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Funktionsadressen / Shared Mailboxen

Hintergrund, Funktion und Anwendung von Shared Mailboxen.

Innerhalb von Exchange gibt es die Funktion, unpersönliche E-Mailadressen über das eigene, persönliche Postfach zu nutzen.

Informationen

Was ist eine Funktionsadresse?

Ein Beispiel ist die Sekretariat@institut.uni-giessen.de

Im Gegensatz zu einer persönlichen E-Mail-Adresse (Vorname.Nachname@fachbereich.uni-giessen.de) ist eine Funktionsadresse nicht einer natürlichen Person zugeordnet.

Eine Funktion in diesem Zusammenhang kann u.a. ein PC-Programm (Adobe@...), eine Veranstaltung (ringvorlesung@...), eine Stelle (tierschutzbeauftragte@...) oder eine Ansammlung von Personen (forschungsgruppe@...) sein.

I.d.R. haben mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf diese E-Mail-Adresse.

 

Was ist eine Shared Mailbox?

Unabhängig von der direkten Übersetzung, handelt es sich um eine Produktbezeichnung von Microsoft: Dort wird im Exchange (Mail-Server) zwischen "User Mailbox" und "SharedMailbox" unterschieden.

Hintergrundinfos bei Microsoft.

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Verteiler und einer Shared Mailbox?

Ein E-Mail-Verteiler (z.B. Rundschreiben.der.JLU@uni-giessen.de) sendet an eine bestimmte Anzahl an Empfängern. Dabei kann der/die Empfänger/in die E-Mail nur lesen und (mit der eigenen Absenderadresse) beantworten.

Eine Shared Mailbox dagegen ist ein eigenes, vollständiges Postfach mit allen Funktionen.

 

Wann brauche ich eine Shared Mailbox?

Wenn Sie gemeinsam von einer E-Mail-Adresse senden möchten. Wenn Sie gemeinsam Kalender, Kontaktlisten, etc. nutzen wollen.

 

Wann reicht ein E-Mail-Verteiler (Sympa-Liste)?

Ein E-Mail-Verteiler reicht, wenn Sie an eine bestimmte Anzahl an Empfängern eine Nachricht senden wollen (ähnlich wie ein Newsletter).

 


 

 

 

Technische Voraussetzungen

Browser

Eine Shared Mailbox kann mit einem Browser (Edge, Firefox, Chrome) in der jeweiligen aktuellen Version genutzt werden.

PC-Programm

Wenn Sie Microsoft Office auf Ihrem PC installiert haben, kann dort Outlook für den Zugriff auf eine Shared Mailbox verwendet werden. Es muss Office in der Version 2013 oder höher sein. Wir empfehlen Office 2016. Wenn Sie Office 2019 installiert haben, funktioniert dies auch. Outlook 2019 ist nicht erforderlich.

Office 2010 funktioniert nicht!

Mac-Programm

Wenn Sie Office 2019 installiert haben, funktioniert dies. Alle Versionen vorher (auch Office 2016 für Mac) können Sie nicht mehr verwenden! Hintergrundinfo für Office 2016 Mac.

Linux-Programm

Sie können z.B. Thunderbird benutzen. Dann ist nur IMAP / nur E-Mail möglich (keine weitergehende Funktionen wie z.B. Kalender).

Smartphone

Sie können auf Ihrem dienstlichen Smartphone die Shared Mailbox als weiters E-Mail-Konto hinzufügen.

Wichtig ist eine aktuelle iOS/Android-Version.

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen Windows 10 mit Office 2016.

 


 

 

 

Beantragung

Wenn Sie eine Funktionsadresse nutzen möchten, müssen Sie eine beantragen. Entscheidend ist, dass Sie nachweisen können, dass Sie berechtigt sind, diese Funktionsadresse nutzen zu dürfen.

Gehen Sie auf diese Seite und füllen Sie das Formular aus.

 


 

 

Einrichtung in Exchange

Neue Mailbox

Wenn Sie eine neue Funktionsadresse beantragt haben, erhalten Sie i.d.R. nach 5 Werktagen eine Benachrichtigung, dass das Funktionspostfach eingerichtet ist.

 

Umzug von Horde nach Exchange

Horde ist ein anderes E-Mailsystem. Horde und Exchange sind zwei verschiedene Welten. Sie erhalten Ihre Funktionsadresse in Exchange und können diese nur über Exchange benutzen.

Füllen Sie dieses Formular aus. Die Anmeldung muss mit der HRZ-Benutzerkennung der unpersönlichen Mailadresse erfolgen.

Sie erhalten dann alle Informationen via E-Mail. Die Bearbeitung erfolgt ab Dezember 2020.

 


 

 

Arbeiten mit Shared Mailbox

Öffnen des Postfachs in Outlook

Bitte beachten Sie die technischen Voraussetzungen von oben auf dieser Seite.

Eine Shared-Mailbox hat keine eigenen Zugangsdaten. Daher gibt es weder Benutzernamen, noch Passwort. Sollten Sie eine Funktionsadresse mit HRZ-Benutzerkennung früher genutzt haben, so werden die HRZ-Benutzerkennung und das Passwort mit der Umstellung gelöscht.

Unabhängig von dem Programm (also auch Thunderbird, Apple-Mail, Outlook, etc.) oder dem Gerät (auch iOS und Android) ist eine Einrichtung immer mit der E-Mail-Adresse (funktionsname@fachbereich.uni-giessen.de) und Ihren persönlichen Zugangsdaten möglich.

Wir gehen davon aus, dass Ihre persönliche E-Mail-Adresse schon in Outlook eingerichtet ist, dazu richten Sie Ihr E-Mail-Konto wie hier beschrieben ein.

Auf dieser Seite sehen Sie die Anleitung für Outlook. Diese gilt analog für alle anderen Programme.

 

 

Öffnen des Postfachs im Browser

Gehen Sie auf https://owa.uni-giessen.de und melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten an (HRZ-Benutzerkennung und HRZ-Netzpasswort).

Klicken Sie oben rechts auf Avatarbild. Klicken Sie in dem Menü auf "Weiteres Postfach öffnen...". In dem Fenster geben Sie den Namen ein (z.B. Sekretariat@institut.uni-giessen.de) und klicken Sie auf öffnen.

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