Rund 65 Mitarbeitende der JLU nahmen teil und konnten gemeinsam über 80 Webseiten optimieren. Ziel des Tages war es, Webauftritte gezielt zu verbessern sowie Mitarbeitende mit dem Thema Suchmaschinenoptimierung (SEO) vertraut zu machen.

Organisiert wurde der Aktionstag vom Büro für Digitalisierung (BfD) gemeinsam mit dem Webrelaunch-Team, dem an dieser Stelle ein besonderer Dank gilt: Das Team stellte nicht nur das Webrelaunch-Projekt vor, sondern führte die Teilnehmenden auch kompetent und engagiert durch den SEO-Check.

Wir danken allen Teilnehmenden an dieser Stelle für ihre engagierte Mitarbeit.

Die Unterlagen des Aktionstages sind hier einsehbar.

Die Fortschritte und Erfolge bei der Umsetzung der Strategie wurden überprüft und die Indikatoren mit dem jeweiligen Stand aktualisiert.

Bis Ende des Jahres 2025 wurden über 50 % der Indikatoren der Digitalisierungsstrategie erfüllt. Hervorzuheben ist, dass sechs Indikatoren, überwiegend aus dem Handlungsfeld Forschung, im Jahr 2025 bereits frühzeitig abgeschlossen werden konnten. Der aktuelle Status der einzelnen Indikatoren der drei Handlungsfelder kann hier eingesehen werden (Anmeldung erforderlich): https://www.uni-giessen.de/de/org/admin/stab/stw/digitalisierungsstrategie/umsetzung/status

Die Ergebnisse zeigen: Die JLU ist auf dem guten Weg, ihre Ziele im Bereich der Digitalisierung zu erreichen. 

Wir danken den vielen Beteiligten für ihre Unterstützung beim Strategie-Monitoring 2025.

In der Projektphase 3 der Einführung der Elektronischen Signatur steht der nächste Ausbau-Schritt im Mittelpunkt. Dabei konzentrieren wir uns ab Februar 2026 auf die Auswahl geeigneter Pilotprozesse in der Verwaltung, die Klärung von Rahmenbedingungen (Finanzierung/Lizenzmodell) sowie die Beschaffung. Ab Mitte des Jahres 2026 kommt dann noch die Vorbereitung des Rollouts in der Zentralverwaltung dazu.

Der erwartete Nutzen: Durch die Digitalisierung häufig durchgeführter Unterschriftsvorgänge erzielen wir eine signifikante Zeit- und Kostenersparnis. Gleichzeitig werden Medienbrüche reduziert, Abläufe transparenter und Bearbeitungszeiten kürzer.

Alle Schritte werden dokumentiert, damit am Ende der Projektphase Best Practices für den weiteren Rollout vorliegen. Über den Projektverlauf und die nächsten Rollout-Stufen informieren wir auf der Projekt-Website.

Lehrende, Forschende, Verwaltungsmitarbeitende und Studierende aus allen Bereichen der Universität erhielten einen Einblick in bereits vorhandene KI-Anwendungen an der JLU, tauschten sich untereinander aus und erhielten dabei Einblicke in die Chancen und Herausforderungen der Künstlichen Intelligenz. Weitere Informationen gibt es auf der Website des Projekts "Neue Wege mit KI", das der CIO und das BfD aktuell gemeinsam umsetzen.

Mit der Etablierung der Servicestelle Arbeitsmedizin (SAM) geht die Justus-Liebig-Universität Gießen einen bedeutenden Schritt in Richtung einer zukunftsweisenden und effizienten arbeitsmedizinischen Betreuung ihrer Beschäftigten. Ein Kernstück der neuen Servicestelle ist der Einsatz einer durch das BfD und HRZ eingeführten innovativen Softwarelösung, die eine vollständig digitale Aktenführung für alle Probanden ermöglicht. Ein entscheidender Vorteil dabei ist die medienbruchfreie Übertragung von Ergebnissen aus arbeitsmedizinischen Untersuchungsgeräten und Laborbefunden. Diese Daten werden direkt und ohne Medienbrüche digital gespeichert, was die Prozesse erheblich beschleunigt und die Datensicherheit erhöht.

Darüber hinaus bietet die Lösung ein self-service Portal zur automatisierten Terminvereinbarung für bestehende und zukünftige Beschäftigte. Geplant ist ebenso die Einbindung von Services für Studierende wie beispielsweise die arbeitsmedizinische Pflichtvorsorge für Medizinstudierende oder das Angebot einer Tollwutimpfung für Studierende der Veterinärmedizin.

Wir freuen uns, diesen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung unserer Services für die JLU erreicht zu haben.

Seit Juli 2025 wird die elektronische Signatur zunächst in vorher festgelegten Pilotbereichen innerhalb der Zentralverwaltung ausgerollt. Hierzu wird das Signatur-Tool inSign genutzt. In dieser zweiten Projektphase liegt der Fokus auf der Entwicklung und Implementierung rechtssicherer Prozesse für die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES).

In vier Pilotbereichen erarbeiten, testen und optimieren Mitarbeitende gemeinsam die Signaturprozesse. Der Schwerpunkt liegt dabei bis Ende des Jahres auf Dokumenten mit Außenwirkung, wie Verträgen, Stiftungsunterlagen oder Forschungsanträgen, die von internen Verantwortlichen und externen Partnern unterzeichnet werden müssen.

Alle Schritte werden sorgfältig dokumentiert, sodass am Ende der Projektphase wertvolle Best Practices für den weiteren Rollout vorliegen. Über den Projektverlauf und kommende Rollout-Stufen halten wir Sie über die Projekt-Website auf dem Laufenden.

Das war der Digitaltag 2025 an der JLU. Mit spannenden Impulsen und interaktiven Formaten rund um die Schwerpunktthemen Künstliche Intelligenz (KI) und Digitale Lehre richtete sich das Programm der JLU in erster Linie an Mitarbeitende und Lehrende der JLU – aber auch Studierende waren herzlich willkommen. Die Teilnehmenden tauchten in aktuelle Entwicklungen ein, tauschten sich aus und gestalteten die digitale Zukunft der Universität aktiv mit

Weitere Infos und das Programm für 2025 finden Sie hier: https://www.uni-giessen.de/de/digitaltag

Eveeno ermöglicht ein effizientes, modernes und datenschutzkonformes Teilnehmenden-Management für universitäre Veranstaltungen. Es unterstützt bei Anmeldung, Kommunikation und Datenverwaltung – zentral, strukturiert und transparent.

Das Webformular zur Anmeldung einer Veranstaltung sowie weitere Informationen zum Tool und zur Abwicklung von Veranstaltungen mit Teilnehmendenentgelten finden Sie auf unserer Website:

https://www.uni-giessen.de/eveeno

Am diesjährigen Digitalen Frühjahrsputz mit dem Motto Sicher.Digital.Unterwegs haben über 100 Mitarbeitende aus der Zentralverwaltung, den Fachbereichen und Zentren gemeinsam an der Stärkung der digitalen Sicherheit an der JLU gearbeitet.  Innerhalb von 1,5 Stunden wurden wichtige Schritte unternommen: Wir haben den Passwortmanager KeePassXC eingerichtet, E-Learnings zur IT-Sicherheit vorgestellt und praktische Tipps wie die Bildschirmsperrung mit Windows + L geteilt. 

Vielen Dank für Ihre aktive Teilnahme und das positive Feedback!

Das Büro für Digitalisierung ist seit dem 01.01.2025 mit drei neuen Referentinnen wieder voll besetzt. Isabel Cutrim übernimmt im Jahr 2025 den Schwerpunkt Forschung, Johanna Daus hat nach Ende ihrer Projektstelle in StW die Aufgabe der Referentin für Digitalisierung mit Schwerpunkt Studium und Lehre im BfD übernommen und Anne Landsiedel ist aus dem AAA ins BfD gewechselt, wo sie künftig Ihre Ansprechpartnerin für den Schwerpunkt Verwaltung ist.

Zusammen mit dem HRZ hat das BfD die bestehenden IT-Austauschformate zur Thematik Digitalisierung weiterentwickelt. Insbesondere sind dies die IKM-AG, das Treffen der DV-Koordination der Präsidialverwaltung aber auch die offene Sprechstunde des HRZ für das Netzwerk der Justus-Sekretariate. Zusammen mit dem Büro der Kanzlerin wird auch die AG Fachbereichsmanagement als abteilungsübergreifendes Austauschformat zur Digitalisierung genutzt.

Die bestehenden Strukturen bleiben dabei erhalten und werden mit den entsprechenden Themen, die durch das BfD eingebracht werden, angereichert. Bei zukünftigen neuen Netzwerken und Gremien wird das BfD das Themengebiet der Digitalisierung ebenfalls einbringen.

Bei Bedarf bietet das BfD auch an, in weiteren Austauschformaten Themen zur Digitalisierung vorzustellen. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

Das erste Monitoring der im Jahr 2023 veröffentlichten Digitalisierungsstrategie der Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist erfolgreich abgeschlossen. Die Fortschritte und Erfolge bei der Umsetzung der Strategie wurden überprüft und die Indikatoren mit dem jeweiligen Stand aktualisiert.

Die Ergebnisse zeigen die JLU auf dem Weg, ihre Ziele im Bereich der Digitalisierung umzusetzen. Viele Bereiche der drei Handlungsfelder "Forschung", "Lehre" und "IT-Governance, Verwaltung und IT-Infrastruktur" haben sich weiterentwickelt, so dass bereits 16 der insgesamt 65 Indikatoren erreicht wurden. Eine inkrementelle Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie ist für 2025 geplant.

Wir danken den vielen Beteiligten für ihre Unterstützung beim Strategie-Monitoring 2024.

Die vollständigen Ergebnisse des Monitorings 2024 können hier eingesehen werden: https://www.uni-giessen.de/de/org/admin/stab/stw/digitalisierungsstrategie/umsetzung/status

Während sich das BfD weiterhin darauf konzentriert, die digitale Zukunft der JLU zu gestalten, soll an dieser Stelle auf die bisherigen Erfolge zurückgeblickt werden:

Digitalisierungsstrategie

In enger Zusammenarbeit mit dem Präsidium, den Stabsabteilungen und Dezernaten hat das BfD eine gesamtuniversitäre  Digitalisierungsstrategie entwickelt und im Herbst 2023 nach Beteiligung aller Gremien sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache veröffentlicht. Mit drei Handlungsfeldern, neun großen Zielen, 25 Teilzielen und 66 messbaren Indikatoren ist der digitale Kurs der JLU für die nächsten sieben Jahre festgelegt.

Digitalpaktprojekte

Die Begleitung und Weiterentwicklung von 13 Digitalpaktprojekten mit einem Gesamtvolumen von über 5,5 Millionen Euro trägt maßgeblich zur Modernisierung unserer Infrastruktur bei. Die Projekte sind in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und IT-Infrastruktur angesiedelt.

myJLU-App

Die Campus-App der JLU bündelt die für unsere Studierenden relevanten Systeme in einer Anwendung, versorgt diese zusätzlich mit vielfältigen Informationen über diverse Feed-Kanäle und ermöglicht u.a. die Sportkursbuchung über eine mobile Anwendung. Im Dezember 2022 wurde die myJLU-App, an deren Einführung das BfD maßgeblich beteiligt war, veröffentlicht. Über 9.500 Nutzerinnen und Nutzer halten sich mittlerweile mit der myJLU-App auf dem Laufenden – Tendenz steigend.

Digitale Prozesse

Nach der Umstellung der analogen Arbeitsunfähigkeitsanzeige in die digitale Welt wurden mit Unterstützung des BfD zahlreiche weitere analoge Formulare ersetzt und auf digital nutzbare Webformulare umgestellt. Unsere Bemühungen, von papierbasierten Prozessen auf Webformulare umzusteigen, wurden im Dezember 2023 mit dem Nachhaltigkeitspreis der JLU belohnt. Daneben war das BfD maßgeblich an der Umstellung der Rundschreiben der Präsidentin in ein effizienteres, nachhaltigeres, zweisprachiges digitales Format beteiligt. 

Digitaler Frühjahrsputz

Zum Frühlingsanfang 2023 hat das BfD erstmalig einen digitalen Frühjahrsputz veranstaltet. Ziel des Projekttages war das Aufräumen von E-Mail-Postfächern und digitalen Ablagen. Aufgrund des großen Erfolges wurde die Idee zum Frühlingsanfang 2024 erneut aufgenommen: Dieser Projekttag wurde zum Aufräumen der JLU-Webseiten erfolgreich genutzt. Im Verlauf des Tages konnten mehr als 2.000 nicht mehr nutzbare Links entfernt werden.

Digitaltagprogramm

Seit 2022 beteiligt sich die JLU am jährlich stattfindenden bundesweiten Digitaltag. Das Programm im Jahr 2023 wurde vom BfD koordiniert. Mit 24 Aktionen rund um das Thema „Digitalisierung“ konnte die JLU ihre digitale Expertise aus den Bereichen Lehre, Forschung und Verwaltung demonstrieren. Mit diesem ausgewogenen, vielschichtigen Programm hob sich die JLU vom Angebot der anderen hessischen Hochschulen deutlich ab.

Das BfD blickt optimistisch in die Zukunft und verspricht, weiterhin eine treibende Kraft in der digitalen Entwicklung an der JLU zu sein und aktiv zur digitalen Transformation beizutragen. Gleichzeitig danken wir allen, die zu diesen Erfolgen beigetragen haben und freuen uns auf die gemeinsame Fortsetzung unserer digitalen Reise.

Marcus Enger (BfD1) leitet seit dem 1. Juli 2022 das Büro für Digitalisierung (BfD). Er kommt als Führungskraft und Projektmanager mit einer mehr als 20-jährigen Erfahrung in der Softwareindustrie an die JLU. Mit seinem Team berät er den Vizepräsidenten für wissenschaftliche Infrastruktur in strategischen Fragen zur Digitalisierung, verantwortet u. a. die weitere Erstellung bzw. Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie sowie die Koordination und die Umsetzung des Digitalpakts Hochschule.

Tim Bostick (BfD2) ist seit dem 1. September 2022 Assistent für das Büro für Digitalisierung. Vorher hat er 15 Jahre in der Verwaltung im Fachbereich 09 und in der Stabsabteilung Forschung gearbeitet. Er unterstützt das Team bei der Etablierung und Verwendung von Projektmanagement-Werkzeugen. Zudem unterstützt er den Webauftritt und die zentrale Administration des Büros.

Dr. Eva-Maria Huber (BfD3) ist seit dem 15. Juni 2022 als Referentin im Büro für Digitalisierung tätig. Dank ihrer langjährigen Tätigkeit im Bereich der Altertumswissenschaften bringt sie Erfahrung in Forschung und Lehre mit. Zu ihren Aufgaben gehört u. a. die Betreuung der Digitalpaktprojekte mit dem Schwerpunkt Studium und Lehre sowie die Einführung der myJLU App für Studierende.

Jeldrik Glaßl (BfD5) verstärkt seit dem 1. August 2022 als Referent das Team im BfD. Er ist bereits seit über 20 Jahren in der Präsidialverwaltung an der JLU tätig, zuletzt im Kanzlerbüro, und bringt ins BfD seinen reichen Erfahrungsschatz aus zahlreichen IT- Projekten ein. Schwerpunktmäßig betreut er die Digitalisierungsvorhaben mit Bezug zur Verwaltung.