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Glossar

Finden Sie hilfreiche Informationen rund um das Verwaltungshandeln an der JLU ergänzend zu den Richtlinien für die Zusammenarbeit in der Präsidialverwaltung. Das Glossar soll Ihnen Orientierung bieten - egal, ob Sie in einer dezentralen oder zentralen Einrichtung tätig sind.

Über das Glossar

Was ist das Glossar? 

Die Regelungen in den Richtlinien für die Zusammenarbeit in der Präsidialverwaltung sollen allen Organisationseinheiten an der JLU Hilfestellung und Orientierung bei der täglichen Verwaltungsarbeit bieten. Die JLU empfiehlt auch allen dezentralen Einrichtungen die Anwendung der Richtlinien. Ergänzend zu den Richtlinien finden Sie im Glossar einzelne Begriffe von A bis Z "rund um das Verwaltungshandeln", die dort noch einmal näher erläutert werden und zum Teil mit Beispielen hinterlegt sind. Darüber hinaus finden Sie weitere Stichworte "rund um die JLU" in einer Liste JLU von A bis Z.

Hinweis: Das Glossar wird laufend überarbeitet. Sollte an einzelnen Stellen noch der (ursprünglich angedachte) Begriff "Geschäftsordnung" stehen: Hiermit sind die "Richtlinien" gemeint.

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Glossar

Hierbei handelt es sich um die verantwortliche Stelle oder Person, welche die Leitung und Koordination einer Aufgabe oder eines Projekts übernimmt. Die Zuständigkeiten ergeben sich grundsätzlich aus dem Geschäftsverteilungsplan . Bei Schreiben aus der Postmappe ist der federführende Bereich durch eine „Einkreisung“ markiert. Für den Fall von Unklarheiten oder Unsicherheiten ist die Festlegung von Federführungen auch ein Thema, das in der sogenannten „DB“-Runde angesprochen wird.

Siehe § 5 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.

Grundsätzlich sind alle formellen Bescheide schriftlich zu erstellen und postalisch zu übersenden, wie z. B. Widerspruchsbescheide, aber auch Kündigungsschreiben, Ablehnungen von Stipendien etc. In vielen anderen Fällen ist es aber ausreichend, die Schreiben nur im digitalen Format zur Verfügung zu stellen (z. B. als PDF per Mail). In vielen Fällen erfolgt die Beantwortung ausschließlich – ohne ein formelles Schreiben im Anhang – per E-Mail, wie z. B. Ressortanfragen des HMWK oder auch Landtagsanfragen. Grundsätzlich muss alles, was dokumentiert und auch digital abgelegt werden soll, mindestens in Form einer E-Mail versandt werden.

Siehe § 10 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.

Im Gegensatz zu einer persönlichen E-Mail-Adresse (Vorname.Nachname@admin.uni-giessen.de) ist eine Funktionsmailadresse nicht einer natürlichen Person zugeordnet, sondern kann von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden. Ein Beispiel ist arbeitssicherheit@admin.uni-giessen.de. Voraussetzungen zur Beantragung einer Funktionsemailadresse und weitere Abgrenzungen siehe: Was ist eine Funktionsadresse?

Siehe § 3 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.