entsprechenden Änderung der DFG-Verwendungsrichtlinien) werden die ausgezahlten Overheadmittel in nicht-wirtschaftlichen Drittmittelprojekten und LOEWE-Projekten komplett zentral verbucht und stehen vollständig zur Finanzierung der im Zusammenhang mit der Durchführung der Projekte entstehenden indirekten bzw. infrastrukturellen Kosten zur Verfügung.

Zur Deckung Ihrer dezentralen indirekten Kosten im Zusammenhang mit der Durchführung des Projektes erhält die projektverantwortliche Kostenstelle eine Gutschrift zur Grundausstattung (kostenmindernde Umlagebuchung) in Höhe von 20% der vom Fördermittelgeber ausgezahlten Overheadsumme. Das Dekanat erhält eine Gutschrift in Höhe von 10%. Die Buchungen werden in den SAP-Kontoauszügen der begünstigten Kostenstellen und „Verrechnungen“ als „Gutschrift Grundausstattung“ nachvollziehbar verbucht.

Weitere Informationen zum JLU-internen Umgang mit Overhead erhalten Sie hier:

Programmpauschale — Dezernate (uni-giessen.de)