S
Bezeichnet ein nach außen gehendes Schreiben, dessen Original (i. d. R. die unterzeichnete Ausfertigung) die Empfängerin/der Empfänger in Händen halten wird und dessen Kopie bei den Akten der Dienststelle verbleibt.
Beispiel: Z. B. Schreiben an Ministerien, an die Stadt Gießen etc.
Siehe § 9 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.
Ein internes Schreiben ist ein Schreiben zwischen Organisationseinheiten der JLU.
Beispiel: Z. B. Schreiben des Präsidenten an ein Dekanat (formell inkl. Briefkopf); zu den "nichtformellen Schreiben" (d.h. ohne Briefkopf) gehören z.B. interne Aktenvermerke innerhalb der Präsidialverwaltung)
Siehe § 9 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.
Als Formerfordernis gilt die Schriftform für bestimmte Rechtsgeschäfte und Willenserklärungen und sieht vor, dass diese schriftlich fixiert und eigenhändig unterschrieben sein müssen, um gültig zu sein.
Beispiel: Es handelt sich hier insbesondere um z. B. Urkunden und Verträge.
Siehe § 9 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.
Universitätssiegel und Fachbereichssiegel: U. a. Aussehen und Funktion von Siegeln sowie deren Verwendung sind in der Siegelordnung der JLU beschrieben; Siegel dürfen nur in den konkret geregelten Fällen verwendet werden.
Informationen dazu: https://www.uni-giessen.de/de/mug/2/pdf/2_20_01_1.pdf
Siehe § 14 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.
Details zur Beschaffung von Dienstsiegeln finden Sie im Übrigen in der Beschaffungsordnung der JLU unter der Ziffer 5.2. Die Ersatzbeschaffung eines Siegels erfolgt durch die Abteilung Beschaffung und Materialwirtschaft (materialwirtschaft@admin.uni-giessen.de) in enger Abstimmung mit dem Dezernat Recht, Zentrale Aufgaben, Sicherheit und Angelegenheiten der Studierenden (Ansprechperson: Katrin.Amling@uni-giessen.de).
In der Signatur sind Angaben zu Kontaktdaten gebündelt.
In der klassischen Signatur, welche verpflichtend unter E-Mails – sowohl intern als auch extern – zu setzen ist, muss die JLU genannt werden, weiter sind die Organisationseinheit zu nennen sowie die Kontaktdaten anzugeben.
Alle Informationen zur E-Mail-Signatur finden Sie hier.
Siehe § 10 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.
Hier ist der „klassische Stempel“ gemeint, der in Verbindung mit einem Stempelkissen genutzt wird. Z. B. bei Verträgen, Formularen etc. ist i. d. R. nicht nur der Name der/des Unterzeichnenden erforderlich, sondern auch Angaben zur Dienststelle und Angaben, in welcher Funktion unterzeichnet wird. Bei allen Dateien, die man selbst bearbeiten kann, ist dieser „Stempel“ gleich mit in das Dokument aufzunehmen. Muster z. B. zur Unterzeichnung von Verträgen seitens der Kanzlerin:
Justus-Liebig-Universität Gießen
– Die Präsidentin -
Ludwigstraße 23
35390 Gießen
i. V. Susanne Kraus
Kanzlerin
Anderenfalls sind Dokumente, die z. B. seitens Externer zur Unterzeichnung vorgelegt werden, vor der Vorlage zur Unterzeichnung mit Datum und einem „händischen“ Stempel zu versehen.
Bei Fragen zur Beschaffung von Stempeln (egal, ob diese für die Administration oder für Professuren etc. beschafft werden sollen) wenden Sie sich bitte an die Abteilung D6/Beschaffung und Materialwirtschaft; E-Mail: materialwirtschaft@admin.uni-giessen.de).
Details zur Beschaffung von Stempeln (und Dienstsiegeln) finden Sie im Übrigen in der Beschaffungsordnung der JLU unter der Ziffer 5.2.