FAQ: Umstellung der Prüfungsverwaltung

Hinweis: Die Anmeldung zur Klausur F5 Chirurgie - Teil 2 finden sie im 2. klinischen Semester, 
die Anmeldung zur Klausur F11 Innere Medizin - GiCuMed II finden sie im 1. klinischen Semester. 

Letztes Update: 22.04.25

1. Worum geht es?
2. Wie läuft die jetzt die Prüfungsanmeldung mit Flexnow?
3. Wo und wie melde ich mich bei Flexnow an?
4. Wo erhalte ich generelle Hilfe zur Bedienung von Flexnow?
5. Was passierte mit meinSTUDIUM?
6. Welche Prüfungsleistungen sehe ich in Flexnow?
7. Was bedeuten die Kürzel und Ergänzungen bei den einzelnen Leistungen?
8. Warum finde ich manche Lehrveranstaltung/Leistung nicht in den dazugehörigen Semestern?
9. Ich habe eine Leistung erbracht, die in Flexnow fehlt, was nun?
10. Was bedeutet "Zugehörig zum X_ Semester"?
11. Was bedeuten die Einträge zu ArbMedVV in Flexnow? 
12. Wo bekomme ich eine Leistungsübersicht für behördliche Zwecke?

Worum geht es?

Die bisherige vom Fachbereich Medizin der JLU  selbst entwickelte Campusmanagement-Software "meinSTUDIUM" zur Prüfungsverwaltung im klinischen Abschnitt, wurde in mehreren Schritten zwischen Juni 2021 bis März 2023 durch die zentrale universitäre Prüfungsverwaltung mittels "Flexnow" abgelöst. Über Prozesse im vorklinischen Studienabschnitt informieren sie sich bitte hier.

Wie läuft jetzt die Prüfungsanmeldung mit Flexnow?

Die online Anmeldung über Flexnow zu Klausuren/Prüfungen ist für die Studierenden ALLER klinischen Semester verpflichtend. 

Bitte beachten sie dabei folgende Hinweise:

1. Die Anmeldefrist zu allen Klausuren startet in aller Regel am 01.11. zum jeweiligen Wintersemester und am 01.05. zum jeweiligen Sommersemester. Die An- und Abmeldefrist endet jeweils sieben Tage vor dem festgelegten Prüfungstermin. 
2. Bereits bestehende Einstiege in den Prüfungszyklus wurden aus meinSTUDIUM übernommen. Prüfen sie daher bitte unbedingt ihren Anmeldestatus in Flexnow. Eine Abmeldung ist in diesen Fall auch nicht mehr möglich! (Ausnahme: Abmeldung von max. einem Termin pro Semester per E-Mail bei den Prüfungsverantwortlichen). Es gilt: Einmal Prüfungszyklus, immer Prüfungszyklus (natürlich bis zum Bestehen der Prüfung).
3. Atteste oder Abmeldungen nach StO sind in Flexnow dokumentiert. Sie finden diese Bemerkungen bei den Prüfungsergebnissen.
4. Sie können sich nur für Prüfungen anmelden, die maximal ihrer aktuellen Semesterzugehörigkeit entsprechen. Ein Vorziehen von Prüfungen ist NICHT möglich. Die Semesterzugehörigkeit finden sie ebenfalls in Flexnow dokumentiert (siehe FAQ weiter unten).
5. Anmeldungen zu Seminaren und Praktika sind NICHT über Flexnow möglich, ihre Teilnahme wird über die zentralen Semesterlisten organisiert und anschliessend in Flexnow veröffentlicht. 
6. Beachten sie bitte auch die Zählung der Prüfungsversuche! Sie haben maximal 4 Versuche (inkl. Erstversuch) im klinischen Studienabschnitt. 

Bitte beachten sie: Über erfolgreiche An- und Abmeldungen bekommen sie von Flexnow eine Bestätigung per E-Mail an ihre universitäre Mailadresse. Bitte heben sie diese Mails unbedingt auf.

Falls Sie eine Klausur unter Flexnow nicht im vermuteten Semester finden, lesen Sie bitte auch unbedingt  Punkt Nr. 8 diese FAQ!

Wo und wie melde ich mich bei Flexnow an?

Zur Anmeldung bei Flexnow geht es hier entlang:  Flexnow
Für die Anmeldung benötigen sie ihre Kennung aus dem HRZ. Es ist dieselbe Kennung, die auch für Stud.iP/ILIAS (k-MED) oder Webmail benötigt wird. Bei Fragen zu dieser Kennung müssen sie sich daher immer direkt an den Support des HRZ wenden. Das Studiendekanat kann ihnen hier nicht weiterhelfen!
 

Wo erhalte ich generelle Hilfe zur Bedienung von Flexnow

Hierfür bietet das Flexnow Team eine eigene Hilfeseite an. Ebenfalls hilfreich ist diese Präsentation aus dem Fachbereich Veterinärmedizin, die den Umgang mit Flexnow zur Prüfungsan- und abmeldung gut erläutert und auch auf den Fachbereich Medizin anwendbar ist. 
 

Was passiert mit meinSTUDIUM?

Am 31.03.2023 wurde meinSTUDIUM komplett abgeschaltet. Für alle prüfungsrelevanten Vorgänge nutzen Sie jetzt ausschliesslich Flexnow. Lehrorganisatorische Dinge finden sie weiterhin auf unsere Homepage und unter k-MED und ggf.  Stud.IP. Beachten sie hierzu auch die Hinweise im Vorspann des klinischen Stundenplans. 

Welche Prüfungsleistungen sehe ich in Flexnow?

Sie sehen alle bereits abgeleisteten Prüfungen und diese in deutlich detailierterer Form als es bislang unter meinSTUDIUM der Fall war. Auch alle künftig erbrachten Leistungen erscheinen nun nur noch auf Flexnow und nicht mehr unter meinSTUDIUM. Dies gilt seit dem WS 2022/23. Die zu erbringenden Leistungen basieren auf den veröffentlichten Scheinvergabekriterien. Sie sehen beispielsweise nun auch die Teilnahme an unbenoteten Praktika oder Seminaren als Leistungsnachweis. Wie ein kompletter Leistungsnachweis nach dem 6. klinischen Semester exemplarisch aussieht, sehen sie an diesem Beispiel (siehe PDF).

Was bedeuten die Kürzel und Ergänzungen in Flexnow?

K steht für Klausur, P für Praktika und S für Seminar. Steht hinter dem Veranstaltungsnamen in Klammern "Teilnahme", handelt es sich um eine unbenotete Leistung. Details können sie jeweils den zur Veranstaltung passenden Scheinvergabekriterien entnehmen. Steht vor einer Leistung "IMPORT" handelt es sich um einen Alt-Daten Import auf dem Stand vom Sommersemester 2021. Die importieren Leistungen wurden nur als Gesamtleistung eingelesen, hier fehlt die Aufschlüsselung nach Teilleistungen. Da die Gesamtleistung gebucht wurde, gelten die Lehrveranstaltungen natürlich als komplett bestanden. Sie müssen in diesem Fall die Teilleistungen nicht nachtragen lassen!

Warum finde ich manche Lehrveranstaltung/Leistungen nicht in allen dazugehörigen klinischen Semester?

Jede Lehrveranstaltung wird dem klinischen Semester zugeordnet, in welchem erstmalig eine benotete Prüfungsleistung abgelegt werden muss. Bei Lehrangeboten die sich über mehreren Semester und teils sogar mit Unterbrechungen erstrecken, ist der Eintrag daher immer in dem Semester zu finden, in dem sie erstmalig eine Prüfung zur entsprechenden Veranstaltung ablegen müssen.

Beispiel an F11 Innere Medizin: Hier finden Vorlesungen, Praktika und Prüfungen im 1., 3. und 6. klinischen Semester statt. Den Eintrag zu den Leistungsnachweisen finden sie allerdings nur im 1. klinischen Semester. Anders sieht es bei F2 Anästhesiologie aus, hier finden zwar Veranstaltungen bereits im 1. klinischen Semester statt, allerdings wird die erste Klausur erst im 2. klinischen Semester geschrieben. Sie finden den Eintrag daher unter der Fachgruppe "2. klinisches Semester".

Bei den Teilleistungen bleiben die Zuordnungen zu den Semestern, in dem sie abgelegt wurden, natürlich dokumentiert. Auch hier hilft zum Verständnis ein Blick in die exemplarische Gesamtübersicht (siehe PDF).

Ich habe eine Leistung bereits erbracht, die in Flexnow fehlt. Was nun?

In diesem Fall: Zunächst Ruhe bewahren. Es gibt verschiedene verwaltungstechnische Gründe, warum einzelne Leistungen noch fehlen können. Die Leistungen sind allerdings im Studiendekanat sicher dokumentiert, sofern diese von den Prüfungsverantwortlichen sachgerecht übermittelt wurden. Sollte also eine Leistung fehlen, nutzen sie bitte folgendes Formular und geben sie dabei folgende Daten an:

1. Ihre Matrikelnummer
2. Ihren vollständigen Namen und Vornamen
3. Angabe welche Leistung fehlt (möglichst genaue Bezeichnung)
4. Angabe in welchem Semester sie diese Leistung erbracht haben

Ihre Angaben werden dann von uns überprüft und in Flexnow nachgetragen. Sollten wir Nachfragen haben, melden wir uns bei ihnen. Sofern die fehlende Leistung noch nicht für die M2-Anmeldung zeitlich relevant ist, kann die Nachtragung bis zu 12 Wochen in Anspruch nehmen. 

Hinweis: Steht vor einer erbrachten Leistung "Import:" dann wurde diese Leistung vollständig aus dem Alt-System übernommen und als "Bestanden" dokumentiert. Eine Nacherfassung von dazugehörigen Teilleistungen ist dann nicht mehr notwendig! 

Bitte beachten sie unbedingt auch noch folgende Sonderfälle:

• Auslandsanerkennungen: In diesem Fall kann die Erfassung u.U. etwas länger dauern, wird aber in jedem Fall fristgerecht zur M2 Anmeldung erfolgen. 
• Klinische Wahlfächer: Dies werden, da sie semesterunabhängig stattfinden, in unregelmässigen Abständen gemeldet und verzögert nachgetragen. Bitte haben sie hier daher Geduld.

Was bedeuten die Prüfungen/Lehrveranstaltungen "_Zugehörig zum x. klinischen Semester"?

Dies sind natürlich keine echten Lehrveranstaltungen oder Prüfungen. Diese werden daher weder benotet noch bewertet. Anhand dieser Eintragungen können sie allerdings jederzeit nachvollziehen, wann sie in welchem klinischen Semester eingetragen waren, bzw. eingetragen sind. Auch gelten diese Eintragungen als Vorbedingungen für die verschiedenen Prüfungsanmeldungen. Sehen sie diese Eintragungen bitte als virtuelle Zuordnungen, die ihr Studium organisieren. 

Was bedeuten die Einträge zu "ArbMedVV" in Flexnow?

ArbMedVV steht für "Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge". Um an dem Klinisch-Praktischen Unterricht (UaK - Unterricht am Krankenbett) teilnehmen zu können, ist auch für Studierende nach dem Anhang der ArbMedVV eine arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge vorgesehen. Diese firmiert unter "Beratungsgespräch" in Flexnow. Des weiteren ist gesetzlich ein Nachweis des Immunstatus "Masern" vorgesehen. Dieser firmiert unter "Immunstatus Masern" in Flexnow. Für beide Nachweise werden sie zu Beginn des Eintritts in den klinischen Abschnitt vom Institut für Arbeits- und Sozialmedizin angeschrieben und über den Ablauf informiert. Die erfolgten Nachweise werden dann rechtzeitig zu Beginn der Klinisch-Praktischen Unterrichtseinheiten in Flexnow verbucht. Sollten Nachweise nicht vorliegen werden sie per E-Mail kontaktiert. Ohne die entsprechenden Nachweise ist eine Teilnahme am UaK nicht möglich. 

Wichtig: Diese Nachweise werden erstmalig für Studierende verbucht, die im WS 2024/25 in den klinischen Abschnitt eingestiegen sind. Sollten sie also vor dem WS 2024/25 in den klinischen Abschnitt eingestiegen sein, sehen sie keine Verbuchung, bzw. erst kurz vor M2 Eintritt als Nachbuchung. Bitte sehen Sie daher von Nachfragen ab, wenn sie nicht zur vorgenannten Gruppe Studierender gehören. 

Woher bekomme ich einen offiziellen Leistungsnachweis für behördliche Zwecke?

Unter dem Punkt "Leistungsübersicht (PDF)" innerhalb von Flexnow können sie sich eine PDF mit allen in Flexnow gebuchten Leistungen im klinischen Abschnitt erstellen. Bitte wählen sie hierzu unter Reportformat "Mit bestandenen Modulprüfungen" aus. Wählen sie unter Reportformat "Mit allen Modulprüfungen" aus, erscheinen sämtliche Flexnow-Einträge zur jeweiligen Teilleistung (also auch Fehlantritte, Atteste, etc.). Die PDF-Dateien sind für Externe durch ein Kennwort und Benutzerkennung auf Echtheit überprüfbar. Hierfür können sie auch ein Ablaufdatum beim Erstellen der PDF-Datei einstellen. Zusätzlich können sie für sich selbst eine Bemerkung zur PDF Datei erfassen.

Die erstellten PDFs sind allerdings nicht dynamisch! Bedeutet: Nach dem Zeitpunkt der Erstellung der PDF-Datei in Flexnow gebuchte Leistungen sind nicht mehr in der PDF Datei enthalten, in diesem Fall müssen sie die Datei erneut erstellen.

Leistungsübersichten in englischer Sprache können in Flexnow und vom Studiendekanat Medizin nicht erstellt werden. Bitte lassen sie das Dokument von einer staatlich geprüften Stelle übersetzen. 

Sollten sie in gut begründeten Fällen eine PDF Datei mit Stempel/Siegel des Fachbereichs benötigen, können sie dies per E-Mail im Studiendekanat anfordern und/oder zu den Sprechzeiten abholen.