Projekt Rundschreiben
Im Projekt Rundschreiben wurden die im Netz veröffentlichten Rundschreiben zunächst inventarisiert und anschließend von PDF-Dateien in Web-Seiten migriert. Hierzu waren zwei Phasen vorgesehen.
Vorteile
Der Wechsel von PDF-Dateien hin zu Web-Seiten bietet zahlreiche Vorteile:
- 🔎 Durch das neue Format Web-Seite wird die Zeit zur Suche relevanter Informationen rund um den Arbeitsalltag reduziert.
- 💬 Die Effizienz beim Kontaktieren von Ansprechpersonen wird gesteigert.
- 🌱 Das Datenvolumen zur Verbreitung wird reduziert und CO2 eingespart (Nachhaltigkeit).
- 🦽 Die Barrierefreiheit wird gesteigert (Diversität).
- 🌍 Es wird die grundlegende Möglichkeit für Zweisprachigkeit geschaffen (Internationalisierung).
- 📱 Informationen können effizienter und zeitgemäßer aufgenommen werden (Mobile First).
- 😊 Durch zeitgemäßes Arbeiten trägt dies zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.
- 👩⚖️ Die Rechtssicherheit wird gesteigert, indem veraltete Informationen vermieden werden.
Phase 1: Revision aller Rundschreiben
In Phase 1 wurden die aktuell circa 250 Rundschreiben zunächst gesichtet. Ziel war: Bis 31.12.2023 sollten nur noch Rundschreiben veröffentlicht sein, die auch gültig sind. Die Rundschreiben enthalten keine defekten Links mehr. Alle Kontaktinformationen in den Rundschreiben sind aktuell (bei älteren Rund-schreiben wie beispielweise „keine Mitnahme von Tieren in Büros“ sind zur Nachvollziehbarkeit aber gleichzeitig immer auch die Kontaktdaten der/des Erstellenden sichtbar).
Phase 2: Neues Format
In Phase 2 wurden die Rundschreiben als Web-Seite anstelle als PDF-Datei eingestellt. Die Rundschreiben können dann nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden, was bisher nicht möglich war. Die Rundschreiben können außerdem mit einem Ablaufdatum versehen werden (z.B. sinnvoll bei befristet gültigen Rundschreiben wie „Arbeitszeit zwischen den Jahren 2023“). Sie werden auch zweisprachig eingestellt.