FAQ

Das Nutzungsgebot erstreckt sich auf Destinationen, die unter zumutbarem Aufwand mit dem Zug zu erreichen sind (s. §1 der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen). In der Regel liegt die Reisezeit via Zug von Gießen zu Großstädten in den genannten Gebieten bei unter 8 h. Dies betrifft generell Geschäftsorte in Deutschland, Belgien, den Niederlanden, Luxemburg und der Schweiz sowie folgende Reiseziele bzw. Zielflughäfen:

• Frankreich: Amiens, Besançon, Lille, Mulhouse, Paris, Reims, Strasbourg
• Österreich: Innsbruck, Linz, Salzburg

Gemäß Verwaltungsvorschrift zum §4 HRKG ist es zumutbar, wenn die Anreise so verläuft, dass der Geschäftsort bis 22 Uhr erreicht wird. Die Rückkehr nach Erledigung des Dienstgeschäftes ist grundsätzlich zumutbar, wenn die Wohnung noch bis 24 Uhr erreicht werden kann.

Gemäß §1 (3) der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen kann die Nutzung des Flugzeugs zu verhältnismäßig nah gelegenen Geschäftsorten ausnahmsweise gestattet werden, wenn mindestens einer der nachfolgend gelisteten Sachverhalte vorliegt:

1. 1. wenn die Nutzung des Flugzeugs eine erhebliche Reisezeitverkürzung ergibt, die zur Wahrnehmung von Care-Aufgaben (Betreuung von Kindern unter 12 Jahren oder pflegebedürftigen Angehörigen) benötigt wird;
   2. wenn die reisende Person gesundheitliche Einschränkungen (Schwerbehinderung mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 und einem der Merkzeichen G, aG, Gl, Bl, TBl oder H oder Mobilitätseinschränkungen) hat, die eine Nutzung von Bahn oder Bus unzumutbar machen;
   3. wenn dringende dienstliche Belange die Nutzung des Flugzeugs erforderlich machen;
   4. wenn der Anschluss an einen interkontinentalen Flug erreicht werden muss.

Es gelten die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen.

Die Entscheidung über die Ausnahmebewilligung trifft die vorgesetzte Dienstperson unter Abwägung der dienstlichen Belange, der Anforderungen der Fürsorgepflicht und unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit. Bei Professorinnen und Professoren tritt an die Stelle der vorgesetzten Dienstperson die Dekanin oder der Dekan.

Im Reiseanzeigeformular ist der Ausnahmegrund von der antragstellenden Person darzulegen. Mit ihrer Unterschrift auf der Reiseanzeige bestätigt die vorgesetzte Dienstperson die Konformität der Reisetätigkeit mit den geltenden Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen. Hinsichtlich des Gebots, Flüge zu bestimmten Destinationen zu vermeiden, wird durch die Unterschrift der vorgesetzten Dienstperson das Vorliegen eines in der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen genannten Ausnahmegrundes bestätigt.

Im Falle des Vorliegens einer generellen Dienstreisegenehmigung genügt als Nachweis eines Ausnahmegrunds die nachvollziehbare Darlegung des Ausnahmegrunds per E-Mail durch die reisende Person an die vorgesetzte Dienstperson bzw. die Dekanin oder den Dekan und die daraufhin ausgesprochene Bewilligung per E-Mail von der vorgesetzten Dienstperson bzw. der Dekanin oder des Dekans. Dies muss für jeden Abrechnungsfall spezifisch erfolgen.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist die Reiseanzeige bzw. die Bewilligungs-E-Mail mit einzureichen.

Die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen gelten auch bei Vorliegen einer generellen Dienstreisegenehmigung.

Bestehende Dienstreisegenehmigungen behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Bei der Verkehrsmittelwahl ist auf die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen zu achten und das Vorliegen eines Ausnahmegrundes der vorgesetzten Person bzw. dem Dekanat per E-Mail anzuzeigen. Nachfolgend findet sich ein Formulierungsvorschlag für die Geltendmachung eines Ausnahmegrundes:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich plane eine Dienstreise zum Reiseziel XXX vom XX.XX.XXXX bis zum XX.XX.XXXX. Trotz der Bemühungen um eine umweltfreundliche Alternative bin ich aus folgendem Grund auf die Nutzung des Flugzeugs angewiesen:

Nennung des Ausnahmegrunds gemäß §1 (3) der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen

Ein erläuternder Satz, der das Vorliegen des Ausnahmegrunds beschreibt

Ich bitte um Genehmigung der Reise mit beschriebenem Ausnahmegrund.

Grußformel

English version

Dear Sir or Madam,

I am planning a business trip to the destination XXX from XX.XX.XXXX to XX.XX.XXXX. Despite efforts to find an environmentally friendly alternative, I am dependent on the use of an airplane for the following reason:

Citing of the exceptional reason in accordance with §1 (3) of the Policy of the Justus Liebig University Giessen for Sustainable Business Travel

An explanatory sentence describing the exceptional reason

I request the approval of the trip with the exceptional reason as described.

Greetings

Bei jeder Buchung einer Reise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten.

Bahntickets sollten wenn möglich über das Geschäftskundenportal der Deutschen Bahn mit dem Geschäftskundenrabatt gekauft werden (siehe: Regelungen zum Bahnfahren).

Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt i.d.R. nach dem Hessischen Reisekostengesetz (HRKG) bzw. bei Auslandsdienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Weitere Regelungen zur Abrechnung von Dienstreisen finden Sie auf der Homepage des Dezernats D (Finanz- und Rechnungswesen/Beschaffung).

Reisebuchungen auf Rechnung mit Angabe der Justus-Liebig-Universität als Rechnungsnehmerin sind grundsätzlich untersagt.

Sollte keine Konformität der Reisetätigkeit mit den geltenden Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen bestehen und etwa ohne Vorliegen eines Ausnahmegrunds für Kurzdistanzen das Flugzeug genutzt werden, erfolgt keine Kostenerstattung seitens der JLU.

Die Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen gilt für alle Beschäftigten der JLU.

Bei nachträglicher Nichtanerkennung der ggf. teureren Reiseoption mit der Bahn im Rahmen einer Projektprüfung durch den Drittmittelgeber, erfolgt diese Kostenübernahme aus dem laufenden Budget der jeweiligen Einrichtung.

Die ab 2025 anfallenden Pauschalabgaben für Flugreisen können im Rahmen von Drittmittelprojekten i.d.R. nicht über die Fördermittel abgerechnet werden, sondern sind aus dem laufenden Budget der Einrichtung zu tragen, der die Dienstreise zugeordnet wird.

Die Pauschale wird für Flugreisen im Rahmen von Dienstreisen für alle Beschäftigten der JLU fällig, deren Reisekosten über die universitäre Reisekostenstelle abgerechnet werden. Dies betrifft auch Dienstreisen im Rahmen von Drittmittelprojekten. Nicht betroffen sind externe Gäste der JLU und JLU-Mitglieder, die von einer externen Stelle eingeladen werden und folglich keine Erstattung der Reisekosten bei der JLU beantragen.

Auch Studierende und Stipendiaten sind nicht von der Pauschale betroffen, falls sie nicht in einem Beschäftigungsverhältnis mit der JLU stehen und in diesem Rahmen eine Dienstreise tätigen und eine Reisekostenabrechnung bei der JLU einreichen (etwa als wissenschaftliche Mitarbeitende oder studentische Hilfskräfte).

Die Pauschalabgaben belaufen sich für das Jahr 2025 auf 25 € für einen einzelnen Flug der Kurz- bzw. Mittelstrecke (bis 3.700 km), 85 € für einen einzelnen Flug der Kategorie Langstrecke (3.701 km – 7.700 km) sowie 115 € für einen einzelnen Flug der Kategorie Fernstrecke (ab 7.701 km). Eine jährliche Überprüfung der Höhen der CO ₂ -Pauschalabgaben durch die Gemeinsame Kommission für Nachhaltigkeit ist vorgesehen.

Dezernat D (Finanz- und Rechnungswesen/Beschaffung) ermittelt im Rahmen der Reisekostenabrechnung die angefallenen Flugkilometer und setzt die entsprechende(n) Pauschalabgabe(n) fest. Wichtig: Für jede Flugbewegung wird eine separate Abgabe in Abhängigkeit der entsprechenden Entfernungskategorie fällig. Das heißt, bei Zwischenlandungen werden Abgaben für jede Teilstrecke erhoben. Hin- und Rückflug werden dabei separat betrachtet.

Die Finanzierung der Pauschalabgaben erfolgt aus den verfügbaren Budgets der Einrichtungen (Haushalts­mittel), wobei die jeweilige/n Pauschale/n durch das Dezernat D (Finanz- und Rechnungs­wesen/Beschaffung) zu Lasten der betroffenen Kostenstelle auf Basis der Reisekostenabrechnung verbucht wird. Die Verbuchung erfolgt im vierteljährlichen Rhythmus. Die Finanzierung der Pauschale erfolgt dabei aus der Kostenstelle, aus welcher die Reise finanziert wird bzw. aus der Kostenstelle, die dem Auftrag (Projektnummer) zugrunde liegt. Die Pauschalabgaben können im Rahmen von Drittmittelprojekten i.d.R. nicht über die Fördermittel abgerechnet werden, sondern sind aus dem laufenden Budget der Einrichtung zu tragen, der die Dienstreise zugeordnet wird.

Die Abgaben fließen in einen universitätseigenen Klimafonds, aus dem Nachhaltigkeitsprojekte / -maßnahmen an der JLU wie z. B. die Installation von zusätzlichen Photovoltaik-Anlagen oder Fahrradabstellboxen auf den verschiedenen Campusbereichen finanziert werden. Vorschläge für Maßnahmen können von den Dekanaten und den dezentralen Nachhaltigkeitsbeauftragten in Rücksprache mit den Dekanaten beim Büro für Nachhaltigkeit eingereicht werden.

Die Höhe der Pauschalabgaben wurde anhand verschiedener Faktoren ermittelt und vom Präsidium auf Vorschlag der Gemeinsamen Kommission für Nachhaltigkeit beschlossen. Die berücksichtigten Faktoren sind: der durchschnittliche Börsenpreis für CO ₂ -Zertifikate für eine Tonne CO ₂ an der Strombörse Leipzig, die angenommene Strecke je Flugkategorie (Kurz-, Mittel-, Lang- und Fernstrecke) sowie deren jeweilige defra-Werte, die die Treibhauswirkung eines Fluges in CO ₂ -Äquivalenten abschätzen, und ein Radiative Forcing Index, der die Klimawirkung der Treibhausgasemissionen von Flugzeugen aufgrund des Ausstoßes in großer Höhe verstärkt.

Die Berechnung für die CO ₂ -Pauschalen der Kategorien Kurzstrecke (bis 463 km), Mittelstrecke (464 km bis 3700 km), Langstrecke (3701 km – 7700 km) und Fernstrecke (ab 7701 km) erfolgte wie folgt: Für die jeweilige Streckenkategorie wurde jeweils eine konkrete Entfernung definiert: bei der Kategorie Kurzstrecke die obere Intervallgrenze, bei den Kategorien Mittel- und Langstrecke der Mittelwert des jeweiligen Intervalls und bei der Kategorie Fernstrecke die untere Intervallgrenze. Anschließend wurden mithilfe der defra-Werte des Jahres 2019* die durchschnittliche Klimawirkung eines Durchschnittsflugs der jeweiligen Flugkategorie in t CO ₂ -Äquivalenten ermittelt und anschließend mit einem Radiative Forcing Index von 1,9 und dem angenommenen CO ₂ -Preis von rund 75 € je Tonne multipliziert. Dieser CO ₂ -Preis entspricht den durchschnittlichen Auktionspreisen für CO ₂ -Verschmutzungsrechte an der Strombörse Leipzig von Mai 2023 bis April 2024. Aus den berechneten Werten wurden die auf 5 € gerundeten Pauschalen abgeleitet. Für Kurzstrecken wurde der Preis der Mittelstrecken angenommen, da Kurzstreckenflüge vielfach vermeidbar sind.

Bei Flügen mit Zwischenstopps (sowohl zum Umsteigen als auch verbunden mit einem Aufenthalt) werden die Pauschalen je Streckenabschnitt erhoben.

* Die defra-Werte des britischen Umweltministeriums ermitteln anhand von Flugdaten den durchschnittlichen Treibhauseffekt in CO ₂ -Äquivalenten. Da dieser Wert je nach Flugaufkommen schwankt, wurde der Wert von 2019 – zugleich Basisjahr der Nachhaltigkeitsstrategie JLU 2030 – zunächst als Referenz festgesetzt.

Besonders umweltfreundlich sind Dienstreisen, die – wenn möglich – nicht physisch, sondern zum Beispiel digital abgehalten werden. Insbesondere Langstreckenflüge sollten vor diesem Hintergrund hinterfragt werden.

Sollte dennoch eine physische Präsenz nötig sein, ist eine umweltschonende Verkehrsmittelwahl anzustreben. Für dienstlich bedingte Wege auf dem Campus bieten sich beispielsweise Pedelecs oder Lastenräder der JLU an. Da für viele deutsche und europäische Reiseziele konkurrenzfähige Angebote per Zug bestehen, ist ab dem 1. April 2024 die Nutzung von Flugverbindungen für deutsche und nahe, gut per Zug zu erreichende, europäische Reiseziele nur in Ausnahmefällen gestattet (s. §1 der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen ).

Des Weiteren kann bei Langstreckenflügen durch die Wahl von Direktverbindungen und die Nutzung der Economy-Class ebenfalls ein Teil der Emissionen vermieden werden. Einen Eindruck von den geschätzten CO ₂ -Emissionen je Flug zu ausgewählten Reiseziele können Sie hier erlangen.

Zur Erstellung ihrer CO ₂ -Bilanz im Mobilitätssektor orientiert sich die JLU an dem Bewertungsansatz der hessischen Landesverwaltung. Ausgehend von Daten der Reisekostenstelle (Anzahl der Personenkilometer von Dienstreisen nach Verkehrsmittel) sowie der zentralen Fuhrparkverwaltung (Kraftstoffverbrauch der Dienstfahrzeuge der JLU) werden mithilfe von Emissionsfaktoren die Klimawirkung der verursachten Treibhausgasemissionen in CO ₂ -Äquivalenten ermittelt. Als Emissionsfaktoren verwendet die JLU die sogenannten defra-Werte des britischen Umweltamtes. Für Flugreisen wird außerdem ein RFI-Faktor ( Radiative Forcing Index ) hinzugezogen, der die verstärkte Klimawirkung von Treibhausgasen des Flugverkehrs aufgrund des Ausstoßes in großer Höhe berücksichtigt.

Mit Hilfe des CO ₂ -Rechners des Umweltbundesamtes kann die individuelle CO ₂ -Bilanz in den Bereichen Wohnen, Strom, Mobilität, Ernährung und sonstiger Konsum abgeschätzt werden. Für die Mobilität werden dazu beispielsweise Angaben zu eigenen Fahrzeugen, Flug- und Schiffsreisen abgefragt. Das Tool basiert auf dem CO ₂ -Rechner von KlimAktiv, dessen Faktoren und Vergleichswerte regelmäßig gemäß wissenschaftlicher Erkenntnisse aktualisiert werden.

Spezialisiert auf Flugreisen ist der CO ₂ -Rechner von Atmosfair. Die Berechnungsgrundlage bildet der Atmosfair Airline Index , der mit Hilfe eines Computermodells den jeweiligen Flug simuliert. Dabei werden neben den durch den Kerosinverbrauch hervorgerufene Emissionen auch Faktoren wie Flughöhe, Flugzeugtyp und Auslastung der Sitzplätze berücksichtigt.

Der Dienstreise-Navigator des DAAD in Form eines Entscheidungsbaums kann bei der Reiseplanung unterstützen – beispielsweise bei der Abschätzung, ob eine Flugreise notwendig ist. In seiner Broschüre "Klimafreundlich unterwegs" hat der DAAD außerdem 10 Tipps für Stipendiatinnen und Stipendiaten in Deutschland zusammengestellt, um die Mobilität möglichst klimafreundlich zu gestalten.

Die DFG gibt mit Hilfe eines Leitfragenkatalogs Raum zur Reflexion über die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten der eingereichten Projektanträge, darunter sind auch Fragen zur Reisetätigkeit. Die Beantwortung dieser Fragen ist für die Antragstellenden freiwillig.

Das BMBF weist in seinen Richtlinien für Zuwendungsanträge auf Ausgabenbasis ebenfalls darauf hin, dass physische Dienstreisen vermieden und stattdessen Video- oder Telefonkonferenzen genutzt werden sollen.

Teilnehmende am Erasmus+ Programm können ein einmaliges Top-up in Höhe von 50 € (Akademisches Jahr 2023/24) bzw. zusätzliche Reisetage (Akademisches Jahr 2024/25) beantragen, wenn sie umweltfreundlich ins Ausland reisen. Voraussetzung ist, dass der überwiegende Teil der Reise (Hin- und/oder Rückfahrt) mit Hilfe emissionsarmer Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Fahrgemeinschaften zurückgelegt wird. Weitere Informationen finden sich hier.