Beschaffung | Betrieb | Entsorgung von IT-Geräten an der JLU
Diese Zusammenstellung bietet Hinweise, Kontakte und Weblinks für die Beschaffung, den Betrieb und die Entsorgung von IT-Geräten an der Justus-Liebig-Universität Gießen. Auch Hinweise zu Programmen (Software), Diensten und zur Datensicherheit finden Sie hier.
Beschaffung
- Beschaffung
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Der Kauf bzw. die Beschaffung ist grundsätzlich für alle Käufe in der Beschaffungsordnung der JLU geregelt. Beim Kauf im Online-Shop der JLU, JustOS (siehe unten), ist - sofern nicht auf einen Rahmenvertrag zurückgegriffen wird - ein Preisvergleich innerhalb des Shops durchzuführen und das im Preis-/Leistungsverhältnis günstigste Angebot zu wählen. Dies ist bei Bestellungen im HRZ-Shop, den Sie ebenfalls in JustOS finden, nicht nötig, da das HRZ den Preisvergleich für Sie übernimmt.
Beschaffungsordnung in den Mitteilungen der Universität Gießen (MUG)
Beachten Sie unbedingt, dass Bestellungen in der Regel bis zu einem Wert von 5000€ (ohne MwSt.) getätigt werden dürfen. Liegt der Betrag darüber, unterstützt Sie die Beschaffungsabteilung (Abteilung D6) bei einer rechtlich einwandfreien Bestellung. Dazu gehört auf jeden Fall die Einholung von Vergleichsangeboten. Schulungen zur Beschaffung werden im Rahmen des Fortbildungsprogramms der JLU angeboten.
Abteilung D6: Beschaffung und Materialwirtschaft
IT-Geräte / Hardware
Das Hochschulrechenzentrum (HRZ) hat preisgünstige Rahmenverträge für Laptops, PCs, Workstations und Monitore sowie günstige Anbieter für Drucker und Zubehör, die eine wirtschaftliche und für die Netzwerkinfrastruktur der JLU geeignete Beschaffung ermöglichen. Den HRZ-Shop finden Sie im JLU-Online-Shop (JustOS). Für spezielle IT-Geräte ist das HRZ ebenfalls erster Ansprechpartner und unterstützt Sie bei der Auswahl. Im JustOS finden Sie zusätzlich eine ganze Reihe weiterer Anbieter.
JustOS (JLU-Online-Shop)
Helpdesk des Hochschulrechenzentrum (0641 99-13100 | support)Die Universität hat einen günstigen Vertrag für Multifunktionsgeräte. Sie können die Geräte mit nutzungsabhängiger Abrechnung über die Abteilung D6 beziehen. Sie sind unterschiedlich konfigurierbar und als Drucker, Scanner, Fax und Kopierer für Arbeitsgruppen nutzbar.
Software
Betriebssystem und Office-Paket werden, sofern bestellt, vom HRZ installiert. Die benötigten Software-Lizenzen und zusätzliche Programme können in der Regel über die Firma asknet AG bezogen werden. Für etliche Programme gibt es (beschränkte) Campuslizenzen beim HRZ oder in dezentralen Einrichtungen. Auf den Webseiten des HRZ finden Sie dazu ausführliche Informationen.
Hochschulrechenzentrum: Informationen zu Software-Lizenzen
Inventarisierung
Geräte ab einem Wert von 410€ ohne MWSt., die eigenständig nutzbar sind, werden bei Kauf im HRZ-Shop durch das HRZ inventarisiert. Beim Kauf bei anderen Anbietern ist die Inventarisierung durch den Nutzer durchzuführen.
Dezernat D: Anlagenbuchhaltung
(Zugriff nur aus dem JLU-Netz möglich)
Betrieb
- Sicherer Betrieb
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Als Nutzer/in sind Sie verantwortlich für den pfleglichen Umgang mit dem jeweiligen Gerät. Sie sind ebenfalls verantwortlich für Virenschutz, Software-Updates, und Datensicherung. Beachten Sie auch, dass Sie für jede Software, die Sie einsetzen, eine gültige Lizenz benötigen.
Je wichtiger Ihre Daten sind, desto bedeutsamer ist auch der Schutz Ihres Systems. Um zu einer Einschätzung zu kommen, können Sie sich an den folgenden Fragen orientieren:
- Wie schlimm wird es, wenn Daten und Dokumente durch einen Defekt oder einen Angriff zerstört werden?
- Wie gefährlich wird es, wenn Daten und Dokumente in unbefugte Hände geraten?
- Was kann und muss ich tun, um dem vorzubeugen?
Viren- und Malware
Da die EDV der Universität häufig von Malware und Spyware angegriffen wird, ist der Virenschutz über das HRZ verbindlich geregelt. Bei Neugeräten wird die Anti-Viren-Software Sophos, die als Landeslizenz vorhanden ist, durch das HRZ installiert.
Informationen zu Sophos Anti-Virus an der JLU Gießen
Updates
Die Nutzerin/der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass die eingesetzte Software mit Sicherheits-Updates auf dem aktuellen Stand gehalten wird. In der Regel werden Sie von den Programmen auch auf solche Updates hingewiesen. Das bedeutet ausdrücklich nicht, dass Sie immer die neueste Version einer Software einsetzen müssen. Solange das Produkt mit Sicherheitsupdates versorgt wird, können Sie es bedenkenlos weiternutzen und ersparen sich aufwändige Systemumstellungen.
Helpdesk des Hochschulrechenzentrum (0641 99-13100 | support)
Datensicherung
Bitte sorgen Sie für eine geeignete Sicherung Ihrer Daten und auch dafür, dass die Daten nicht von Unbefugten eingesehen oder kopiert werden können. Dateien können sie auch zentral auf Netzlaufwerken im HRZ speichern, die dann automatisch gesichert werden.
Informationen zu Netzlaufwerken (Winfile): WinSupport
Störungen / Defekte
- Störungen
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Bei Störungen empfiehlt es sich zunächst, die/den lokalen EDV-Admin zu kontaktieren. Falls vor Ort kein Ansprechpartner vorhanden ist, dient der HRZ-Helpdesk als Ansprechpartner. Eigene, nicht fachgerechte Reparaturversuche sind unzulässig.
Helpdesk des Hochschulrechenzentrum (0641 99-13100 | support)
Der HRZ-Helpdesk kann bei vielen Konfigurations- und Installations-Problemen per Fernwartung direkt helfen. Die vom HRZ gelieferten Geräte umfassen meist einen Vor-Ort-Service durch den Hersteller (drei Jahre oder länger). Nach Ablauf dieser Garantie repariert der HRZ-Shop die Geräte, wenn der Aufwand wirtschaftlich vertretbar ist. Geräte, die nicht über das HRZ bezogen wurden, müssen über die Bezugsquelle repariert werden, um Haftungskonflikten vorzubeugen.
Verlust / Diebstahl
- Verlust und Diebstahl
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Jeder Diebstahl muss polizeilich gemeldet werden, Verlust und Diebstahl müssen beim Vorgesetzten und bei der Rechtsabteilung (Abteilung B2) angezeigt werden. Da die Geräte nicht versichert sind, sind Ersatzgeräte in der Regel aus laufenden Haushaltmitteln der jeweiligen Einrichtungen zu finanzieren.
Außerbetriebnahme
- Außerbetriebnahme und Entsorgung
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Vor der Außerbetriebnahme des Computers sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
- Haben Sie die Software-Lizenzen für eine Wiederverwertung abgemeldet?
- Sind alle relevanten Daten an die Nachfolge übergeben worden?
- Sind die lokalen Daten gelöscht?
- Sind alle IP-Adressen wieder freigegeben?
Für eine fachgerechte Entsorgung geben Sie diese einfach im HRZ-Shop ab. Sollten Sie die Datenträger nicht aus dem Gerät ausbauen können oder sind diese fest in das Gerät integriert, können Sie auch das gesamte Gerät im Shop abgeben. Für die über den HRZ-Shop entsorgten Geräte übernimmt das HRZ die Meldung an Dezernat D zur Aussonderung aus dem Inventar.
Hardware ohne Datenträger muss vom Nutzer über das Dezernat D1 (0641 99-12436) ausgesondert werden. Hierzu gibt es einen Aussonderungsantrag Nach der Aussonderung aus dem Inventar erfolgen Abholung und Entsorgung durch Dezernat E.
Dezernat D: Anlagenbuchhaltung
(Zugriff nur aus dem JLU-Netz möglich)
Rückfragen
- Kontakt und Rückfragen
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Für die Dezernate, Stabsabteilungen und Einrichtungen der Verwaltung der JLU wurde eine Service-Vereinbarung mit dem Hochschulrechenzentrum (HRZ) geschlossen. Die dort angeschafften Geräte werden durch das HRZ administriert, Vorgaben zu Datensicherheit und Aktualisierungen werden somit durch das HRZ eingehalten. Alle Mitarbeiter/innen der Verwaltung können sich bei Fragen grundsätzlich bei ihrem EDV-Verantwortlichen oder dem Helpdesk/Support des HRZ melden.
Rückfragen
Bei allen Rückfragen zu Software, Hardware sowie zur Datentechnik / Netzwerkdiensten an der JLU wenden Sie sich bitte an das Helpdesk des HRZ: Helpdesk des Hochschulrechenzentrum (0641 99-13100 | support)
Zu allen weiteren Fragen, finden Sie die Ansprechpersonen / Abteilungen in der jeweiligen Rubrik.
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