Nutzungsbedingungen und Datenschutz

Nutzungsbedingungen für Schlüssel und JLU-Chipkarten

• Die Ausgabe der JLU-Chipkarten erfolgt nur an die Nutzerin bzw. den Nutzer und nur gegen Vorlage eines gültigen Personalausweises, Reisepasses oder Aufenthaltstitels. Eine Abholung durch eine Vertretung ist nicht möglich.
• Die Ausgabe des Schlüssels erfolgt nur gegen Vorlage eines gültigen Personalausweises, Reisepasses oder Aufenthaltstitels. Eine Abholung durch eine Vertretung ist mit dem Formular Vollmacht zum Schlüsselempfang möglich.
• Der Schlüssel bzw. die JLU-Chipkarte ist sorgsam aufzubewahren. 
• Die Weitergabe eines Schlüssels oder einer JLU-Chipkarte an Dritte ist nicht gestattet. Der Schlüssel bzw. die JLU-Chipkarte darf nur von der im Antrag genannten Person verwendet werden und ist nicht auf Dritte übertragbar. Bei missbräuchlicher Verwendung wird die JLU-Chipkarte sofort gesperrt und ist zurückzugeben.
• Der Verlust eines Schlüssels oder einer JLU-Chipkarte ist unverzüglich der Schlüsselverwaltung der JLU, der Leitung der universitären Einrichtung, in der Sie tätig sind, und der Rechtsabteilung zu melden. Bei mechanischen Schlüsseln verwenden Sie dabei bitte das Formular zur Meldung eines Schlüsselverlustes. Dabei sind die Umstände zu schildern, die zum Verlust geführt haben. Die Kosten für die Ersatzbeschaffung können nach Prüfung der dargelegten Umstände, die zum Verlust geführt haben, in Rechnung gestellt werden. Eine Rückerstattung bereits bezahlter Kosten bei Wiederauffinden erfolgt nicht.
• Der Defekt eines Schlüssels oder einer JLU-Chipkarte ist unverzüglich der Schlüsselverwaltung der JLU zu melden. Dabei sind die Umstände zu schildern, die zum Defekt geführt haben. Die Kosten für die Ersatzbeschaffung von mechanischen Schlüsseln können nach Prüfung der dargelegten Umstände, die zum Defekt geführt haben, in Rechnung gestellt werden.
• Befristet ausgegebene Schlüssel und JLU-Chipkarten sind nach Ablauf des auf dem Antrag angegebenen Gültigkeitsdatums (Befristung) unverzüglich, spätestens jedoch am darauf folgenden Werktag (sofern die Ausgabestelle nicht mehr besetzt ist, z. B. spät abends), an die Ausgabestelle zurückzugeben.
• Bei Ausscheiden, bei Versetzung oder bei Umsetzung sind alle erhaltenen Schlüssel und JLU-Chipkarten spätestens am letzten Arbeitstag an die Schlüsselverwaltung der JLU zurückzugeben.
• Die von Ihnen im Rahmen der Antragstellung und der Rückgabe gemachten Angaben werden in einem Datenverarbeitungssystem (DV-System) der JLU gespeichert. Dieses DV-System dient der Ausgabe und Verwaltung von Schlüsseln bzw. JLU-Chipkarten einschließlich der Schließberechtigung. Sie können auf Antrag jederzeit persönlich in der Abteilung E3 Auskunft über die zu Ihrer Person in diesem DV-System gespeicherten Daten erhalten. Die im Rahmen der oben genannten Zwecke erhobenen personenbezogenen Daten werden unter Beachtung und Wahrung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeitet.
  
  

Informationen zum Datenschutz

Die Justus-Liebig-Universität (JLU) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des ordnungsgemäßen Betriebes, der Verwaltung, Organisation und Pflege der (digitalen) Schließanlagenverwaltung.

Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 23 Abs. 1 HDSIG, Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DS-GVO, Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO i.V.m. § 3 Abs.1 HDSIG, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO.

Als Beschäftigte/r der JLU ergibt sich Ihre Verpflichtung zur Bereitstellung der für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten aus Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 23 Abs. 1 HDSIG. Ohne diese Daten kann ein ordnungsgemäßes Schlüsselmanagement im Rahmen der (digitalen) Schließanlagenverwaltung nicht erfolgen.

Personenbezogene Daten externer und dritter Personen müssen im Rahmen der Antragstellung im erforderlichen Maße bereitgestellt werden; andernfalls kann kein ordnungsgemäßes Schlüsselmanagement im Rahmen der digitalen Schließanlagenverwaltung gewährleistet werden und keine Schlüsselausgabe im Rahmen der Antragstellung erfolgen.

Ihre Daten können denjenigen Beschäftigten der Justus-Liebig-Universität oder anderer Stellen der öffentlichen Verwaltung mitgeteilt werden, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Ihre Daten bleiben gespeichert, so lange dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.  Eine darüberhinausgehende Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist möglich, sofern hierzu gesetzliche Voraussetzungen bestehen.

Sie sind jederzeit berechtigt, über Ihre Daten Auskunft zu verlangen und unrichtige Daten berichtigen oder ihre Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 15, 16 und 18 DS-GVO). Falls Sie die Datenverarbeitung für rechtswidrig halten, können Sie Beschwerde beim Hessischen Datenschutzbeauftragten (HBDI) erheben (Art. 77 DS-GVO, § 55 des Hess. Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz). Aus Gründen, die in Ihrer besonderen Situation liegen, können Sie der weiteren Datenverarbeitung widersprechen (Art. 21 DS-GVO). Darüber hinaus sind Sie ggf. berechtigt, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung zu widerrufen und die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wobei die bis dahin erfolgte Datenverarbeitung rechtmäßig bleibt (Art. 7 Abs. 3 und Art. 17. DS-GVO). Ferner können Sie ggf. verlangen, Ihre Daten in portabler Form übermittelt zu bekommen oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen (Art. 20 DS-GVO).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art. 22 Abs. 1 und Abs. 4 DS-GVO findet nicht statt. 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Justus-Liebig-Universität Gießen, Ludwigstraße 23, 38390 Gießen, vertreten durch ihren Präsidenten.

Die Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der Justus-Liebig-Universität lauten:

Justus-Liebig-Universität Gießen, Der behördliche Datenschutzbeauftragte, Ludwigstraße 23, 35390 Gießen, Datenschutz@uni-giessen.de, Tel. 0641-99 12230 oder 0641-99 12270