Rolle DekanatAuf dieser Seite erfahren Sie, welche Funktionen das FIS für die Dekanate bereitstellt und wie Sie Datensätze filtern und exportieren können.https://www.uni-giessen.de/de/forschung/fis/anleitungen/dekanat-fishttps://www.uni-giessen.de/@@site-logo/logo.png
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Rolle Dekanat
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Funktionen das FIS für die Dekanate bereitstellt und wie Sie Datensätze filtern und exportieren können.
Um die Datensätze der Promovierenden einsehen zu können, wählen Sie links im Menü "Graduierungen" und anschließend "Promotionsvorgänge" aus.
Es erscheinen alle Einträge von Promovierenden Ihres Dekanats.
Wählen Sie nun oben links den "Filter" aus, um die Datensätze nach speziellen Kriterien zu filtern.
Beispielsweise können Sie nach dem Namen der gesuchten Person filtern, indem Sie unter (1) Promotionsvorgang - 02 Name enthält Name auswählen und den Filter anwenden.
Daneben können Sie weitere Filter verwenden und verküpfen indem Sie die UND/ ODER - Verknüpfung nutzen. So könnten Sie beispielsweise nach dem (2) Status ist Beendet sowie (3) ist Abgebrochen oder mithilfe des Dropdown Menüs die(4) Gesamtnote der Promotion (0 - Summa Cum Laude - mit Auszeichnung; 1 - Magna Cum Laude - Sehr gut; 2 - Cum Laude - Gut; 3 - Rite - Befriedigend; 4 Mangelhaft/ Ungenügend ) auswählen.
Eine weitere Möglichkeit stellt das (5) Datum der Beendigung der Promotion dar. Sie können bei Bedarf einen Zeitraum zwischen zwei Stichtagen auswählen. Selbstverständlich können Sie auch nach einem bestimmtem Datum die Datensätze filtern.
Nachdem Sie die Filtereinstellungen wie gewünscht vorgenommen haben, wählen Sie bitte rechts unten (6) "Anwenden" aus.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Projekte und Projektanträge zu filtern und die Daten zu exportieren. Wählen Sie links im Menü "Projekte" oder "Projekte" und "Projektträger" aus. Anschließend klicken Sie oben links auf den Filter und können nach eigenen ausgewählten Suchkriterien Projekte und Projektträger filtern lassen.
Projekte nach dem Laufzeitbeginn oder dem Laufzeitende filtern lassen
Zum Beispiel können Sie die Projekte nach einem gezieltem Laufzeitbeginn oder dem Laufzeitende filtern lassen.
Andernfalls können Sie Projekte nach einem Zeitraum filtern lassen. Bitte beachten Sie bei der Filtersetzung nach dem Zeitraum, dass Sie die UND Verknüpfung auswählen, sodass beide Zeiträume bei der Suche berücksichtigt werden. Sollte nur der Laufzeitbeginn oder das Laufzeitende relevant sein, können Sie entweder einzeln danach suchen lassen oder die ODER Verknüpfung nutzen.
Weitere Suchkriterien
Die Suche lässt sich mit weiteren Kriterien ergänzen. Beispielsweise könnten Sie für die (1) Projektleitung eine Person aus dem Menü "Wert auswählen" ergänzen.
Gleiches gilt für die Organisation: Koordinierende Einrichtung. Unter der (2) Organisation wird unterschieden zwischen dem Geldgeber, Kooperationspartner mit Förderung, Kooperationspartner ohne Förderung, Projektträger und der koordinierenden Einrichtung.
Unter der Auswahl (3) Land wird unterschieden zwischen dem Geldgeber, Kooperationspartner mit Förderung, Kooperationspartner ohne Förderung und der projektkoordinierenden Einrichtung.
Nachdem Sie die Suchkriterien wie gewünscht eingestellt haben, klicken Sie bitte auf Auswählen und Sie erhalten die gefilterten Datensätze.
Nachdem Sie im vorherigen Schritt die gewünschten Filtereinstellungen vorgenommen haben, können Sie nun den Datensatz/ die Datensätze in einer Excel-Tabelle exportieren lassen.
Sie können entscheiden, ob alle markierten Einträge (1), welche Sie zuvor extra ausgewählt haben exportiert werden sollen oder die gefilterten Datensätze.
Bitte wählen Sie zusätzlich die (2) Attribute aus, die Sie importiert haben möchten wie zum Beispiel 02 Name; 21 Note; Status der Dissertations etc. Drücken Sie "Strg+Linksklick" für Mehrfachauswahl oder "Strg+A", um alles auszuwählen; bei Firefox wählen Sie "Linksklick+Nach unten scrollen", um alles auszuwählen.
Im letzten Schritt klicken Sie unten rechts auf (3) "Export" und der Datensatz wird als Excel-Tabelle heruntergeladen.
Im Forschungsinformationssystem FIS haben Sie ebenfalls die Möglichkeit die Tätigkeiten und Patente Ihrer Mitglieder am Fachbereich einzusehen. Wählen Sie dafür links im Menü "Tätigkeiten" bzw. "Tätigkeiten" und "Patente" aus. Sie können wie gewohnt die Datensätze filtern lassen, indem Sie oben links den Filter auswählen und entsprechende Einstellungen vornehmen.
Links im Menü unter "Graduierungen" - "Habilitationen" finden Sie eine Übersicht der bisherigen Habilitationen. Um neue Habilitationen zu ergänzen, wählen Sie bitte rechts oen den lilanen Button "Inhalte anlegen" und anschließend unter Graduierungen - Habilitation aus.
Nach dem Anlegen des neuen Datensatzes öffnet sich die Eingabemmaske, in der die neuen Inhalte eingegeben werden können. Die Angaben zur halbilitierenden Person können erst ergänzt werden, wenn die Person bereits im FIS angelegt ist. Sollte dies nicht der Fall sein und die Person nicht in der Datenbank auswählbar sein, wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle Forschung (fis@uni-giessen.de).
Es gibt Freitext-Felder, Dropdown-Auswahllisten und Verlinkungen, letztere erkennen Sie an dem blau umrandeten "+" -Symbol". Mit Klick auf dieses öffnet sich ein weiteres Menü mit möglichen Eingabefunktionen. Sie können Verknüpfungen zu anderen Datenbereichen im JLU- FIS auch aus einer alphabetischen Liste aller möglichen Einträge auswählen. Klicken Sie hierzu auf das Alphabet- Symbol. Nun werden alle Verknüpfungsmöglichkeiten für dieses Feld in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Mit Mausklick auf einen bestimmten Buchstaben werden nur die Eingabemöglichkeiten angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen.
Es ist ratsam, dass Sie während der Eingabe den Datensatz immer wieder zwischenspeichern.
Folgendes ist bei der Eingabe zu beachten:
Logikprüfungen durch das Forschungsinformationssystem sind in der Übersicht blau hinterlegt.
Angaben zur Person
Datenfeld Überschrift
Digitale Logikprüfung beim Abspeichervorgang
Bitte Folgendes beachten
Name
Es ist ausschließlich die Verküpfung mit einem bestehendem Eintrag möglich. Falls hier kein passender Eintrag gefunden wird, wenden Sie sich bitte an fis@uni-giessen.de
Dienstbezeichnung
Gemäß Schlüsselverzeichnis für die Personalstatistik Schlüssel Nr. 5.1.
Staatsangehörigkeit
Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".
Bei deutscher sowie einer weiteren Staatsangehörigkeit hier bitte „Deutsch“ angeben. Wenn ein:e Habilitand:in zwei Staatsangehörigkeiten besitzt und eine davon "deutsch" ist, muss "deutsch" als erste Staatsangehörigkeit angegeben werden. Falls die Information nicht vorliegt, bitte "Unbekannt / Ungeklärt" auswählen.
Beginn der Habilitationsphase
Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".
Bitte geben Sie das Datum der Annahme am Fachbereich an.
Dem Habilitationsthema zugeordnetes Fachgebiet der amtlichen Statistik
Bitte geben Sie hier das Fachgebiet an, dem die Habilitationsschrift zuzuordnen ist. Die Zuordnung des Lehr- und Forschungsbereichs (dargestellt in Klammern) erfolgt automatisch auf Basis des Schlüsselverzeichnisses des Statistischen Bundesamtes.
Titel der Habilitationsschrift
Bitte geben Sie hier den Titel der Habilitationsschrift ein.
Datum der Habilitation/ Enddatum
Darf ausschließlich im Status "Beendet", "Abgebrochen" oder "Nicht für Statistik" gefüllt sein. In den Status "Beendet" und "Abgebrochen" ist es ein Pflichtfeld.
Beschäftigungsverhältnis an der JLU
0=kein Beschäftigungsverhältnis; 1=auf Dauer; 2= auf Zeit Wenn kein Beschäftigungsverhältnis an der JLU vorliegt, dürfen die nachfolgenden Fragen nicht ausgefüllt werden.
Dienstbezeichnung
Gemäß Schlüsselverzeichnis für die Personalstatistik Schlüssel Nr. 5.1.
Organisatorische Einheit der Hochschule (Kategorien)
Gemäß Schlüsselverzeichnis für die Personalstatistik Schlüssel Nr. 3.
Fachgebiet der organisatorischen Zugehörigkeit
Bitte geben Sie hier das Fachgebiet an, in dem die habilitierende Person beschäftigt ist. Die Zuordnung des Lehr- und Forschungsbereichs (dargestellt in Klammern) erfolgt automatisch auf Basis des Schlüsselverzeichnisses des Statistischen Bundesamtes.
Kürzel für Meldung ans Statistische Landesamt
In diesem Feld wird durch KB - Statistik hinterlegt, ob die Habilitation bereits als abgeschlossen oder abgebrochen gemeldet wurde. Das Feld ist in der Rolle Dekanat im FIS nicht bearbeitbar.
Die Meldung der abgeschlossenen Habilitationen erfolgt 1 Mal im Jahr. Dabei wird der Eintrag in diesem Feld jeweils mit dem Jahr der Meldung versehen.
Aus dem JLU- FIS können Sie Habilitationsbericht in einer Excel-Liste exportieren.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Rufen Sie die Listenansicht des Datenbereichs auf, indem Sie links im Menü "Graduierungen" und anschließend "Habilitationen" auswählen.
Falls Sie nur einen Teil der Datensätze exportieren möchten, stellen Sie Filter ein oder markieren Sie Einträge in der Listenansicht, die Sie exportieren möchten.
Wählen Sie die folgenden Filter aus: Habilitation Status ist Abgeschlossen und Habilitation Kürzel für Meldung ans Statistische Landesamt ist leer oder Habilitation Status ist Abgebrochen und Habilitation Kürzel für Meldung ans Statistische Landesamt ist leer.
Klicken Sie auf das Feld "Anwenden".
Bei Bedarf können Sie die Filtereinstellungen beliebig anpassen. Wenn alle gewünschten Eigenschaften ausgewählt wurden, klicken Sie auf den Button "Export".
Es öffnet sich eine Excel- Tabelle, in der jeweils in einer Spalte die zuvor ausgewählten Inhalte angezeigt werden.
Um einen Report, also einen Gesamtexport aller Daten, zu erstellen, klicken Sie in der Navigationsleise auf "Graduierungen" und anschließend auf "Habilitationen". Wählen Sie in der oberen Leiste "Report" aus.
Sie können nun zwischen 2 verschiedenen Reportmöglichkeiten wählen:
Report über selektierte Einträge, die Auswahl erfolgt in der darunterliegenden Listenansicht
Möchten Sie eine vollständige Tabelle über alle laufenden, beendeten und abgebrochenen Habilitationen erhalten, wählen Sie dazu "Report über alle gelisteten Einträge" aus.
Nachdem Sie sich für eine Reportart entschieden haben, müssen Sie nun den Report erzeugen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Report erzeugen".
Sie erhalten im Anschluss eine Excel- Datei, welche aus 2 Tabellenblättern besteht. Auf dem ersten Tabellenblatt finden Sie die laufenden Habilitationen, auf dem zweiten Tabellenblatt die beendeten bzw. abgebrochenen Habilitationen.
Achtung: Es können softwareseitig max. 1.000 Datensätze auf einmal exportiert werden. Sollten Sie mehr Datensätze exportieren wollen, stellen Sie bitte vor dem Export entsprechende Filter ein, damit ein Export in mehreren Teilschritten möglich ist oder erstellen Sie einen Report.
Kontakt
Referat für digitale Forschungsinformationssysteme Dr. Rebecca Hahn und Vanessa Wagner fis
