📂 winfile

Zu jeder Benutzerkennung wird auch ein persönliches Home-Laufwerk zur Verfügung gestellt (winfile). Ein großer Vorteil liegt darin, dass Sie Hardware-unabhängig auf Ihre Daten zugreifen können. Die winfile-Server werden zentral verwaltet und gepflegt. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr winfile-Laufwerk:

1. Welche Daten/welche Dateien sollten in meinem persönlichen winfile-Ordner liegen?

• Auf Ihrem persönlichen Laufwerk sollten primär Daten liegen, die nicht aktiv kooperativ genutzt werden.
• Vermeiden Sie Datei-Ablagen im lokalen Speicher Ihres Rechners (eine Anleitung dazu finden Sie hier). Nutzen Sie stattdessen das winfile-Laufwerk oder die Hessenbox.
• Für Dateien mit gemeinsamer Nutzung in Ihrer Abteilung empfehlen wir ein gemeinsames winfile-Laufwerk. In abteilungsübergreifenden Projekten empfehlen wir zur gemeinsamen Ablage die Hessenbox. Die Ablage dieser Dokumente sollte am Ende von der Projektleitung oder der verantworltichen Person zentral vorgenommen werden. Der Hessenbox-Ordner kann dann am Ende von allen Beteiligten gelöscht werden (eine Anleitung dazu finden Sie hier).
  
  

2. Auf welche Dokumente kann ich in meinem persönlichen winfile-Ordner verzichten?

• Gremien- und Sitzungsprotokolle, Rundschreiben, Mitteilungen der Universität Gießen (MUG) und Ähnliches werden zentral zur Verfügung gestellt und sind jederzeit auf den Webseiten der JLU einsehbar. Daher müssen Sie diese Dokumente nicht nochmal in Ihrem persönlichen Home-Laufwerk abspeichern.
  
• Krankmeldungen müssen und Urlaubsanträge können nach Bewilligung und Eintragung im Personaldezernat gelöscht werden. (Diese werden in dem Personalverwaltungssystem hinterlegt).
  
  

3. Sind Sie mit der Ordnerstruktur Ihres winfile-Ordners zufrieden? Finden Sie sich zurecht?

Eine Möglichkeit seine Laufwerke zu strukturieren kann sein:

• Neue Ablagestruktur anlegen (Ordner – Unterordner).
• Neue Dokumente in den neuen Ordnerstrukturen direkt sortiert ablegen.
• Alte Dokumente beispielsweise immer dann, wenn sie gebraucht werden, in den neuen Ordner integrieren.
• Was nach einem bestimmten Zeitraum X (vielleicht 6 Monate später) immer noch in den alten Ordnern liegt, wurde nicht benötigt und kann archiviert/gelöscht werden.

Tipp: Wenn Outlook und winfile ähnliche Ordnerstrukturen haben, findet man schneller zusammenhängende Unterlagen und kann Speicherorte parallel verwalten, archivieren und löschen. Beispielsweise:

• Outlook-Posteingang: Projekte – Projekt 1; Projekt 2; Projekt 3; ...
• Persönlicher winfile-Ordner: Projekte – Projekt 1; Projekt 2; Projekt 3; ...

Vermeiden Sie persönliche Ablagen in geteilten Laufwerken – hier sammeln sich schnell doppelte Ablagen an – besser ist eine inhaltliche Struktur nach Themen/Projekten.

4. Fertig - Ihr winfile-Laufwerk ist aufgeräumt

Weitere Informationen zu winfile finden Sie auf den Seiten des Hochschulrechenzentrums.