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Hierbei handelt es sich um Regeln oder Richtlinien, die festlegen, wer einen Vorgang mit seiner Unterschrift, Handzeichnung oder per E-Mail zur Kenntnis genommen hat und mit diesem einverstanden ist. Der Dienstweg ist auch bei Mitzeichnungen immer einzuhalten; eine Mitzeichnung macht kenntlich, dass die zu beteiligenden Bereiche mit eingebunden wurden - dies dient letztlich auch der Dokumentation von Vorgängen und damit auch der späteren Nachvollziehbarkeit.
Zum Beispiel sind Präsidiumsvorlagen mitzuzeichnen seitens B1 bei rechtlichen Angelegenheiten, seitens Dezernat C bei Personalangelegenheiten, seitens Dezernat D bei Finanzierungsfragen etc.
Wenn Vorgänge zur Unterzeichnung vorgelegt werden, muss für die/den Unterzeichnenden klar ersichtlich sein, dass die erforderliche Mitzeichnung erfolgt ist.
Beispiele aus der Praxis:
- Mitzeichnung per Unterschrift oder Handzeichnung: E3 gibt einen Mietvertrag in einer Unterschriftenmappe über B1/Rechtsabteilung an die Kanzlerin mit der Bitte um Abzeichnung bzw. Unterzeichnung. Die Rechtsabteilung zeichnet das Vertragsduplikat ab oder den von E3 dazu erstellten Aktenvermerk und gibt die Mappe anschließend an die Kanzlerin weiter.
- Mitzeichnung per E-Mail: E2 gibt einen Vorgang an die Kanzlerin zur Unterzeichnung, der im Vorfeld per E-Mail mit Dezernat D abgestimmt wurde wg. Budgetfragen. Das "o.k." von Dezernat D per Mail ist in der Unterschriftenmappe - als Ausdruck der Mail - mit abzulegen, damit die erfolgte Mitzeichnung klar ersichtlich ist.
Siehe § 5 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung.
Die MUG sind das offizielle Veröffentlichungsmedium der JLU. Die Hessischen Hochschulen müssen gemäß Hessischem Hochschulgesetz (HessHG) alle für ihren Bereich geltenden Satzungen und Ordnungen veröffentlichen und in einem zentralen Verzeichnis auf einer Internetseite der Hochschule zur Einsichtnahme durch die Öffentlichkeit bereitstellen.
Die Mitteilungen der Universität Gießen (MUG) sind unter folgendem Link zu finden: Mitteilungen der Universität Gießen (MUG)
Siehe auch § 12 Richtlinien für die Zusammenarbeit der Präsidialverwaltung (betr. Richtlinien des Präsidiums zur Nutzung elektronischer Informationssysteme).