Beschaffung und Materialwirtschaft
Ausschreibung und Beschaffungsverfahren
Die Verfahren zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen werden hier näher erläutert.
Die Öffentliche Ausschreibung ist grundsätzlich das Verfahren der Wahl, wenn es darum geht, einen möglichst großen Wettbewerb sicherzustellen. Alternativ kann eine Beschränkte Ausschreibung mit einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Diese benötigt als zweistufiges Verfahren in der Regel jedoch einen größeren zeitlichen Rahmen.
Eine Verhandlungsvergabe ist im Gegensatz zur öffentlichen bzw. beschränkten Ausschreibung weniger formal gestaltet, muss jedoch trotzdem immer noch nachvollziehbar sicherstellen, dass die Vergabe unter Beachtung des Haushaltsgrundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit erfolgt ist.
Die Verfahren zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen werden hier näher erläutert.
Beschaffung von Forschungsgroßgeräten
Für Geräte, deren Anschaffungswert 200.000 EUR (inkl. Mehrwertsteuer) übersteigt und die weit überwiegend der Forschung dienen, gibt es die Möglichkeit, einen Anteil von 50% der Investitionskosten aus dem Förderprogramm "Forschungsgroßgeräte" nach Art. 91b GG bei der DFG zu beantragen. Die verbleibenden 50% müssen aus Eigenmitteln der Hochschule kofinanziert werden.
Der Prozess für Anschaffung eines solchen Forschungsgroßgerätes (FGG) setzt somit weit im vor dem eigentlichen Beschaffungsverfahren an. Neben den Vizepräsidenten für Forschung bzw. wissenschaftliche Infrastruktur sind auch die Bauabteilung, das Finanzdezernat und das Hochschulrechenzentrum in die Planungen einzubeziehen, damit die baulichen, bautechnischen und infrastrukturellen Anforderungen sowie auch die Finanzierung bis zur Beschaffung des FGG geklärt und umgesetzt werden können.
Zur Begleitung des Prozesses hat die JLU einen Fragebogen entwickelt, mit dem die o. g. Aspekte bereits frühzeitig in den Blick genommen und die Antragstellung für die Förderung vorbereitet werden kann. Dieser Fragebogen wird hier zum Download zur Verfügung gestellt. Wenn Sie die Beschaffung eines Großgerätes und damit die Beantragung einer entsprechenden Förderung bei der DFG beabsichtigen, füllen Sie bitte zunächst diesen Fragebogen aus und legen ihn der Abteilung D 6 - Beschaffung und Materialwirtschaft vor. Von dort wird die Verteilung des Fragebogens an die jeweiligen Schnittstellen durchgeführt und die Klärung noch offener Fragen koordiniert.
Nach diesen Schritten erfolgt die eigentliche Beantragung der Förderung. Die vom Antragsteller erstellten Informationen werden über das DFG-Portal "Elan" der DFG übermittelt. Am Ende dieses Vorgangs wird ein Quittungsdokument erzeugt, welches sodann in Papierform vom Antragsteller und der Hochschulleitung unterzeichnet der DFG übersandt wird.
Nach Vorliegen der positiven Begutachtung durch die DFG kann das eigentliche Beschaffungsverfahren eingeleitet werden. Bitte beachten Sie, dass in jedem Falle ein förmliches Vergabeverfahren durchgeführt werden muss, welches erst nach der Vorlage des Bewilligungsbescheides der DFG eingeleitet werden kann. Hierfür steht Ihnen die Abteilung D 6 - Beschaffung und Materialwirtschaft zur Verfügung.
Ausführliche Informationen über die Fördermöglichkeiten sowie ein Merkblatt zur Antragstellung und die dafür erforderlichen Formulare können auf der Website der DFG abgerufen werden.
Beschaffungsordnung der JLU
Am 1. Juli 2025 hat das Präsidium eine Neufassung der Beschaffungsordnung verabschiedet, die mit der Bekanntmachung am 10. Juli 2025 in Kraft trat. Mit der Neufassung wird u. a. der Themenschwerpunktes „Nachhaltige Beschaffung“ in die Ordnung übernommen. Auch der Leitfaden Beschaffung wurde ergänzt, insbesondere enthält dieser zusätzliche Erläuterungen zur Beauftragung externer Beratungsleistungen, die bei der Vergabe solcher Leistungen zu beachten sind.
Die Beschaffungsordnung regelt die Vorgehensweise bei der Vergabe von Aufträgen für Dienstleistungen sowie zur Lieferung von Waren sowie die spezifischen Bestellbefugnisse. Sie stellt die zur Beschaffung notwendigen Voraussetzungen dar und legt die Nutzung von Rahmenverträgen sowie des Online-Shopsystems JustOS fest, das verpflichtend für die Beschaffung einer Vielzahl von Waren zu nutzen ist, sofern dies über das System möglich ist.
Sie gilt unabhängig von der Mittelherkunft für alle Beschaffungsmaßnahmen im Bereich der JLU, worunter insbesondere folgende Vorgänge fallen:
- Beschaffung von Geräten und Ausstattungsgegenständen (Kaufverträge)
- Lieferaufträge für Waren und Verbrauchsmaterialien (Kaufverträge)
- Dienstleistungsverträge, wie z. B. Service- oder Wartungsverträge, Reparaturaufträge, usw.
- Beauftragung von Externen Beratungsdienstleistungen
- Miet- und Leasingverträge (ausgenommen Immobilien).
Im Merkblatt zur Beschaffungsordnung finden Sie knapp und übersichtlich zusammengefasste Informationen für die Durchführung von Beschaffungsvorgängen.
Weitere Erläuterungen und Prozessbeschreibungen zum Beschaffungsverfahren enthält der „Leitfaden Beschaffung“.
Unter Berücksichtigung der vertraglichen Regelungen zur Kooperation mit der UKGM GmbH gelten für den FB 11 – Medizin die bisher bestehenden Besonderheiten im Beschaffungswesen fort. Hier gilt eine zentrale Beschaffung über die Abteilung Beschaffung und Materialwirtschaft, Angehörige dieses Fachbereichs wenden sich daher nach wie vor an das Sachgebiet D 6.3 dieser Abteilung.
Die Beschaffungsordnung kann hier als pdf-Dokument heruntergeladen werden, Sie finden die Veröffentlichung in den Mitteilungen der Universität im Abschnitt 4.
Die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes Hessen (BVB) finden Sie in deutscher und englischer Sprache auf der Formularseite des Dezernats D.
Für die sich aus dieser Ordnung ergebenden Fragen steht Ihnen die Abteilung D 6 - Beschaffung und Materialwirtschaft gerne zur Verfügung.
Gerätekommission
Die Gerätekommission unterstützt und berät das Präsidium der Justus-Liebig-Universität Gießen hinsichtlich Gerätebeschaffungen.
Die Hauptaufgaben stellen sich wie folgt dar:
- Fachliche Beurteilung von Anträgen für Investitionen im Rahmen von Berufungs- und Bleibeverhandlungen,
- Erarbeitung von Stellungnahmen über die Ausstattung von Einrichtungen mit Großgeräten für die Ergänzungen, Ersatzbeschaffungen sowie bei Neubeschaffungen,
- Beurteilung der Auslastung und effektiven Nutzung von Großgeräten.
Die Mitglieder der Gerätekommission decken die Fachrichtungen der Justus-Liebig-Universität Gießen ab, so dass eine sach- und zweckmäßige fachliche Beurteilung gegeben ist.
Zusammensetzung der Gerätekommission:
Prof. Dr. Helmut Krasser, Bereich Geisteswissenschaften
Prof. Dr. Kai-Thomas Brinkmann, Bereich Physik - Vorsitzender der GK
N.N., Bereich Biologie
Prof. Dr. Uwe Wenzel, Bereich Lebenswissenschaften
Prof. Dr. Anja Taubert, Bereich Veterinärmedizin
Prof. Dr. med. Gabriele A. Krombach, Bereich Medizin - stellv. Vorsitzende der GK
Dr. Klaus Peppler, Bereich Chemie
Herr Hans Peter Jorde, Bereich Werkstätten
Herr Holger Laake, Bereich Werkstätten
Herr Andreas Fuchs, Hochschulrechenzentrum
Herr Kai Wedekind, Stud. Vertreter
Die Geschäftsführung der Gerätekommission liegt bei der Leitung der Abteilung Beschaffung und Materialwirtschaft, Herrn Jörg R. Becker (Tel.: 0641/99-12410, Email: joerg.r.becker@admin.uni-giessen.de), er wird vertreten durch Frau Alice Mattner (Tel.: 0641/99-12415, Email: alice.mattner@admin.uni-giessen.de).
Damit entsprechende Gerätebeschaffungen und die umfangreichen Ausstattungswünsche im Rahmen von Berufungs- und Bleibeverhandlungen durch die Mitglieder der Gerätekommission fachgerecht beurteilt werden können, hat die Gerätekommission einen Flyer erstellt, der Ihnen wichtige Informationen hierzu anbietet.
JustOS
JustOS ist der Onlineshop der Justus-Liebig-Universität, in dem Sie in erster Linie Ihren regelmäßigen Bedarf an Geschäfts- und Laborbedarfen u. v. m. einfach bestellen können. Kataloge von über 60 Lieferanten stehen Ihnen hierzu zur Verfügung.
Kopierwesen
An der Justus-Liebig-Universität befindet sich eine große Anzahl von multifunktionalen Kopierergeräten im Einsatz, die sowohl den Bediensteten zur Erfüllung ihrer Dienstgeschäfte als auch den Studierenden zur Anfertigung der für das Studium notwendigen Kopier- und Druckarbeiten zur Verfügung stehen.
Nichtöffentliche Kopierer an der Justus-Liebig-Universität Gießen
Öffentliche Kopierer an der Justus-Liebig-Universität Gießen
Kopierwesen
Rahmenverträge im Beschaffungswesen
Die Justus-Liebig-Universität hat - zusammen mit den anderen hessischen Hochschulen - mit verschiedenen Lieferanten Rahmenverträge für das Beschaffungswesen abgeschlossen.
Mit Rahmenverträgen wird für einen bestimmten Zeitraum festgelegt, bei welchem Vertragspartner gleichartige Produkte beschafft werden. Neben der erheblichen Preisreduktion für die beschafften Güter entbindet der Beschaffungsprozess über Rahmenverträge die Bedarfsstellen von der Notwendigkeit eines Einzelpreisvergleichs.
An der Justus-Liebig-Universität gibt es z.B. folgende Rahmenverträge, die von allen Einrichtungen der Universität genutzt werden sollten:
- Bürodrehstühle und Besucherstühle
- Büromaterial
- Büromöbel
- Büropapier, Druckerpapier (nicht für die Sharp-Kopiergeräte!)
- CO2-Inkubatoren
- Druckerverbrauchsmaterial
- Flaschengase
- Elektromaterial
- Mikrobiologische Sicherheitswerkbänke (Laminar Flow)
- PC, Notebooks und Monitore, Server
- Seminarstühle
- Software Microsoft Select
- Software SPSS
- Stickstoff (Tankbelieferung)
- Ultratiefkühlschränke -80°C (Ultrafreezer)
Viele dieser Rahmenverträge sind in dem zentralen Webshop-System "JustOS" der Universität Gießen enthalten. Auf die nicht dort abgebildeten Rahmenverträge erhalten Sie durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung Zugriff, bitte übermitteln Sie Ihre Anfrage an materialwirtschaft@admin.uni-giessen.de (Fachbereiche 01 - 10, Zentren, sonstige Einrichtungen) bzw. für den Fachbereich Medizin an Einkauf-FB11@admin.uni-giessen.de.
Haben Sie Fragen zu Rahmenverträgen oder Anregungen zu Produkten, die hochschulweit in Rahmenverträgen zusammengefasst werden könnten, wenden Sie sich bitte direkt an die zuständigen Beschäftigten der Beschaffungsabteilung.
Beschaffung und Materialwirtschaft
- Ausschreibung und Beschaffungsverfahren
- Die Verfahren zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen werden hier näher erläutert.
- Beschaffung von Forschungsgroßgeräten
- Für Geräte, deren Anschaffungswert 200.000 EUR (inkl. Mehrwertsteuer) übersteigt und die weit überwiegend der Forschung dienen, gibt es die Möglichkeit, einen Anteil von 50% der Investitionskosten aus dem Förderprogramm "Forschungsgroßgeräte" nach Art. 91b GG bei der DFG zu beantragen. Die verbleibenden 50% müssen aus Eigenmitteln der Hochschule kofinanziert werden.
- Beschaffungsordnung der JLU
- Am 1. Juli 2025 hat das Präsidium eine Neufassung der Beschaffungsordnung verabschiedet, die mit der Bekanntmachung am 10. Juli 2025 in Kraft trat. Mit der Neufassung wird u. a. der Themenschwerpunktes „Nachhaltige Beschaffung“ in die Ordnung übernommen. Auch der Leitfaden Beschaffung wurde ergänzt, insbesondere enthält dieser zusätzliche Erläuterungen zur Beauftragung externer Beratungsleistungen, die bei der Vergabe solcher Leistungen zu beachten sind.
- Gerätekommission
- Die Gerätekommission unterstützt und berät das Präsidium der Justus-Liebig-Universität Gießen hinsichtlich Gerätebeschaffungen.
- Herzlich Willkommen im JustOS Onlineshop!
- JustOS ist der Onlineshop der Justus-Liebig-Universität, in dem Sie in erster Linie Ihren regelmäßigen Bedarf an Geschäfts- und Laborbedarfen u. v. m. einfach bestellen können. Kataloge von über 60 Lieferanten stehen Ihnen hierzu zur Verfügung.
- Kopierwesen
- An der Justus-Liebig-Universität befindet sich eine große Anzahl von multifunktionalen Kopierergeräten im Einsatz, die sowohl den Bediensteten zur Erfüllung ihrer Dienstgeschäfte als auch den Studierenden zur Anfertigung der für das Studium notwendigen Kopier- und Druckarbeiten zur Verfügung stehen.
- Rahmenverträge im Beschaffungswesen
- Die Justus-Liebig-Universität hat - zusammen mit den anderen hessischen Hochschulen - mit verschiedenen Lieferanten Rahmenverträge für das Beschaffungswesen abgeschlossen.
Vereinbarung Roche Sigma
Vereinbarung zwischen den Firman Roche und Sigma-Aldrich zum Vertrieb biochemischer Reagenzien der Firma Roche über Sigma-Aldrich
Beschaffungsordnung der JLU - Stand 01.07.2025
Beschaffungsordnung der JLU in der Fassung vom 09.06.2015 als pdf-File zum Download
Beschaffung von Forschungsgroßgeräten
Fragebogen zur Vorbereitung einer Antragestellung für die Förderunge der Beschaffung eines Forschungsgroßgeräts durch die DFG
Beschaffungen für den Fachbereich 11 - Medizin
Für den Fachbereich Medizin gibt es an der JLU ein zentral organisiertes Beschaffungswesen. Sämtliche Bestellanforderungen aus diesem Fachbereich laufen in dem Sachgebiet D6.3 der Abteilung Beschaffung und Materialwirtschaft zusammen, werden von den zuständigen Kolleginnen und Kollegen koordiniert und die Bestellungen ausgeführt.
Damit von den anfordernden Einrichtungen alle notwendigen Informationen für diese Bestellungen bereitgestellt werden können, stehen für folgende Zwecke besondere Formulare für die jeweilige Bestellanforderung zur Verfügung:
- Anforderungsformular für allgemeine Bestellungen, die nicht unter die folgenden Sonderfälle fallen:
- Anforderungformular Wartung/ Reparatur
- Anforderungsformular Gase
- Anforderungsformular Pipetten-Express-Woche
Bitte beachten Sie bei Anforderungen/Anmeldungen zu den Expresswochen unbedingt die in dem Formular genannten Meldefristen!
Für Rückfragen stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebiets D6.3 gerne zur Verfügung. Zu diesem Zweck wurden die jeweiligen Ansprechpersonen mit ihren Kontaktmöglichkeiten in einer Zuständigkeitsübersicht zusammengestellt.