Shared Mailbox in Gmail hinzufügen
Was ist das Ziel: Wenn Sie Zugriffsrechte für eine Funktionsadresse (Shared Mailbox) haben, können Sie diese in Gmail einrichten. Hier erfahren Sie, wie Sie dies machen.
Voraussetzung: Sie müssen sog. Manager sein (autorisierter Nutzer). Die Owner können Manager benennen und verwalten. Manager können auch Owner sein. Aber nur Manager haben Zugriffsrechte.
Die Android-Version muss mindestens 13 sein. Empfohlen wird mindestens Version 15. Die Anleitung bezieht sich auf Version 16 vom 10. Juni 2025 und ist mit sog. Stock-Android gemacht - also eine Variante, die direkt von Google kommt.
Die Gmail-App muss - wie alle anderen Apps auch - mit allen aktuellen Sicherheitspatches aus dem Store installiert sein.
Eine Shared Mailbox selbst hat keine Zugangsdaten. Sie authentifizieren sich immer mit Ihrem Account (Benutzername und Ihrem Passwort). Für alle Programme ist es immer erforderlich, dass Sie die volle Adresse eingeben: funktionsadresse@uni-giessen.de.
Für Gmail benötigen Sie zusätzlich den Alias (bzw. den Benutzernamen der Shared Mailbox) der Funktionsadresse. Dieser wird Ihnen in der Bestätigungsemail mitgeteilt und beginnt mit SM+6 Zahlen. Beispiel: SM012345@uni-giessen.de. Hier erfahren Sie, wie Sie diesen herausfinden.
1. Schritt
Starten Sie Gmail und klicken Sie im linken Menü auf [Einstellungen]. Wählen Sie dann [Konto hinzufügen].
2. Schritt
Wählen Sie im Dialog [Sonstige] (1) aus:
3. Schritt
Geben Sie in das Feld (2) die zugewiesene E-Mail-Adresse ein. Diese finden Sie in den Bestätigungsemails.
Klicken Sie dann auf [Manuell einrichten] (3):
4. Schritt
Wählen Sie [Privat (IMAP)] (4):
5. Schritt
Geben Sie Ihr persönliches Kennwort (5) Ihrer J-Kennung ein und klicken Sie auf [Weiter] (6):
6. Schritt
Geben Sie den Nutzernamen (7) in dem Format J-Kennung@ad.uni-giessen.de\SM-Kennung ein.
Sie SM-Kennung erfahren Sie hier.
Das Passwort (8) ist Ihr persönliches Kennwort aus dem 5. Schritt.
Als Server (9) geben Sie bitte "exchange.uni-giessen.de" ein. Klicken Sie dann auf [Weiter] (10):
7. Schritt
Achten Sie auf den Schalter (11), der muss nach rechts zeigen. Geben Sie beim Nutzernamen (12) nur J-Kennung@ad.uni-giessen.de ein.
Das Passwort (13) ist Ihr persönliches aus dem 5. Schritt.
Als SMTP-Server (14) geben Sie bitte "exchange.uni-giessen.de" ein. Klicken Sie dann auf [Weiter] (16):
8. Schritt
Kontrollieren Sie, ob die Kontooptionen (16) für Ihren Bedarf passen. Klicken Sie anschließend auf [Weiter] (17):
9. Schritt
Zum Abschluss können Sie noch einen "Kontonamen" (18) und "Mein Name" (19) angeben.
Schließen Sie den Vorgang durch Klicken auf [Weiter] (20) ab:
