Fragen zur Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen – § 1 (Wahl der Verkehrsmittel)

Das Nutzungsgebot erstreckt sich auf Destinationen, die unter zumutbarem Aufwand mit dem Zug zu erreichen sind (s. §1 der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen). In der Regel liegt die Reisezeit via Zug von Gießen zu Großstädten in den genannten Gebieten bei unter 8 h. Dies betrifft generell Geschäftsorte in Deutschland, Belgien, den Niederlanden, Luxemburg und der Schweiz sowie folgende Reiseziele bzw. Zielflughäfen:

•         Frankreich: Amiens, Besançon, Lille, Mulhouse, Paris, Reims, Strasbourg
•         Österreich: Innsbruck, Linz, Salzburg

Gemäß Verwaltungsvorschrift zum §4 HRKG ist es zumutbar, wenn die Anreise so verläuft, dass der Geschäftsort bis 22 Uhr erreicht wird. Die Rückkehr nach Erledigung des Dienstgeschäftes ist grundsätzlich zumutbar, wenn die Wohnung noch bis 24 Uhr erreicht werden kann.

Gemäß §1 (3) der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen kann die Nutzung des Flugzeugs zu verhältnismäßig nah gelegenen Geschäftsorten ausnahmsweise gestattet werden, wenn mindestens einer der nachfolgend gelisteten Sachverhalte vorliegt:

1. 1. wenn die Nutzung des Flugzeugs eine erhebliche Reisezeitverkürzung ergibt, die zur Wahrnehmung von Care-Aufgaben (Betreuung von Kindern unter 12 Jahren oder pflegebedürftigen Angehörigen) benötigt wird;
   2. wenn die reisende Person gesundheitliche Einschränkungen (Schwerbehinderung mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 und einem der Merkzeichen G, aG, Gl, Bl, TBl oder H oder Mobilitätseinschränkungen) hat, die eine Nutzung von Bahn oder Bus unzumutbar machen;
   3. wenn dringende dienstliche Belange die Nutzung des Flugzeugs erforderlich machen;
   4. wenn der Anschluss an einen interkontinentalen Flug erreicht werden muss.

Es gelten die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen.

Die Entscheidung über die Ausnahmebewilligung trifft die vorgesetzte Dienstperson unter Abwägung der dienstlichen Belange, der Anforderungen der Fürsorgepflicht und unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit. Bei Professorinnen und Professoren tritt an die Stelle der vorgesetzten Dienstperson die Dekanin oder der Dekan.

Im Reiseanzeigeformular ist der Ausnahmegrund von der antragstellenden Person darzulegen. Mit ihrer Unterschrift auf der Reiseanzeige bestätigt die vorgesetzte Dienstperson die Konformität der Reisetätigkeit mit den geltenden Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen. Hinsichtlich des Gebots, Flüge zu bestimmten Destinationen zu vermeiden, wird durch die Unterschrift der vorgesetzten Dienstperson das Vorliegen eines in der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen genannten Ausnahmegrundes bestätigt.

Im Falle des Vorliegens einer generellen Dienstreisegenehmigung genügt als Nachweis eines Ausnahmegrunds die nachvollziehbare Darlegung des Ausnahmegrunds per E-Mail durch die reisende Person an die vorgesetzte Dienstperson bzw. die Dekanin oder den Dekan und die daraufhin ausgesprochene Bewilligung per E-Mail von der vorgesetzten Dienstperson bzw. der Dekanin oder des Dekans. Dies muss für jeden Abrechnungsfall spezifisch erfolgen.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist die Reiseanzeige bzw. die Bewilligungs-E-Mail mit einzureichen.

Die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen gelten auch bei Vorliegen einer generellen Dienstreisegenehmigung.

Bestehende Dienstreisegenehmigungen behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Bei der Verkehrsmittelwahl ist auf die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen zu achten und das Vorliegen eines Ausnahmegrundes der vorgesetzten Person bzw. dem Dekanat per E-Mail anzuzeigen. Nachfolgend findet sich ein Formulierungsvorschlag für die Geltendmachung eines Ausnahmegrundes:

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich plane eine Dienstreise zum Reiseziel XXX vom XX.XX.XXXX bis zum XX.XX.XXXX. Trotz der Bemühungen um eine umweltfreundliche Alternative bin ich aus folgendem Grund auf die Nutzung des Flugzeugs angewiesen:

            Nennung des Ausnahmegrunds gemäß §1 (3) der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen

            Ein erläuternder Satz, der das Vorliegen des Ausnahmegrunds beschreibt

Ich bitte um Genehmigung der Reise mit beschriebenem Ausnahmegrund.

 

Grußformel

 

English version

Dear Sir or Madam,

I am planning a business trip to the destination XXX from XX.XX.XXXX to XX.XX.XXXX. Despite efforts to find an environmentally friendly alternative, I am dependent on the use of an airplane for the following reason:

Citing of the exceptional reason in accordance with §1 (3) of the Policy of the Justus Liebig University Giessen for Sustainable Business Travel

An explanatory sentence describing the exceptional reason

I request the approval of the trip with the exceptional reason as described.

Greetings

Auch für Dienst- und Fortbildungsreisen von Professorinnen und Professoren mit einer Reisedauer von weniger als sieben Tagen, welche gemäß des Rundschreibens 2025-05 qua Amt als genehmigt gelten, gelten die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen.

Bei der Verkehrsmittelwahl ist auf die Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen zu achten und das Vorliegen eines Ausnahmegrundes dem Dekanat per E-Mail anzuzeigen. Zur Vereinfachung kann folgender Formulierungsvorschlag für die Geltendmachung eines Ausnahmegrundes genutzt werden:

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

ich plane eine Dienstreise zum Reiseziel XXX vom XX.XX.XXXX bis zum XX.XX.XXXX. Trotz der Bemühungen um eine umweltfreundliche Alternative bin ich aus folgendem Grund auf die Nutzung des Flugzeugs angewiesen:

• Nennung des Ausnahmegrunds gemäß §1 (3) der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen
• Erläuterung, warum der Ausnahmegrund im spezifischen Fall vorliegt

Ich bitte um Genehmigung der Reise mit beschriebenem Ausnahmegrund.

 

Grußformel

English version

Dear Sir or Madam,

I am planning a business trip to the destination XXX from XX.XX.XXXX to XX.XX.XXXX. Despite efforts to find an environmentally friendly alternative, I am dependent on the use of an airplane for the following reason:

• Citing of the exceptional reason in accordance with §1 (3) of the Policy of the Justus Liebig University Giessen for Sustainable Business Travel
• An explanatory sentence describing the exceptional reason

I request the approval of the trip with the exceptional reason as described.

Greetings

Bei jeder Buchung einer Reise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten.

Bahntickets sollten wenn möglich über das Geschäftskundenportal der Deutschen Bahn mit dem Geschäftskundenrabatt gekauft werden (siehe: Regelungen zum Bahnfahren).

Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt i.d.R. nach dem Hessischen Reisekostengesetz (HRKG) bzw. bei Auslandsdienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Weitere Regelungen zur Abrechnung von Dienstreisen finden Sie auf der Homepage des Dezernats D (Finanz- und Rechnungswesen/Beschaffung).

Reisebuchungen auf Rechnung mit Angabe der Justus-Liebig-Universität als Rechnungsnehmerin sind grundsätzlich untersagt.

Sollte keine Konformität der Reisetätigkeit mit den geltenden Bestimmungen der Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen bestehen und etwa ohne Vorliegen eines Ausnahmegrunds für Kurzdistanzen das Flugzeug genutzt werden, erfolgt keine Kostenerstattung seitens der JLU.

Die Richtlinie für umweltfreundlichere Dienstreisen gilt für alle Beschäftigten der JLU.

Sollte die Zugreise ggf. teurer sein als eine Flugreise und die (Mehr-)Kosten im Rahmen einer Projektprüfung durch den Drittmittelgeber aufgrund dessen nicht anerkannt werden, muss die Kostenübernahme aus dem laufenden Budget der jeweiligen Einrichtung erfolgen. Das hessische Reisekostengesetz sieht aktuell bereits vor, dass bei der Reisemittelwahl auch Umweltschutzgründe berücksichtigt werden können und sollen. Höhere Reisekosten aufgrund einer Zugreise anstatt einer Flugreise im Rahmen einer Dienstreise sind daher seitens des Hessischen Reisekostengesetzes vertretbar.

Die Pauschalabgaben können gemäß den bestehenden Förderrichtlinien von Drittmittelgebern in der Regel nicht aus dem zugewiesenen zweckgebundenen Drittmittelbudget abgerechnet werden, sondern sind aus dem laufenden Budget der Einrichtung zu tragen, der die Dienstreise zugeordnet wird.