Zuständigkeiten im Büro der Kanzlerin

Büro der Kanzlerin

Service-E-Mail:
Sekretariatkanzlerin@admin.uni-giessen.de 

• Terminkoordination der Kanzlerin
• Allgemeine Verwaltung

Ina Allendörfer
Ina.Allendoerfer
(Tel. 99-12031)

Persönliche Referentin der Kanzlerin

• Koordination von Landtags- und Ressortanfragen
• Leitung und Koordination bzw. Geschäftsführung bei dezernats- und stabsabteilungsübergreifenden Projekten
  Geschäftsführung der Dezernatsbesprechung ("DB")
• Liegenschaftsrecht
• Geschäftsführung von Stiftungen an der JLU
• Geschäftsverteilungsplan der Präsidialverwaltung
• Geschäftsführung des Kanzler/innen-Arbeitskreises Hochschulpersonal sowie Geschäftsführung UnterAG WissZeitVG

Claudia Schick
Claudia.Schick
(Tel. 99-12032)

Leitung des DMS-Projekts

• Abstimmung des hessenweiten Vorgehens im Rahmen des Digitalpaktprojektes
• Koordination des Gesamtprojektes an der JLU
• Entwicklung eines abgestimmten Projektplans in Abstimmung mit allen strategischen Abteilungen der JLU
• JLU-seitige Betreuung der Anforderungen an das DMS-System
• Begleitung der Weiterentwicklung der inneruniversitären Arbeitsprozesse (Change Management)

Service-E-Mail:
dms

Business Analyst

• Anforderungsaufnahme und Analyse von Geschäftsprozessen
• Prozessmodellierung nach BPMN-Standard: Definition, Gestaltung und Optimierung der mit der Digitalisierung verbundenen universitären Prozesse in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Organisationseinheiten
• Begleitung der Weiterentwicklung der inneruniversitären Arbeitsprozesse (Change Management)
• Erarbeitung von Schulungs- und Informationsmaterial, Durchführung von Schulungen, Begleitung bei der Einführung optimierter Prozesse

Technische Koordination

• Aufbau, Konzeption und inkrementelle Einführung elektronischer Akten im DMS
• Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen  bei der Entwicklung und Etablierung von standardisierten Prozessen und Fachverfahren im DMS
• Prozessanalyse und Dokumentation mit Schwerpunkt auf technischen Anforderungen und Datenflüssen im DMS
• Verantwortung für die Datenmigration und Schnittstellen aus und in angebundene Systeme
• Begleitung und Support der Nutzenden bei der Einführung optimierter Prozesse

Patrick Daus
Patrick.Daus@uni-giessen.de
(Tel.: 99-12207)

Leitung des Büros der Kanzlerin

• Abteilungsleitung KB5 & KB6
• Grundsätze der externen und internen Budgetierung (Budgetierungsmodelle)
• Ansprechpartner Dezernate D und E zu Controlling und Budgetierungsfragen
• Rücklagenmanagement: Konzeption und Weiterentwicklung
• Mittelfristige Finanzplanung: Konzeption und Weiterentwicklung
• Daten und Informationsmanagement: Konzeption und Weiterentwicklung

Dr. Jan Otto
Jan.Otto
(Tel. 99-12082)

Stellvertretende Leitung des Büros der Kanzlerin

• Abteilungsleitung KB3 & KB4
• Leitung des zentralen Projektmanagements
• Hochschulkoordination für den Betrieb des Rechnungswesen-, Personal- und Beschaffungssystems (SAP, JustOS)
• Leitung laufender Projekte: Identity Access Management (IAM)

Administration Büro der Kanzlerin

• Terminkoordination KB2
• Allgemeine Verwaltung
• Datenzulieferungen zu Freigabe-, Bleibe- und Berufungsverfahren (in Vertretungsfällen:
  KB-Statistik)

Projektmanagement

Identitäts- und Zugangsmanagement

Optimierte Raumvergabe und Raumplanung für Lehrveranstaltungen (orv)

Service-E-Mail:
Projektmanagement@admin.uni-giessen.de 

Service-E-Mail:
Mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de 

Service-E-Mail:
ZLIS@admin.uni-giessen.de 

Identity & Access Management (IAM)

• Konzeption und Unterstützung bei der Einführung von Standardprozessen für das Management der Identitäts- und Zugangsdaten sowie für Chipkarten
• Konzeption und Unterstützung bei der Einführung von Datentransferprozessen zwischen IAM und den kommunizierenden Systemen
• Mitwirken bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung des IAM-Systems
• Entwicklung und Einführung von Standardprozessen für die zentrale Bereitstellung von Serviceleistungen (HRZ-Account, Chipkarte etc.) für Bedienstete, Gäste, und Partner der JLU
• Pflege des Geschäftsverteilungsplans

Christian Manuel Dönges
Christian.Doenges
(Tel. 99-12035)

Projektmanagement & Projektcontrolling 

• Projektmanagement IAM
• Projektkommunikation- und Marketing
• Prozessmanagement
• Organisationsentwicklung
• Koordination AG Fachbereichsmanagement
• Pflege des Geschäftsverteilungsplans

Jessica Seegel
Jessica.Seegel
(Tel. 99-12036)

Zentrales Lehrrauminformationssystem (ZLIS) / Raumverwaltung in Stud.IP

• konzeptionelle Weiterentwicklung 
• fachliche Betreuung der Raumverwaltung in Stud.IP
• Stammdatenpflege der Lehrräume in Stud.IP
• Organisation der Raumvergabeberechtigungen in Stud.IP
• Konzeption und Durchführung von Schulungen
• Anwenderbetreuung / Support
• Controlling der Lehrraumvergabeprozesse
• Vergabe Ersatzräume Sanierung Phil. II, Haus A (Audimax)

Gerald Rühl
Gerald.Ruehl
(Tel. 99-12091)

• SAP-Basis-Administration 
• SAP-Anwendungsbetreuung 
• SAP-Berechtigungen
• SAP-Support

Christian Ahlemeyer
Christian.Ahlemeyer@admin.uni-giessen.de 
(Tel. 99-12067)

• SAP-Anwendungsbetreuung 
• SAP-Berechtigung
• SAP-Support

Marion Treichel
Marion.Treichel@admin.uni-giessen.de 
(Tel. 99-12037)

Budgetierungsmodelle

• Akademisches Controlling: Konzeption und Weiterentwicklung 
• Strategisches Controlling: Konzeption und Weiterentwicklung
• Ansprechpartner Fachbereiche 01-06 zu Controllingthemen
• Ansprechpartner Dezernat C
• Risikomanagement: Konzeption und Weiterentwicklung 

Statistik und Datenmanagement

• Zentrale Anlaufstelle für allgemeine statistische Anfragen
• Datenaufbereitung und Bereitstellung von Statistiken (Studierende, Prüfungen, Habilitation) 
• Erstellung von Kennzahlen für das akademische Controlling
• Einzelprojekte zum übergreifenden Qualitätsmanagement zwischen ressortspezifischen Daten

Caroline Freiin von Schleinitz

Carolina Glüer

Natalie Nomerowskaja

Luis Rothfuss

Leonie Schmidt

Kapazitätsrechnung FB 01-05

• Studiengangsabbildungen
• Modellrechnungen, Kapazitätsermittlung 
• Beantragung der Zulassungshöchstzahlen
• ZVSL/HSP2020
• Berichte für ZVSL/HSP2020

Kapazitätsrechnung FB 06-10

• Modellrechnungen, Kapazitätsermittlung
• Beantragung der Zulassungshöchstzahlen
• Studiengangsabbildungen 

Kapazitätsrechnung Human- und Zahnmedizin 

• Modellrechnungen 
• Beantragung der Zulassungshöchstzahlen
• Datenbereitstellung für internationale Rankings

Abteilungsleitung IR

• Durchführung von Prüfungen an allen universitären Einrichtungen
• Geschäftsstelle Hochschulrat
• Zertifizierung von EU-Drittmittelprojekten

Interne Revision

• Durchführung von Prüfungen an allen universitären Einrichtungen