Kurzanleitung zur neuen Nutzungsoberfläche Pilos für Webkonferenzen

Willkommen zur Anleitung für die neue Oberfläche von webconf.hrz.uni-giessen.de an der JLU. Die alte Oberfläche (Greenlight) musste erneuert werden, da sie nicht mehr weiterentwickelt wird. Diese Anleitung soll Ihnen einen schnellen Einstieg in die neue Oberfläche ermöglichen und zeigen, wie Sie einen neuen virtuellen Meeting-Raum erstellen können.

Bitte beachten Sie: Die Oberfläche von BigBlueButton in der Webkonferenz ändert sich durch dieses Update nicht! Es ändert sich nur die Oberfläche zur Verwaltung der Meeting-Räume.
Bestehende Meeting-Räume wurden in die neue Oberfläche überführt. Die alten Links behalten alle ihre Gültigkeit.

Inhaltsverzeichnis

1. Anmeldung in Pilos
2. Raum erstellen
3. Übersicht über die Raumfunktionen
4. Raum anpassen (Einstellungen / Expertenmodus)
5. Ein Meeting mit Moderationsrechten betreten

6. Moderationsrechte über personalisierte Raumlinks erteilen 

1. Anmeldung in Pilos

Bitte melden Sie sich über den blauen Button "Mit einem JLU Account anmelden" an. Nach drücken des Buttons geben Sie auf der Log-in Seite Ihre HRZ-Kennung und das Passwort ein.

Bitte nutzen Sie nicht den Reiter "E-Mail", um sich in BBB anzumelden.

2. Raum erstellen

Nach der Anmeldung befinden Sie sich auf Ihrer persönlichen Startseite. Hier sehen Sie eine Übersicht Ihrer bereits erstellten Räume sowie Ihrer Mitgliedschaften in anderen Räumen.

• Um einen neuen Raum zu erstellen, klicken Sie unter dem Abschnitt "Räume" auf "Raum erstellen".

• Im folgenden Popup-Fenster können Sie einen Namen für das Meeting erstellen. Wählen Sie dann bei der Art bspw. "Meeting" aus, um sich die Standardeinstellungen anschauen. Die Standardeinstellungen können Sie auch ändern, nachdem Sie den Raum angelegt haben (s.u.). Klicken Sie bitte abschließend auf "Erstellen".

Der Raum ist nun erstellt und kann verwendet werden. Um den Raum mit anderen Nutzern zu teilen, klicken Sie auf den Button "Teilen" und senden die kopierten Informationen beispielsweise per E-Mail weiter.

3. Übersicht über die Raumfunktionen

(1)    Meeting starten – startet das Meeting für alle. 

(2)    Teilen: Meetinglink in die Zwischenablage kopieren – kopiert den Link, damit Sie ihn verschicken können. 

(3)    In den Einstellungen – hier können Sie z. B. die Videoaufzeichnung einschalten. 

(4)    Eine Historie der Meetings – zeigt alle Aktivitäten im Meeting in den letzten 30 Tagen. 

(5)    Aufzeichnungen der letzten 14 Tage – diese werden danach automatisch gelöscht; speichern Sie wichtige Aufzeichnungen vorher. 

(6)    Dateien für den Meetingraum hochladen – Dateien, die Sie bei der Besprechung zeigen wollen, können hier abgelegt werden. 

(7)    Erstellen eines personalisierten Raumlinks (Siehe Punkt 4)

(8)    Teilnehmendenliste – wird für Meetings erstellt, dazu müssen die Teilnehmenden sich bereits einmal unter https://webconf.hrz.uni-giessen.de angemeldet haben.

4. Raum anpassen (Einstellungen / Expertenmodus)

In den Einstellungen können Sie z.B. konfigurieren, ob der Beitritt durch ein Zugangscode geschützt ist (Standardeinstellungen). Weitere Einstellungen können Sie vornehmen, in dem Sie den Expertenmodus aktivieren. Dort können Sie z.B. die Aufzeichnungen aktivieren, den Warteraum konfigurieren oder auch die Moderationsrechte steuern (s.u.).

5. Ein Meeting mit Moderationsrechten betreten 

Vor der Umstellung auf Pilos konnte jede/r ohne Anmeldung in einen Meetingraum per Link eintreten und Moderationsrechte bekommen. Das ist unter Pilos nicht mehr möglich. 

In Pilos müssen Sie sich die Teilnehmenden zurvor in Pilos selbst anmelden, um entsprechende Moderationsrechte zu erhalten. Dies setzt allerdings voraus, dass die entsprechende Einstellung im Meetingraum vom Besitzer des Raumes vorgenommen wurde. Diese Einstellung bei aktiviertem Expertenmodus sieht wie folgt aus:

Bei den Räumen, die vor der Umstellung auf Pilos eingestellt hatten, dass alle Teilnehmenden Moderationsrechte haben, wurde diese Einstellung automatisch vorgenommen. Wenn Sie in Pilos neue Räume einrichten, müssen Sie diese Einstellung nach dem Anlegen des Raumes in den Experteneinstellungen selbst vornehmen. Wichtig bleibt jedoch, dass man nur die Moderationsrechte in BBB bekommt, wenn man als Teilnehmende/r in Pilos angemeldet ist.

6. Moderationsrechte über personalisierte Raumlinks erteilen

Wenn Sie ein Meeting für Ihre Vorgesetzte oder einen externen Gast planen und selbst nicht dabei sein können, jedoch nicht jede/r Teilnehmende Moderationsrechte haben soll, geben Sie vorher Moderationsrechte über einen personalisierten Raumlink (s.u.).

(1)    Personalisierten Raumlinks anlegen

(2)    Klicken Sie auf den „+-Button“: geben Sie Vor- und Nachname ein und wählen Sie die Rolle „Moderator“.

(3)    Der personalisierte Raumlink wird über den blauen Button in die Zwischenablage kopiert, Sie können diesen dann per E-Mail an die Personen senden).