Pünktlich zum Frühlingsanfang möchte das Büro für Digitalisierung (BfD) wir wieder mit Ihnen gemeinsam in der digitalen Welt aufräumen. Bitte merken Sie sich dafür unseren Aktionstag „Digitaler Frühjahrputz“ am 20.03.2024 vor und leiten Sie diesen auch Termin an Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihrer Abteilung, Ihres Fachbereichs, Ihrer Professur oder Ihrer Arbeitsgruppe weiter. Dieses Jahr wird es schwerpunktmäßig um unsere Webseiten gehen. Weitere Informationen folgen in Kürze auf unsere Seite: https://www.uni-giessen.de/dfp

Im Projekt wurde eine Anleitung zur Umgestaltung von Papierformularen auf Webformulare erarbeitet und veröffentlicht. Ebenso wurden die Dezernate und Stabsabteilungen in ihrer Umstellung von 12 Papierformularen unterstützt. Ganz konkret wurde in jedem Bereich mindestens 1 Formular umgestellt.

Schwerpunkt war für das BfD dabei vorrangig der Know How-Transfer in die einzelnen Bereiche. In den Dezernaten und Stabsabteilungen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt in der Lage eigenständig Web-Formulare zu entwickeln und umzusetzen. Außerdem wurde eine neue Kategorie eingeführt. Es wird jetzt unterschieden zwischen Web-Formularen und Papier-Formularen.

Nutzen des Projekts

• Der Nutzen des Projekts ist neben einer Zeitersparnis beim Ausfüllen vor Allem eine erhöhte Nutzendenzufriedenheit: viele wollen einfach digital arbeiten, nur digital lässt sich auch sinnvoll remote arbeiten.
• Die JLU Gießen spart damit auch kiloweise Papier und kilometerweise Transportwege ein.
• Wichtig ist auch, dass laut Aussage von Dr. Steffen Puhl, Ansprechpartner zu digitaler Barrierefreiheit und Inklusion in der IT, die Bedienung eines Webformulars wesentlich barriereärmer ist als jedes Papierformular.

Weitere Schritte

Die erarbeiteten Ergebnisse werden jetzt im Tagesgeschäft durch die Dezernate und Stabsabteilungen angewendet. Jedes umgestellte Papierformular ist ein weiterer Schritt in der Digitalisierung und erhöht die Zufriedenheit der Nutzer. Bei Bedarf steht das BfD jederzeit zur Unterstützung zur Verfügung.

Das Büro für Digitalisierung (BfD) unterstützt bei der Umstellung von Papier- auf Web-Formulare. Dadurch steigt die Anzahl der verfügbaren Web-Formulare kontinuierlich an. Eine zentrale Übersicht gab es bisher allerdings nur für die Papier-Formulare, die in der Regel ausgedruckt und händisch unterschrieben werden müssen. Nun steht auch eine zentrale Übersichtsseite mit allen Web-Formularen zur Verfügung:

•  https://www.uni-giessen.de/de/org/admin/w-form

Die Auflistung aktualisiert sich bei jedem Aufruf automatisch. Die Web-Formulare können im Gegensatz zu den Papierversionen bequem beim mobilen Arbeiten genutzt werden und sind wesentlich barriereärmer. Auch den Bemühungen der JLU um mehr Nachhaltigkeit wird Rechnung getragen, indem eine große Menge Ausdrucke eingespart wird.

Sollte es in Ihrem Bereich ebenfalls Papier-Formulare geben, die Sie auf Web-Formulare umstellen möchten, dann bietet das BfD dabei gerne seine Unterstützug an. Werfen Sie einfach einen Blick auf unsere Projektseite "Web-Formulare" und kontaktieren Sie uns unter BfD.

Anlässlich der bundesweiten Umstellung der Krankmeldung für Kassenversicherte von den gelben Papiermitteilungen auf ein elektronisches Verfahren zum Jahreswechsel 2022/2023 wurde auch an der Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) das bisherige interne Meldeverfahren von Erkrankungen an das Personaldezernat überarbeitet. Das BfD hat dabei gemeinsam mit dem Dezernat C das Projekt „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsanzeige (EAU)“ auf den Weg gebracht. In der ersten Projekphase wurde innerhalb weniger Wochen ein Web-Formular entwickelt und veröffentlicht. Dabei wurden sowohl der Arbeitsprozess verschlankt und in einen elektronischen Workflow umgewandelt als auch eine Vielzahl an Einsparungen und Verbesserungen erzielt: 

• Rund 10.000 Ausdrucke werden pro Jahr eingespart
• Die Lagerungsfläche von jährlich 16 Aktenordnern wird pro Jahr frei
• Ca. 10.000 Transportwege pro Jahr fallen weg (die Hauspost wird sowohl auf personeller als auch logistischer Ebene entlastet)
• Das Web-Formular ist deutlich barriereärmer als das PDF-Dokument und für Menschen mit Beeinträchtigung sehr viel einfacher auszufüllen
• Der Vorgang kann durchgängig mobil bearbeitet werden (Wege zur Dienststelle für Postversand und -empfang mehr sind nicht mehr erforderlich)

In der zweiten Phase des Projekts geht es aktuell darum, einen möglichst großen Teil der Meldungen, die im Dezernat C eingehen, automatisiert weiterzuverarbeiten. Die hierbei gemachten Erfahrungen nutzt das BfD als Best Practice-Beispiele auch für ähnliche Digitalisierungsvorhaben in den anderen Dezernaten und Stabsabteilungen. 

Zu den Web-Formularen für die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit geht es hier.

Über 30 verschiedene Akteurinnen und Akteure stellten 20 Aktionen vor, die sich mit digitalen Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsthemen auseinandersetzten. Zielgruppengerechte Erklärungen digitaler Technologien, konkrete Hilfestellung, Praxistipps und Beantwortung von Fragen rund um digitale Anwendungen sowie Präsentationen innovativer Projekte waren Teil des Angebots. Aktuelle Themen wie ChatGPT, Forschungsdatenmanagement oder auch die Bereitstellung und Möglichkeiten von neuer Software wurden am Digitaltag präsentiert und diskutiert. Formate im Bereich von Virtual und Extended Reality, Serious Games und Eye Tracking luden zum Mitmachen und Ausprobieren ein. Sowohl digitale als auch analoge Sammlungen öffneten ihre Türen und stellten sich und ihre digitalen Forschungs- und Lehrprojekte vor. 

Die vielfältigen Angebote am Digitaltag der JLU haben gezeigt, dass das Thema der Digitalisierung alle Bereiche an der Universität durchdringt und alle Zielgruppen beschäftigt. Von grundlegenden Kompetenzen im Umgang mit digitalen Lösungen bis hin zu innovativen Anwendungsszenarien ist Digitalisierung an der JLU ein entscheidender Einflussfaktor für den Studien- und Arbeitsalltag.

Die damit einhergehenden Herausforderungen, alle Beteiligten mitzunehmen und mit zielgruppengerechten Angeboten anzusprechen, sind Ursprung der Idee des Digitaltags. Deutschlandweit geht es an dem Tag um Teilhabe und Unterstützung im Umgang mit dem digitalen Wandel innerhalb der Gesellschaft. Mit ihrem Programm hat auch die JLU gezeigt, dass Sie diese Herausforderung anerkennt und mit entsprechenden Angeboten und der Funktion des Büros für Digitalisierung diese Informations- und Unterstützungsbedarfe weiterhin in den Blick nimmt.

Im hessenweiten Vergleich trat die JLU mit dem umfangreichsten Programm hervor. Um dieser Vorreiterrolle weiterhin gerecht zu werden, werden auch zukünftig kontinuierlich Formate entwickelt, die die Teilhabe am digitalen Wandel an der JLU fördern und dabei erfolgreiche und innovative Akteurinnen und Akteure eine Plattform bieten, ihre Erfahrungen zu teilen.

Wir bedanken uns bei allen, die diesen Tag so vielfältig und individuell gestaltet haben. Wir freuen uns schon auf den Digitaltag 2024.

Mit dabei waren: Universitätsbibliothek, Hochschulrechenzentrum, HessenHub, NIDIT, LevelUp, Bioinformatics & Systems Biology, Institut für Didaktik der Chemie, IT- und Service-Center des FB 02, Antikensammlung der JLU, Institut für Anorganische und Analytische Chemie, Zentrum für Lehrerbildung, UNIVERSUM, Allgemeiner Hochschulsport, Teacher Education @nd Media (TE@M), Büro für Digitalisierung

Kurse im Allgemeinen Hochschulsport (ahs) sind kostenpflichtig und die Bezahlung erfolgt über ein SEPA-Lastschriftmandat. Dieses musste bisher von den Kursteilnehmenden ausgedruckt, unterschrieben und per Post an den ahs geschickt werden. Dort fand eine manuelle Sortierung und Verwaltung der SEPA-Mandate statt. Die Mandate wurden in Papierform, bis das Laufzeitende erreicht wurde, aufbewahrt.

Unter Federführung des BfD und mit tatkräftiger Hilfe des Dezernats D und der Innenrevision wurde das Verfahren auf ein papierloses Online-Lastschriftverfahren umgestellt. Für die Kursteilnehmenden entfällt das Ausdrucken und Versenden. Für die Verwaltung reduziert sich der Aufwand dadurch, dass der Ausdruck der Lastschriftmandate sowie deren Aufbewahrung nicht länger notwendig sind. Das Online-Verfahren startet mit Beginn der Buchungsperiode der Sportkurse zum 31. Juli 2023. 

Die Basisfunktionen umfassen einen E-Mail-Client, Zugang zum persönlichen Ausleihkonto der Universitätsbibliothek, die Anbindung von FlexNow sowie die Möglichkeit, den persönlichen Stundenplan aus Stud.IP in den App-eigenen Kalender zu integrieren. Ergänzt wird dieses Angebot um den Mensaplan, eine Linksammlung mit den wichtigsten Webseiten sowie einem Jobportal. Über die zahlreichen Newsfeed-Kanäle informieren Fachbereiche, Fachschaften und Einrichtungen der JLU über alles rund ums Studium, die neusten Veranstaltungen, Fristen und Termine und vieles weitere mehr.

Die myJLU-App ist in den gängigen App-Stores verfügbar.

Das Büro für Digitalisierung koordinierte in enger Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Fachabteilungen die Einführung der myJLU-App.

Links
Infos zur myJLU-App: https://uni-giessen.de/myjlu

Kontakt: myJLU@admin.uni-giessen.de

Der Startschuss zum Aktionstag erfolgte durch den Vizepräsidenten für Wissenschaftliche Infrastruktur, Prof. Dr. Alexander Goesmann, und Jeanette Jäger, Referentin im BfD, die um 9 Uhr mit einem kurzen virtuellen Impulsvortrag rund 70 Interessierte begrüßten und in den Frühjahrsputz entließen. Die Beschäftigten der JLU hatten an diesem Tag die Möglichkeit, mit Hilfe von einfachen, barrierearmen und zweisprachigen Anleitungen ihren persönlichen digitalen Frühjahrsputz durchzuführen. Zum Abschluss wurde der Aktionstag evaluiert. 

Die Ergebnisse sowie persönliche Rückmeldungen zeigten, dass das Thema auf ein breites Interesse gestoßen ist und viele Mitarbeitende der JLU die Zeit und Unterstützung für das digitale Aufräumen als wertvoll erachten.

Daher bleiben die Anleitungen zum digitalen Aufräumen auch weiterhin unter www.uni-giessen.de/dfp verfügbar. Aufgrund der anhaltenden Relevanz der Thematik „Digitale Ablagen“ wird das BfD außerdem in Kürze schon weitere, nutzerfreundliche und zielgruppenorientierte Formate zur Unterstützung im Umgang mit digitalen Ablagen anbieten.

[1] https://publica.fraunhofer.de/handle/publica/294373, S. 54 (letzter Zugriff: 06.04.2023)

Marcus Enger (BfD1) leitet seit dem 1. Juli 2022 das Büro für Digitalisierung (BfD). Er kommt als Führungskraft und Projektmanager mit einer mehr als 20-jährigen Erfahrung in der Softwareindustrie an die JLU. Mit seinem Team berät er den Vizepräsidenten für wissenschaftliche Infrastruktur in strategischen Fragen zur Digitalisierung, verantwortet u. a. die weitere Erstellung bzw. Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie sowie die Koordination und die Umsetzung des Digitalpakts Hochschule.

Tim Bostick (BfD2) ist seit dem 1. September 2022 Assistent für das Büro für Digitalisierung. Vorher hat er 15 Jahre in der Verwaltung im Fachbereich 09 und in der Stabsabteilung Forschung gearbeitet. Er unterstützt das Team bei der Etablierung und Verwendung von Projektmanagement-Werkzeugen. Zudem unterstützt er den Webauftritt und die zentrale Administration des Büros.

Dr. Eva-Maria Huber (BfD3) ist seit dem 15. Juni 2022 als Referentin im Büro für Digitalisierung tätig. Dank ihrer langjährigen Tätigkeit im Bereich der Altertumswissenschaften bringt sie Erfahrung in Forschung und Lehre mit. Zu ihren Aufgaben gehört u. a. die Betreuung der Digitalpaktprojekte mit dem Schwerpunkt Studium und Lehre sowie die Einführung der myJLU App für Studierende.

Jeanette Jäger (BfD4) ist seit dem 1. Mai 2022 Referentin im Büro für Digitalisierung. Sie kommt mit Erfahrung im IT-Projektmanagement, Nachhaltigkeit und Organisationsentwicklung als neues Gesicht an die JLU. Im BfD ist Jeanette Jäger die Ansprechpartnerin für Digitalisierung in der Forschung. Zusätzlich beschäftigt sie sich mit dem Changemanagment für Digitalisierung an der Universität.

Jeldrik Glaßl (BfD5) verstärkt seit dem 1. August 2022 als Referent das Team im BfD. Er ist bereits seit über 20 Jahren in der Präsidialverwaltung an der JLU tätig, zuletzt im Kanzlerbüro, und bringt ins BfD seinen reichen Erfahrungsschatz aus zahlreichen IT- Projekten ein. Schwerpunktmäßig betreut er die Digitalisierungsvorhaben mit Bezug zur Verwaltung.

Diesmal wurde schwerpunktmäßig auf den Webseiten der JLU Gießen aufgeräumt. Nach einer virtuellen Auftaktveranstaltung mit Prof. Dr. Alexander Goesmann, Vizepräsident für Wissenschaftliche Infrastruktur, gab es die Möglichkeiten selbst aktiv zu werden.

Die Webredakteurinnen und -redakteure der JLU konnten Ihren Internet-Auftritt mit einem sogenannten Dead-Link-Checker auf defekte Links überprüfen lassen. Man konnte per Whistle-Blower-Formular anonym auf veraltete Webseiten hinweisen. Außerdem gab es viele Tipps und Tricks rund um das Thema Links und das Verschönern der Webseiten.

Die Angebote des Digitalen Frühjahrsputzes 2024 wurden zahlreich in Anspruch genommen. Insgesamt haben sich 125 Personen am Aktionstag beteiligt. Allein an diesem Tag wurden über 2.000 tote Links auf den JLU-Seiten repariert. Der fleißigste Putzer und die Redakteurin mit den saubersten Seiten wurden jeweils mit einem Preis ausgezeichnet. 

Die Inhalte vom Digitalen Frühjahrsputz aus diesem und dem letzten Jahr bleiben dauerhaft verfügbar. Sie können sie jederzeit nuzten um Ihre eigenen Webseiten und die digitalen Ablagen auf Vordermann zu bringen. Schauen Sie sich gerne um und lassen sich inspirieren: uni-giessen.de/dfp

Mit dem Amtsantritt von Präsidentin Prof. Dr. Katharina Lorenz ändert sich nicht nur der Titel zu "Rundschreiben der Präsidentin", auch das Format der Veröffentlichung wird aktualisiert. Die Umstellung von PDF-Dateien auf Webseiten macht die Suche nach relevanten Informationen rund um den Arbeitsalltag zeitgemäßer und effizienter.

Das neue Format ist sehr viel barriereärmer und spart eine große Menge Datenvolumen und damit CO₂ ein. Man gelangt mit weniger Klicks zum Ziel, insbesondere an mobilen Endgeräten. Auch inhaltlich tut sich etwas: Ansprechpersonen bleiben stets aktuell. Und alle Rundschreiben stehen jetzt zweisprachig zur Verfügung - auf Deutsch und Englisch. 

Über die Hintergründe zum Umstellungsprojekt können Sie sich hier infomieren. Den neue Bereich mit den Rundschreiben der Präsidentin finden Sie unter folgender Adresse: 

uni-giessen.de/de/org/admin/rundschreiben