Zuständigkeiten im Büro der Kanzlerin

Büro der Kanzlerin

Service-E-Mail:
Sekretariatkanzlerin@admin.uni-giessen.de 

• Terminkoordination
• administrative Unterstützung

Ina Allendörfer
Ina.Allendoerfer
(Tel. 99-12031)

• Terminkoordination
• administrative Unterstützung der Kanzlerin und der persönlichen Referentin der Kanzlerin
• siehe auch KB2.3

Katharina Schwertfeger
Katharina.Schwertfeger@uni-giessen.de
(Tel. 99-12033)

Persönliche Referentin der Kanzlerin

• Koordination von Landtags- und Ressortanfragen
• Leitung und Koordination bzw. Geschäftsführung bei dezernats- und stabsabteilungsübergreifenden Projekten
  Geschäftsführung der Dezernatsbesprechung ("DB")
• Liegenschaftsrecht
• Geschäftsführung von Stiftungen an der JLU
• Geschäftsverteilungsplan der Präsidialverwaltung
• Geschäftsführung des Kanzler/innen-Arbeitskreises Hochschulpersonal sowie Geschäftsführung UnterAG WissZeitVG

Claudia Schick
Claudia.Schick
(Tel. 99-12032)

Leitung des DMS-Projekts

• Abstimmung des hessenweiten Vorgehens im Rahmen des Digitalpaktprojektes
• Koordination des Gesamtprojektes an der JLU
• Entwicklung eines abgestimmten Projektplans in Abstimmung mit allen strategischen Abteilungen der JLU
• JLU-seitige Betreuung der Anforderungen an das DMS-System
• Begleitung der Weiterentwicklung der inneruniversitären Arbeitsprozesse (Change Management)

Service-E-Mail:
dms

Business Analyst

• Anforderungsaufnahme und Analyse von Geschäftsprozessen
• Prozessmodellierung nach BPMN-Standard: Definition, Gestaltung und Optimierung der mit der Digitalisierung verbundenen universitären Prozesse in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Organisationseinheiten
• Begleitung der Weiterentwicklung der inneruniversitären Arbeitsprozesse (Change Management)
• Erarbeitung von Schulungs- und Informationsmaterial, Durchführung von Schulungen, Begleitung bei der Einführung optimierter Prozesse

Technische Koordination

• Aufbau, Konzeption und inkrementelle Einführung elektronischer Akten im DMS
• Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen  bei der Entwicklung und Etablierung von standardisierten Prozessen und Fachverfahren im DMS
• Prozessanalyse und Dokumentation mit Schwerpunkt auf technischen Anforderungen und Datenflüssen im DMS
• Verantwortung für die Datenmigration und Schnittstellen aus und in angebundene Systeme
• Begleitung und Support der Nutzenden bei der Einführung optimierter Prozesse

Patrick Daus
Patrick.Daus@uni-giessen.de
(Tel.: 99-12207)

Leitung des Büros der Kanzlerin

• Strategische Grundsatz- und Organisationsangelegenheiten im Büro der Kanzlerin
• Grundsätze der externen und internen Budgetierung (Budgetierungsmodelle)
• Rücklagenmanagement: Konzeption und Weiterentwicklung
• Mittelfristige Finanzplanung: Konzeption und Weiterentwicklung
• Daten und Informationsmanagement: Konzeption und Weiterentwicklung
• Abteilungsleitung KB5 & KB6
• Vertretung der Dezernentin für Haushalts- und Rechnungswesen/Beschaffung
• Ansprechpartner für Budgetierungs- und Controlling-Themen für: Dezernate, Fachbereiche 08-11, Ressort wissenschaftliche Infrastruktur, Ressort der Präsidentin

Dr. Jan Otto
Jan.Otto
(Tel. 99-12082)

Stellvertretende Leitung des Büros der Kanzlerin

• Abteilungsleitung KB3 & KB4
• Leitung des zentralen Projektmanagements
• Hochschulkoordination für den Betrieb des Rechnungswesen-, Personal- und Beschaffungssystems (SAP, JustOS)
• Leitung laufender Projekte: Identity Access Management (IAM)

Administration im Büro der Kanzlerin

• Terminkoordination
• administrative Unterstützung
• Datenzulieferungen zu Freigabe-, Bleibe- und Berufungsverfahren (in Vertretungsfällen:
  KB-Statistik)
• siehe auch KB1.1

Katharina Schwertfeger
Katharina.Schwertfeger@uni-giessen.de
(Tel. 99-12033)

Projektmanagement

Identitäts- und Zugangsmanagement

Optimierte Raumvergabe und Raumplanung für Lehrveranstaltungen (orv)

Service-E-Mail:
Projektmanagement@admin.uni-giessen.de 

Service-E-Mail:
Mitarbeiterkarte@admin.uni-giessen.de 

Service-E-Mail:
ZLIS@admin.uni-giessen.de 

Identity & Access Management (IAM)

• Konzeption und Unterstützung bei der Einführung von Standardprozessen für das Management der Identitäts- und Zugangsdaten sowie für Chipkarten
• Konzeption und Unterstützung bei der Einführung von Datentransferprozessen zwischen IAM und den kommunizierenden Systemen
• Mitwirken bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung des IAM-Systems
• Entwicklung und Einführung von Standardprozessen für die zentrale Bereitstellung von Serviceleistungen (HRZ-Account, Chipkarte etc.) für Bedienstete, Gäste und Partner der JLU
• Pflege des Geschäftsverteilungsplans

Christian Manuel Dönges
Christian.Doenges
(Tel. 99-12035)

Projektmanagement & Projektcontrolling 

• Projektmanagement IAM
• Projektkommunikation- und Marketing
• Prozessmanagement
• Organisationsentwicklung
• Koordination AG Fachbereichsmanagement
• Pflege des Geschäftsverteilungsplans

Jessica Seegel
Jessica.Seegel
(Tel. 99-12036)

• SAP-Basis-Administration 
• SAP-Anwendungsbetreuung 
• SAP-Berechtigungen
• SAP-Support

Christian Ahlemeyer
Christian.Ahlemeyer@admin.uni-giessen.de 
(Tel. 99-12067)

• SAP-Anwendungsbetreuung 
• SAP-Berechtigungen
• SAP-Support

Marion Treichel
Marion.Treichel@admin.uni-giessen.de 
(Tel. 99-12037)

Strategisches Controlling, Datenmanagement und Berichtswesen

• Akademisches Controlling: Konzeption, Weiterentwicklung und Umsetzung
• Strategisches Controlling: Konzeption, Weiterentwicklung und Umsetzung
• Kennzahlen für das akademische Controlling
• Risikomanagement: Konzeption, Weiterentwicklung und Durchführung
• Datenaufbereitung und Bereitstellung von Statistiken (Prüfungen, Habilitation)
• Kooperative Studiengänge
• Ansprechpartnerin für Budgetierungs- und Controlling-Themen: Fachbereiche 01-07, wissenschaftliche Zentren, Ressort Lehre, Ressort Forschung

Datenmanagement, Hochschulstatistik und akademisches Berichtswesen

• Konzeption, Betrieb und Weiterentwicklung des Datenmanagements
• Fachliche (Weiter-)Entwicklung der bestehenden Applikationen
• Entwicklung datenbankbasierter Applikationen
• Ermittlung von Kennzahlen und Indikatoren für Zielvereinbarungen, Strategieprozesse, Haushaltsaufstellung, Kapazitätsrechnung und Budgetverteilung
• Konzeption, Weiterentwicklung und Erstellung von internen und externen Studierendenstatistiken
• Ansprechpartner für allgemeine statistische Anfragen

Sven Heuer
Sven.Heuer
(Tel. 99-12087)

Carolina Glüer

Natalie Nomerowskaja

Kapazitätsrechnung FB 01-10

• Studiengangsabbildungen
• Modellrechnungen, Kapazitätsermittlung 
• Beantragung der Zulassungshöchstzahlen
• ZVSL/HSP2020
• Berichte für ZVSL/HSP2020
• Lehrkennzahlen

Kapazitätsrechnung 

Kapazitätsrechnung Human- und Zahnmedizin 

• Modellrechnungen 
• Beantragung der Zulassungshöchstzahlen
• Datenbereitstellung für internationale Rankings

Abteilungsleitung IR

• Durchführung von Prüfungen an allen universitären Einrichtungen
• Geschäftsstelle Hochschulrat
• Zertifizierung von EU-Drittmittelprojekten

Interne Revision

• Durchführung von Prüfungen an allen universitären Einrichtungen