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Einführung der Elektronischen Signatur an der JLU

 

Illustration eines Laptops mit geöffnetem Dokument auf dem Bildschirm und einer Hand, die mit einem Bleistift darauf schreibt – symbolisiert elektronische Unterschrift.

 

 

 

 

Die Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) startet mit der Einführung der Elektronischen Signatur als zentralem Baustein zur weiteren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Ziel des Projekts ist es, papierbasierte Unterschriftsverfahren sukzessive durch rechtssichere elektronische Signaturen zu ersetzen und so Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Nachhaltigkeit zu steigern.

 

 

 

 

 

 

Elektronische Signatur - Projektphase 2: laufend | seit Juli 2025


Im Rahmen der zweiten Projektphase wird die elektronische Signatur gezielt in der Zentralverwaltung weiter ausgerollt. Wir nutzen weiterhin das Signatur-Tool "inSign". Besonderer Fokus liegt dabei auf der Entwicklung und Implementierung von Prozessen, die den rechtssicheren Einsatz der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) ermöglichen. 

 

Um die Praxistauglichkeit zu gewährleisten, werden in vier Pilotbereichen elektronische Signaturprozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden erarbeitet, getestet und optimiert. Der Schwerpunkt liegt bis Ende des Jahres auf Unterschriftenprozessen mit Außenwirkung, bei denen Dokumente von internen Personen (z. B. Präsidentin, Kanzlerin und Vertretungen) und externen Partnern (Vertragspartner, Förderer) unterzeichnet werden müssen.

 

Anwendungsbeispiele:

  • Verträge jeglicher Art: Mietverträge, Kooperationsverträge mit anderen Hochschulen o./u. Institutionen, internationale Abkommen
  • Stiftungsunterlagen
  • Forschungs- und Drittmittelprojekte: Forschungsanträge, Zuwendungsverträge, Förderverträge

Dokumentation und Best Practices: Alle Schritte werden fortlaufend dokumentiert. Am Ende der Projektphase liegt eine Übersicht der möglichen Anwendungsszenarien vor, auf deren Grundlage Best Practices für den weiteren Rollout abgeleitet werden.

Über den Projektverlauf und weitere Rollout-Stufen halten wir Sie auf dem Laufenden. 

Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich gerne an das Projektteam unter BfD.

Elektronische Signatur - Projektphase 1: abgeschlossen | Juni 2025 


Innerhalb des ersten Teilprojekts wurde eine umfassende Markterkundung im Bereich elektronischer Signaturlösungen durchgeführt. Ziel war es, ein Tool zu identifizieren, das sowohl den funktionalen Anforderungen der Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) gerecht wird als auch höchste Datenschutzstandards erfüllt. In enger Abstimmung mit den zuständigen Datenschutzbeauftragten sowie unter Berücksichtigung der rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen wurde eine sorgfältige Evaluierung potenzieller Anbieter vorgenommen. Auf Basis dieser Analyse fiel die Entscheidung auf das Produkt inSign, das durch seine Benutzerfreundlichkeit, Rechtssicherheit gemäß eIDAS-Verordnung und die DSGVO-konforme Verarbeitung besonders überzeugte. Die Beschaffung wurde im Anschluss erfolgreich abgeschlossen und bis zum 8. Juli 2025 wurden für alle Präsidiumsmitglieder eine Qualifizierte Elektronische Signatur eingerichtet.

Vorteile der JLU-Lösung auf einen Blick:

  • Webbasiert & plattformunabhängig – keine Softwareinstallation nötig
  • Unterstützt EES (einfache elektronische Signatur), FES und QES nach eIDAS
  • DSGVO-konform mit Hosting auf deutschen Servern
  • Revisionssichere Protokollierung aller Signaturvorgänge
  • Intuitive Bedienung mit geführten Unterschriftsfeldern
  • ISO 27001-zertifizierte Sicherheit und vollständige Datenverschlüsselung
  • Integration in bestehende Systeme via API möglich

Elektronische Signatur - Start der Projektphase 1 | März 2025                 


Im ersten Teilprojekt wird zum 01. Juli 2025 die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für die Präsidentin und die Kanzlerin eingeführt. Dies stellt einen wichtigen Meilenstein dar, um künftig zentrale Dokumente rechtssicher elektronisch signieren zu können.

Die Projektleitung liegt in der Stabsabteilung Wissenschaftliche Infrastruktur  (StW) bei Christian Riese. Das Projektteam besteht aus Johanna Daus und Anne Landsiedel aus dem BfD sowie Axel P. Globuschütz aus dem Dezernat B. Aktuell befindet sich das Projekt in der Phase der Markterkundung und Digitalisierung relevanter Signaturprozesse.

Schrittweise Einführung: Nach dem erfolgreichen Start in der Hochschulleitung ist geplant, das Projekt auf die Zentralverwaltung auszuweiten und perspektivisch auch in den Fachbereichen einzuführen.

Über den weiteren Projektverlauf wird regelmäßig informiert.

Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich gerne an das Projektteam unter BfD.