Rolle Promotionsamt

Um einen neuen Datensatz für Promovierende anzulegen, klicken Sie auf der Übersichtsseite auf den Button "+Inhalte anlegen".

• Es öffnet sich das Feld "Graduierungen". Klicken Sie dies bitte an.
• Wählen Sie bitte im nächsten Schritt das Feld "Promotionsvorgang" aus.
• Es erscheint eine Eingabemaske, in die Sie alle Informationen der/ des Promovierenden eintragen können.

 

 

 

 

 

Nach Anlegen eines neuen Datensatzes öffnet sich die Eingabemaske, in der die neuen Inhalte eingegeben werden können. Mit Mausklick können sie zwischen den vier verschiedenen Registern wechseln:

• Angaben zur Person
• Statistische Angaben
• Laufender Promotionsprozess
• Unterbrechung und Abschluss

Es gibt Freitext-Felder, Dropdown-Auswahllisten und Verlinkungen, letztere erkennen Sie an dem blau umrandeten "+" -Symbol". Mit Klick auf dieses öffnet sich ein weiteres Menü mit möglichen Eingabefunktionen.

Sie können Verknüpfungen zu anderen Datenbereichen im JLU- FIS auch aus einer alphabetischen Liste aller möglichen Einträge auswählen. Klicken Sie hierzu auf das Alphabet- Symbol. Nun werden alle Verknüpfungsmöglichkeiten für dieses Feld in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Mit Mausklick auf einen bestimmten Buchstaben werden nur die Eingabemöglichkeiten angezeigt, die mit diesem Buchstaben beginnen.

Es ist ratsam, dass Sie während der Eingabe den Datensatz immer wieder zwischenspeichern. 

Folgendes ist bei der Eingabe zu beachten:

Logikprüfungen durch das Forschungsinformationssystem sind in der Übersicht blau hinterlegt.

Angaben zur Person

Datenfeld Überschrift	Digitale Logikprüfung beim Abspeichervorgang	Bitte Folgendes beachten	Angabe ist für die Statistikerzeugung relevant	Angabe ist für die Verteilung von Ressourcen an den FB relevant	Angabe ist für die Absolventen-befragung relevant	Angabe ist für das Identity Management relevant
Markierung in der Listenansicht		Wenn das Feld markiert ist, wird der Datensatz in der Listenansicht im Forschungsinformationssystem mit dem roten Schriftzug "Eintrag markiert" angezeigt. Dient zur Markierung von Datensätzen für Sie im Promotionsamt.
Kommentar zur Markierung in der Listenansicht		Soll Ihnen im Promotionsamt dienen, um Kommentare zum Promotionsvorgang zu hinterlegen.
Datensatz-ID	Der Datensatz-ID wird automatisiert beim Anlegen des Datensatzes vom System vergeben und ist unveränderlich	Beim Abspeichern eines Eintrags wird die Datensatz-ID automatisch durch das System vergeben. Die ID ist eindeutig, damit das Referat Controlling und Datenmanagement im Büro der Kanzlerin, KB5.1, und die Promotionsbüros Einträge eindeutig identifizieren können. Die ID dient also administrativen Zwecken. Jede Datensatz-ID kommt im Zeitverlauf nur genau einmal vor. Diese ID ist bei der separaten Meldung der abgeschlossenen Promotion als Personen-ID anzugeben.
Personen-ID im Promotionsamt	Der Eintrag darf maximal 15 Zeichen umfassen.	Hier können Sie die im Promotionsamt vergebene ID oder das Aktenzeichen des Promotionsvorgangs eintragen. Die Angabe dient zu administrativen Zwecken. Empfehlung für die Vergabe von Aktenzeichen oder Personen-IDs im Promotionsamt: Jede Personen-ID sollte im Zeitverlauf nur genau einmal vorkommen.
01 Matrikelnummer	Der Eintrag darf maximal 7 Zeichen lang sein.	Feld soll ausgefüllt werden, wenn eine Matrikelnummer der JLU vorliegt.	X		X	X
02 Name	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".	Bitte genauso angeben wie im Personalausweis oder Reisepass. Wenn ein/e Promovierende/r nur einen Namen besitzt, muss dieser als Nachname angegeben werden.	X		X	X
Neues Feld seit 11.07.2024: Geburtsname		Bitte hier angeben, wenn die/der Promovierende vorher einen anderen Nachnamen hatte				X
03 Vorname	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen", sofern nicht das nächste Auswahlfeld "Die Person hat keinen Vornamen" mit "Ja" beantwortet ist.	Wenn ein/e Promovierende/r nur einen Namen besitzt, muss dieser als Nachname angegeben werden. Wenn dies der Fall ist, bitte beim nächsten Feld "Die Person hat keinen Vornamen" "Ja" auswählen.	X		X	X
Die Person hat keinen Vornamen	Das Feld ist beim Erstellen neuer Einträge mit "Nein" vorausgefüllt. Seit 24.5.2024: Falls ab den Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" kein Vorname ermittelt werden kann, muss das Feld auf "Ja" umgestellt werden.	In seltenen Fällen kommt es vor, dass eine Person nur einen Namen besitzt. Dieser soll gemäß Statistikvorgaben dann als Nachname angegeben werden. Um zu markieren, dass die Eintragung des Vornamens nicht vergessen wurde, sondern kein solcher existiert, wurde dieses Feld etabliert. Bitte in diesen Fällen "Ja" auswählen. Beim Anlegen neuer Einträge ist dieses Feld mit "Nein" vorausgefüllt.	X			X
04 Geburtstag	Seit 24.5.2024: Geburtsjahr darf nicht vor 1912 oder größer/gleich dem aktuellen Jahr sein.		X		X	X
05 Geschlecht	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".		X		X	X
06a Straße und Hausnummer		Angabe nur zu administrativen Zwecken.			X	X
06b PLZ	Das Feld darf eine maximale Länge von 10 Zeichen haben.	Angabe nur zu administrativen Zwecken.			X	X
06c Stadt	Das Feld darf eine maximale Länge von 150 Zeichen haben.	Angabe nur zu administrativen Zwecken.			X	X
07a Staatsangehörigkeit	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".	Bei deutscher sowie einer weiteren Staatsangehörigkeit hier bitte „Deutsch“ angeben. Wenn ein/e Promovierende/r zwei Staatsangehörigkeiten besitzt und eine davon "deutsch" ist, muss "deutsch" als erste Staatsangehörigkeit angegeben werden. Falls die Information nicht vorliegt, bitte "Unbekannt / Ungeklärt" auswählen.	X		X	X
07b Ggf. weitere Staatsangehörigkeit	Die Einträge "Deutsch" und "Unbekannt / Ungeklärt" sind hier nicht auswählbar, siehe 07a. Seit 24.5.2024: Weitere Staatangehörigkeit darf nicht gleich der ersten Staatsangehörigkeit sein.	Bei doppelter Staatsangehörigkeit hier die weitere Staatsangehörigkeit angeben.	X		X	X
08 E-Mail	Das System prüft auf Eingabe einer validen E-Mail-Adresse im Format aa@bb.cc, wobei a, b und c beliebig viele Zeichen umfassen kann.	Für Statistik irrelevant. Angabe nur zu administrativen Zwecken.			X	X
09 Handynummer		Für Statistik irrelevant. Angabe nur zu administrativen Zwecken.			X
Verknüpfter Fachbereich	Mögliche Einträge werden durch das System beim Anlegen eines Datensatzes voreingetragen.	Die Liste der möglichen Fachbereiche, für die Sie im Promotionsbüro zuständig sind, wird beim Anlegen des Datensatzes vom System abhängig von Ihrer Rolle vorausgefüllt. Für die Promotionsämter, die für mehrere Fachbereiche zuständig sind, gilt: Bitte löschen Sie alle Einträge, bis auf den Fachbereich, für den der Vorgang maßgeblich ist.		X		X
Meldendes Promotionsamt	Pflichtfeld in allen Status.	Wird automatisiert eingetragen, abhängig davon, mit welcher Rolle der Datensatz angelegt wird. Wenn Sie den hier vorliegenden Vorgang einem anderen Promotionsamt zuweisen möchten, müssen Sie zunächst den Eintrag für ihr eigenes Promotionsamt über das unten rechts in der Tabelle befindliche Papierkorb-Symbol löschen und den eines anderen Promotionsamts auswählen (blaues Pluszeichen). Vorsicht: Nachdem Sie den Datensatz für den gesamten Vorgang über den blauen Button "Eingabe abschließen" gespeichert haben, können Sie auf den Eintrag für den/die Promovierende/n nicht mehr zugreifen.				X
Weiteres Promotionsamt		Dient dazu, weiteren Promotionsämtern, die nicht federführend für die Promotion zuständig sind, Leserechte auf den Datensatz freischalten zu können, wenn eine Promotion angrenzend mit weiteren Promotionsämtern zu tun hat. Das "weitere Promotionsbüro" bekommt somit lesende Rechte auf den Promotionsvorgang. Wenn Sie einem weiteren Promotionsbüro lesende Rechte auf diesen Datensatz geben möchten, bitte das blaue Pluszeichen anklicken und Promotionsbüro auswählen.

Statistische Angaben

Datenfeld Überschrift	Digitale Logikprüfung beim Abspeichervorgang	Bitte Folgendes beachten	Angabe ist für die Statistikerzeugung relevant	Angabe ist für die Verteilung von Ressourcen an den FB relevant	Angabe ist für die Absolventen-befragung relevant
10 Jahr des Erwerbs der HZB	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen". Darf nicht vor 1900 und nicht in der Zukunft liegen.	Wenn im Eingabefeld nach Jahreszahlen gefragt wird, müssen diese als vierstellige Zahlen angegeben werden. Bitte hier das Jahr angeben, in dem die HZB erworben wurde, die Voraussetzung für das erste Studium an einer Hochschule war. Wenn das Jahr nicht festgestellt werden kann, bitte 1918 eingeben.	X
11a Erwerb der ersten HZB – Kreis	Seit 24.5.2024: Ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" muss entweder dieses Feld oder das nächste, 11b, befüllt sein.	Bitte hier den Namen des Kreises auswählen, in dem die erste HZB erworben wurde. Wenn die HZB im Ausland erlangt wurde, bitte weiter zur nächsten Frage. Wenn der Erwerb der HZB im Inland erfolgte, aber der Kreis nicht ermittelt werden kann, bitte den Schlüssel "Unbekannt" auswählen.	X
11b Bei Erwerb der HZB im Ausland, Staat der ersten HZB	Seit 24.5.2024: Ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" muss entweder dieses Feld oder das vorangegangene, 11a, befüllt sein.	Wenn der Erwerb der HZB im Ausland erfolgte, aber der Staat nicht ermittelt werden kann, bitte den Schlüssel "Unbekannt / Ungeklärt" auswählen.	X
12/13 Art der ersten HZB	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen". Seit 05.09.2024: Im Status "Beendet" darf nicht "Unbekannt" ausgewählt sein.	Bitte hier die Schulart angeben, an der die erste HZB erworben wurde sowie den Abschlussgrad, der an dieser Schulart erlangt wurde. Falls die Information nicht vorliegt, bitte "Unbekannt" auswählen. Im Promotionsstatus "beendet" wird der Wert "Unbekannt" allerdings aufgrund der amtlichen Statistikvorgaben nicht mehr akzeptiert.	X
14a Hochschule der Ersteinschreibung	Seit 24.5.2024: Entweder muss ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" dieses Feld  oder das nächste, 14 b, befüllt sein.	Bitte hier den Namen der Hochschule auswählen, an der die Ersteinschreibung erfolgte. Wenn die Ersteinschreibung im Ausland erfolgte, bitte weiter zur nächsten Frage. Wenn die Angabe nicht ermittelt werden kann, bitte den Schlüssel "Sonstige deutsche Hochschule - 9000" auswählen.	X
14b Bei Ersteinschreibung im Ausland, Staat der Hochschule	Seit 24.5.2024: Entweder muss ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" dieses Feld oder das vorangegangene, 14a, befüllt sein.	Wenn die Ersteinschreibung im Ausland erfolgte, aber der Staat nicht ermittelt werden kann, bitte den Schlüssel "Unbekannt / Ungeklärt" auswählen.	X
15a Semester der Ersteinschreibung	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".	Falls die Frage nicht beantwortet werden kann, bitte "Unbekannt" auswählen.	X
15b Jahr der Ersteinschreibung	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen". Jahr der Ersteinschreibung muss größer/gleich dem Jahr des Erwerbs der HZB sein und muss kleiner/gleich dem Jahr des Beginn der Promotion sein, sofern das Feld befüllt ist. Wenn es nicht befüllt ist, muss die nächste Frage "Das Jahr der Ersteinschreibung ist nicht bekannt" mit "Ja" beantwortet sein.	Wenn im Eingabefeld nach Jahreszahlen gefragt wird, müssen diese als vierstellige Zahlen angegeben werden. Wenn das Jahr der Ersteinschreibung nicht ermittelt werden kann, bitte bei der nächsten Frage "Ja" auswählen.	X
Das Jahr der Ersteinschreibung ist nicht bekannt		In seltenen Fällen kommt es vor, dass das Jahr der Ersteinschreibung nicht ermittelt werden kann. Um in diesen Fällen zu markieren, dass die Eintragung nicht vergessen wurde, wurde dieses Feld etabliert. Bitte in diesen Fällen "Ja" auswählen. Beim Anlegen neuer Einträge ist dieses Feld mit "Nein" vorausgefüllt.	X
16 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung	Seit 24.5.2024: Wenn bei diesem Feld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" "Ja" ausgewählt ist, dann muss in allen Fällen "Art des Studiengangs", "Erlangter Abschluss", "Studienfach der Abschlussprüfung", "Monat des erfolgreichen Prüfungsabschlusses", "Jahr des erfolgreichen Prüfungsabschlusses" und "Note" ausgefüllt sein sowie entweder die "Hochschule der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung, sofern im Inland" oder "Bei Prüfungsabschluss im Ausland, der Staat der Hochschule".	Bitte hier angeben, ob die Abschlussprüfung, die zur Promotion berechtigt, bereits erfolgreich abgelegt wurde.	X
17a Hochschule der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung, sofern im Inland	Seit 24.5.2024: Entweder dieses Feld oder das nächste - 20b - muss befüllt sein, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist.	Bitte hier angeben, an welcher Hochschule die Abschlussprüfung abgelegt wurde, die zur Promotion berechtigt. Falls die Hochschule mehrere Standorte hat, geben Sie bitte den genauen Standort an. Wenn der Abschluss im Ausland erfolgte, bitte hier keine Eintragung vornehmen, sondern unter 20b. Wenn die Angabe nicht ermittelt werden kann, bitte den Schlüssel "Sonstige deutsche Hochschule - 9000" auswählen.	X
17b Bei Prüfungsabschluss im Ausland, der Staat der Hochschule	Seit 24.5.2024: Entweder dieses Feld oder das vorangegangene - 20a - muss befüllt sein, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist. Wenn das Feld 20b eine Eintragung hat, darf bei "21b Erlangter Abschluss" nur "96 – Abschluss im Ausland" ausgewählt sein.	Wenn der Prüfungsabschluss im Ausland erfolgte, aber der Staat nicht ermittelt werden kann, bitte den Schlüssel "Unbekannt / Ungeklärt" auswählen.	X
18a Art des Studiengangs	Seit 24.5.2024: Muss ausgefüllt werden, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist.		X
18b Erlangter Abschluss	Seit 24.5.2024: Muss ausgefüllt werden, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist. Wenn das Feld "20b Bei Prüfungsabschluss im Ausland, der Staat der Hochschule" eine Eintragung hat, darf an dieser Stelle ausschließlich der Eintrag "96 – Abschluss im Ausland" ausgewählt sein.	Bitte wählen Sie aus, welcher Abschluss erlangt wurde. Im Ausland abgelegte Prüfungen sind mit "Abschlussprüfung im Ausland (96)" anzugeben.	X
19 Studienfach der Abschlussprüfung	Seit 24.5.2024: Muss ausgefüllt werden, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist.	In welchem Studienfach wurde die Abschlussprüfung abgelegt, die zur Promotion berechtigt?	X
20a Monat des erfolgreichen Prüfungsabschlusses	Seit 24.5.2024: Muss ausgefüllt werden, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist.		X
20b Jahr des erfolgreichen Prüfungsabschlusses	Seit 24.5.2024: Muss ausgefüllt werden, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist. Es darf nicht vor 1923 und nicht nach dem Jahr des aktuellen Datums liegen.		X
21 Note	Seit 24.5.2024: Muss ausgefüllt werden, wenn ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen" bei "19 Erfolgreicher Abschluss der zur Promotion berechtigenden Abschlussprüfung" "Ja" ausgewählt ist. Die Auswahlmöglichkeit "vollbefriedigend -07" darf nur gewählt werden, wenn entweder unter 20b eine Auswahl erfolgt ist, die Abschlussprüfung also im Ausland erfolgt ist oder bei "21b Erlangter Abschluss" ein Staatsexamen ausgewählt wurde - mit den Statistikziffern 08 oder 09.	Gesamtnote der Abschlussprüfung, bitte eine Verbalnote angeben.	X

Laufender Promotionsprozess

 

Datenfeld Überschrift	Digitale Logikprüfung beim Abspeichervorgang	Bitte Folgendes beachten	Angabe ist für die Statistikerzeugung relevant	Angabe ist für die Verteilung von Ressourcen an den FB relevant	Angabe ist für die Absolventen-befragung relevant
Beginn der Promotion	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen". Darf nicht vor dem 1.1.1990 liegen.	Bitte geben Sie das Datum der Annahme als Doktorand am Fachbereich an.	X
Erstbetreuer/in		Für die Statistik relevant ist die Angabe der/des Erstbetreuer/in.	X	X
Neues Feld seit 11.07.2024: Zweitbetreuer/in		Relevant für die Vollständigkeit der Betreuungsleistungen der Wissenschaftler/innen im FIS.
Neues Feld seit 11.07.2024: Drittbetreuer/in, sofern relevant		Relevant für die Vollständigkeit der Betreuungsleistungen der Wissenschaftler/innen im FIS.
22 Angestrebter Doktortitel		Angabe nur zu administrativen Zwecken.
23 Art der Dissertation	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".	Bitte geben Sie an, welche Art von Dissertation angestrebt wird.	X
24 Promotionsfach	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".	Die Fächer sind als allgemeine Zuordnung zu einer Fachdisziplin zu verstehen. Falls eine neue Fachdisziplin eingerichtet werden soll, wenden Sie sich bitte an KB2.3.	X		X
Arbeitstitel	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld  in den Status "Beendet" und "abgebrochen".	Bitte geben Sie hier den Arbeitstitel der Promotion ein. Vornehmlich relevant für das Prüfungsamt Naturwissenschaften: Wenn Kursiv- oder andere formatierte Schrift oder Sonderzeichen verwandt werden müssen, geht das, indem man den Titel mit Copy Paste aus anderen digitalen Dokumenten am Rechner übernimmt. Händisch können mathematische Zeichen mittels folgenden Zeichenkombinationen eingefügt werden: https://wiki.selfhtml.org/wiki/Zeichenreferenz#Mathematische_Symbole Bitte hier die Zeichenkombination in der Tabelle in der Spalte "NCR hex." auswählen.
25 Registrierung als Doktorand an einer anderen Hochschule		Bitte geben Sie an, ob der/die Promovierende bereits in der Vergangenheit an einer anderen Hochschule als Doktorand/in registriert war oder bereits ein früheres Promotionsverfahren an der Universität Gießen abgebrochen/beendet hat.	X
26 Beschäftigungsverhältnis mit der Justus-Liebig-Universität		Besteht aktuell ein Beschäftigungsverhältnis mit der Justus-Liebig-Universität Gießen? Beschäftigungsverhältnisse als studentische Hilfskräfte sind hier nicht anzugeben, solche als wissenschaftliche Hilfskräfte schon.	X
27 Art der Promotion	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld ab dem Status "Laufend", also auch in Status "Beurlaubt/unterbrochen", "Beendet" und "Abgebrochen".	Die Angabe soll sich immer auf den/die jeweilige Doktorand/in - d.h. auf den einzelnen Promotionsfall - beziehen. Es ist also gefragt, ob die Promotion als kooperative Promotion zwischen der Universität Gießen und einer weiteren Hochschule oder sonstigen Einrichtung durchgeführt wurde. Voraussetzung für die Feststellung einer Kooperation ist dabei, dass es einen Vertrag oder eine Vereinbarung gibt, in deren Rahmen die Promotion durchgeführt wurde. Beispiele: Promotion ausschließlich an der Universität Gießen (Standardfall) => Wählen Sie: "Promotion (einschl. Kooperation mit anderer Hochschule in Deutschland)" Promotion an der Universität Gießen in Kooperation mit der Universität Marburg oder der Hochschule Geisenheim => Wählen Sie: "Promotion (einschl. Kooperation mit anderer Hochschule in Deutschland)" Promotion in einem binationalen Promotionsverfahren mit einer Hochschule im Ausland (es muss eine wissenschaftliche Betreuung oder Begleitung der Promotion im Ausland stattgefunden haben, ein einfacher Gastaufenthalt an einer ausländischen Hochschule, mit der ein Kooperationsvertrag besteht, reicht nicht aus) => Wählen Sie: "Kooperation mit einer anderen Hochschule im Ausland"	X		X
Kooperierende Hochschule / Forschungseinrichtung		Bitte wählen Sie die kooperierende Einrichtung aus, falls es sich um eine kooperative Promotion handelt. Sollte die entsprechende Organisation noch nicht erfasst sein, wenden Sie sich bitte an das FIS Team unter fis@uni-giessen.de, um den Eintrag hinzufügen zu lassen.
Coututelle-Verfahren oder binationale Promotion		Ja/Nein-Auswahl
28 Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm		Sofern der/die Promovierende an einem strukturierten Promotionsprogramm teilnimmt, wählen Sie es hier bitte aus. Es werden sowohl die JLU-internen Promotionsprogramme als auch Promotionsprogramme anderer Hochschulen und Einrichtungen erfasst. Wenn die entsprechende Auswahl fehlt, wenden Sie sich bitte an fis mit einem entsprechenden Hinweis. Vielen Dank.	X
Auslandsaufenthalte			X

Unterbrechung und Abschluss

Datenfeld Überschrift	Digitale Logikprüfung beim Abspeichervorgang	Bitte Folgendes beachten	Angabe ist für die Statistikerzeugung relevant	Angabe ist für die Verteilung von Ressourcen an den FB relevant	Angabe ist für die Absolventen-befragung relevant
Start der Unterbrechung	Seit 24.5.2024: Sofern in den Status "Laufend", "Beendet" und "Abgebrochen" das Feld "Start der Unterbrechung" ausgefüllt ist muss das Datumsfeld "Ende der Unterbrechung" auch befüllt sein. Im Status "Beurlaubt/unterbrochen" muss das Datumsfeld "Start der Unterbrechung" ausgefüllt sein.		X
Ende der Unterbrechung	Seit 24.5.2024: Sofern in den Status "Laufend", "Beendet" und "Abgebrochen" das Feld "Start der Unterbrechung" ausgefüllt ist muss das Datumsfeld "Ende der Unterbrechung" auch befüllt sein. Im Status "Beurlaubt/unterbrochen" darf das Datumsfeld "Ende der Unterbrechung" nicht ausgefüllt sein.		X
Anzahl der Fachsemester	Seit 15.07.2024: Im Status "Beendet" und "abgebrochen" wird geprüft, ob die Matrikelnummer gefüllt ist. Wenn das Feld "Matrikelnummer" ausgefüllt ist, muss die "Anzahl der Fachsemester" mindestens 1 sein. Wenn das Feld "Matrikelnummer" leer ist, muss die "Anzahl der Fachsemester" auch leer sein oder Null betragen.	Falls Sie wissen, dass die Person immatrikuliert war, also eine Matrikelnummer zu dem Promotionsvorgang vorliegt, tragen Sie bei „Anzahl der Fachsemester“ die Ihnen bekannte Anzahl ein, jedoch mindestens „eins“. Falls Sie nicht wissen, ob eine Promovierende immatrikuliert war, bitte Feld leer lassen.	X
Art des absolvierten Promotionsabschlusses	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld im Status "Beendet" und "Abgebrochen".	Zur Auswahl stehen die Angaben "Promotion", "Promotion nach FH-Abschluss bzw. wissenschaftlichem Kurzstudium" oder "Strukturiertes Promotionsstudium".	X
Gesamtnote Promotion	Seit 24.5.2024: Pflichtfeld im Status "Beendet". Darf ausschließlich im Status "Beendet" oder "Nicht für Statistik" gefüllt sein.		X		X
Datum der Beendigung der Promotion	Seit 24.5.2024: Darf ausschließlich im Status "Beendet", "Abgebrochen" oder "Nicht für Statistik" gefüllt sein. In den Status "Beendet" und "Abgebrochen" ist es ein Pflichtfeld.		X	X	X
Promotion wurde bereits ans HSL als abgeschlossen oder abgebrochen gemeldet	In diesem Feld wird durch KB - Statistik hinterlegt, ob die Promotion bereits als abgeschlossen oder abgebrochen gemeldet wurde. Das Feld ist in der Rolle Promotionsamt im FIS nicht bearbeitbar. Die Meldung der abgeschlossenen Promotionen erfolgt 2 Mal im Jahr, jeweils im Sommer- und Wintersemester. Dabei wird der Eintrag in diesem Feld jeweils mit dem Semester der Meldung versehen, beispielsweise 20241 für Sommersemester 2024.		X

Unten an der Eingabemaske befinden sich 3 Felder, mit denen der Speicherstatus der Daten ausgewählt werden kann. 

1. Mit einem Klick auf "Abbrechen" wird die Dateneingabe beendet; alle Änderungen seit dem letzten Speichern werden verworfen. 
2. Klicken Sie auf "Zwischenspeichern" werden die bisherigen Eingaben für den Datensatz zwischengespeichert. Die Eingabemaske bleibt geöffnet und der Status wird nicht verändert.
3. Um die Eingabe final abzuschließen und zu speichern, wählen Sie das Feld "Eingabe abschließen". Ein weiteres Feld öffnet sich, in dem der gewünschte Speicherstatus ausgewählt werden kann. 

Nach Auswählen des gewünschten Status wird dieser mit einem Klick auf "Fertig" bestätigt.

Der Speicherstatus ist unter anderem für die Sichtbarkeit eines Eintrages für andere Rolleninhaber im FIS relevant. 

Speicherstatus	Beschreibung
Dateneingabe	Die von Ihnen eingegebenen Daten bleiben im Dateneingabe-Status und sind für andere Rolleninhaber im FIS nicht sichtbar. Der Datensatz wird in der Promotionsstatistik nicht berücksichtigt.
Antragsprüfung läuft	Für die von Ihnen eingegebenen Daten läuft bereits eine Prüfung des Promotionsantrags. Der Datensatz wird in der Promotionsstatistik noch nicht berücksichtigt.
Laufend	Bei den von Ihnen eingegebenen Daten handelt es sich um eine aktuell laufende, noch nicht abgeschlossene Promotion. Der Datensatz wird in der Promotionsstatistik berücksichtigt.
Beurlaubt/ unterbrochen	Bei den von Ihnen eingegebenen Daten handelt es sich um ein unterbrochenes Promotionsverfahren. Der Datensatz wird in der Promotionsstatistik bei den Beurlaubungen/ unterbrochenen Promotionen gelistet.
Beendet	Bei den von Ihnen eingegebenen Daten handelt es sich um eine bereits beendete Promotion. Die Information über die Beendigung der Promotion wird bei der Erstellung der Promotionsstatistik zur Überprüfung der Zahl der abgeschlossenen Promotionen eines Jahres hinzugezogen.
Abgebrochen	Bei den von Ihnen eingegebenen Daten handelt es sich um ein abgebrochenes Promotionsverfahren. Der Datensatz wird in der Promotionsstatistik zu den abgebrochenen Promotionen gezählt.
Nicht f. Statistik	Der von Ihnen eingegebene Datensatz wird im FIS erfasst und gespeichert, jedoch nicht in der Promotionsstatistik berücksichtigt.

Um nach bereits bestehenden Einträgen zu suchen, klicken Sie auf der Übersichtsseite in der dunkelgrauen Kopfzeile auf das Feld mit dem Lupen-Symbol "Suche".
Es erscheint eine Eingabemaske. Geben Sie hier einen Suchbegriff, zum Beispiel den Namen der Doktorandin oder des Doktoranden, ein. Sie erhalten das Ergebnis der Suchanfrage in einer Listenansicht.

• Wenn Sie Rechte an der gesuchten Promotion besitzen, können Sie diese öffnen und bearbeiten.
• Klicken Sie dazu auf die/ den Promovierende/n und im Anschluss auf das Feld mit dem Stiftsymbol "Bearbeiten" oben rechts in der hellgrauen Kopfzeile.
• Gehen Sie zur Änderung der Daten weiter so vor, wie unter "Dateneingabe" beschrieben.

Um bereits bestehende Datensätze zu bearbeiten und zu ergänzen, rufen Sie die Listenansicht der bestehenden Datensätze auf.

1. Klicken Sie hierzu in der linken Menüleiste auf "Graduierungen".
2. Wählen Sie nun "Promotionsvorgänge" aus.
3. Es erscheint die Listenansicht aller Datensätze der Promovierenden. Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf "Bearbeiten".
4. Es öffnet sich eine Eingabemaske, Sie können nun fortfahren, wie unter "Dateneingabe" beschrieben. 

• Wird das Feld "Bearbeiten" nicht angezeigt, besitzen Sie in der Rolle, die Sie im FIS ausgewählt haben, nicht die notwendigen Rechte, um den Datensatz bearbeiten zu können. 

Achtung: Haben sie versehentlich Daten gelöscht? Durch ein zweistufiges Löschverfahren werden gelöschte Daten über einen bestimmten Zeitraum im System archiviert. Einträge im "archiviert"- Status können Sie nicht mehr sehen. Wenn Sie Datensätze versehentlich gelöscht haben, können Sie die FIS-Administrator/innen unter fis@uni-giessen.de um Wiederherstellung dieser archivierten Einträge bitten. 

Um die Datensätze zu durchsuchen, öffnen Sie bitte links im Menü die "Graduierungen" und "Promotionsvorgänge", um Ihre Datensätze einsehen zu können. Um die Filterfunktion aufzurufen, klicken Sie auf das Filtersymbol.
Im aufpoppenden Menü erscheinen verschiedene Filtereinstellungsmöglichkeiten, mit denen ein oder mehrere Filter angewendet werden können. Mit einem Klick auf den jeweiligen Pfeil neben den Einstellungsmöglichkeiten der Filter, können Sie Menüs aufrufen, aus denen Filtermöglichkeiten ausgewählt werden können. 

Wählen Sie im ersten Menüfeld mit Klick auf den Pfeil "Promotionsvorgang", um die Filtereinstellungen im zweiten Menü auszuwählen, die nicht relatierbar sind. Das bedeutet, dass die Funktionen "Personen-ID im Promotionsamt" bis "27 Art der Promotion" nicht mit einer Vorauswahl verknüpft sind. 

Wählen Sie im ersten Menüfeld mit Klick auf den Pfeil eine der anderen Auswahlmöglichkeiten, können Sie nach Daten filtern, die relatiert sind. Die Filtermöglichkeiten "meldendes Promotionsamt" bis "bei Abschluss im Ausland, Staat der Hochschule" sind mit einer Vorauswahl verknüpft. Bei Bedarf können Sie den Daten z.B. nach der Erst,- Zweit,- oder Drittbetreuer/in filtern lassen. 

Folgende Filtermöglichkeiten sind über die Menüs einstellbar:

1. im zweiten Filter- Einstellungsfeld kann ein Filter für ein bestimmtes Attribut des Datensatzes ausgewählt werden. Steht ein Attribut, nach dem Sie filtern möchten, im Auswahlmenü nicht zur Verfügung, wenden Sie sich bitte an fis@uni-giessen.de
2. im dritten Filter- Einstellungsfeld kann bestimmt werden, ob das Attribut einen bestimmten Wert enthalten, leer sein oder andere Eigenschaften haben soll. 

3. im vierten Filter- Einstellungsfeld kann bestimmt werden, welchen Wert das Attribut genau haben soll. Je nach Datenformat des Attributs sind Text- oder Zahleneingaben möglich oder Auswahlmöglichkeiten aus einem Menü.

Um den Filter anzuwenden, klicken Sie auf das Feld "Anwenden".

Sie können mehrere Filter gleichzeitig anwenden. Zum Hinzufügen eines weiteren Filters klicken sie auf das "+-Symbol" rechts neben den Filtereigenschaften. Durch Klicken auf das "Minussymbol" können einzelne Filter auch wieder gelöscht werden. Bestätigen Sie am Ende ihre Auswahl durch Klick auf "Anwenden". 

Einmal eingestellte Filterkombinationen können gespeichert werden. Klicken Sie hierzu auf das Feld "Speichern", nachdem Sie den Filter über das Menü eingestellt haben. Es öffnet sich ein neues Menü, wo Sie aufgefordert werden dem Filter einen Namen zu geben, damit er bei Ihrem nächsten Aufruf für Sie einfacher zu identifizieren ist. Mit einem Klick auf "Speichern" wird der Filter unter dem angegebenen Namen im System hinterlegt.

Sobald Sie einen Filter für sich gespeichert haben, steht Ihnen die Funktion "Filter laden" im Filtereinstellungsmenü zur Verfügung. Mit Klick darauf können Sie gespeicherte Filter aufrufen und anwenden. 

Um bereits gespeicherte Filter zu löschen, müssen Sie zunächst den Filter einmalig laden. Klicken Sie hierzu auf "Filter laden". Ein Menü erscheint, in dem Sie auf "Filter löschen" klicken können. 

Ein einmal eingestellter Filter bleibt immer so lange angewendet, bis er zurückgesetzt wird. Durch eine Klick auf "Filter zurücksetzen" wird kein Filter mehr angewendet, Sie sehen wieder alle sichtbaren Einträge in der Listenansicht. 

Aus dem JLU- FIS können Sie Excel-Listen von Datensätzen und ihren Eigenschaften exportieren.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Listenansicht des Datenbereichs auf, aus dem Sie die Daten exportieren möchten. 
2. Falls Sie nur einen Teil der Datensätze exportieren möchten, stellen Sie Filter ein oder markieren Sie Einträge in der Listenansicht, die Sie exportieren möchten. 
3. Klicken Sie auf das Feld "Export", direkt neben dem Feld "Filter". Es erscheint ein neues Auswahlmenü, in dem Sie weitere Einstellungen zum Exportieren auswählen können. 

• Sie können unter anderem auswählen, welche Attribute der Datensätze Sie exportieren möchten. Halten Sie hierzu die Taste "Steuerung (strg)" auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie gleichzeitig auf die gewünschten Attribute.
• Die Auswahl der Attribute kann für spätere Exporte gespeichert werden. Klicken Sie dazu nach Auswahl der gewünschten Attribute auf "Vorlage speichern". Die gespeicherten Vorlagen können verwendet werden, indem oben die Auswahl "Ja, Vorlage verwenden" ausgewählt wird.

4. Wenn alle gewünschten Eigenschaften ausgewählt wurden, klicken Sie auf den Button "Export". 
5. Es öffnet sich eine Excel- Tabelle, in der jeweils in einer Spalte die zuvor ausgewählten Inhalte angezeigt werden. 

Achtung: Es können softwareseitig max. 1.000 Datensätze auf einmal exportiert werden. Sollten Sie mehr Datensätze exportieren wollen, stellen Sie bitte vor dem Export entsprechende Filter ein, damit ein Export in mehreren Teilschritten möglich ist oder erstellen Sie einen Report. 

Um einen Report, also einen Gesamtexport aller Daten, zu erstellen, klicken Sie in der Navigationsleise auf "Graduierungen" und anschließend auf "Promotionsvorgänge". Wählen Sie in der oberen Leiste "Report" aus.

Sie können nun zwischen 2 verschiedenen Reportmöglichkeiten wählen:

1. Report über selektierte Einträge, die Auswahl erfolgt in der darunterliegenden Listenansicht
2. Möchten Sie eine vollständige Tabelle über alle laufenden, beendeten und abgebrochenen Promotionen erhalten, wählen Sie dazu "Report über alle gelisteten Einträge" aus.

Nachdem Sie sich für eine Reportart entschieden haben, müssen Sie nun den Report erzeugen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Report erzeugen".

Sie erhalten im Anschluss eine Excel- Datei, welche aus 2 Tabellenblättern besteht. Auf dem ersten Tabellenblatt finden Sie die laufenden Promotionen, auf dem zweiten Tabellenblatt die beendeten bzw. abgebrochenen Promotionen.

Analog zu den vorherigen Prozessen, können Sie ebenfalls einen Bericht über die aktuellen Promotionsvorgänge erstellen.

1. Rufen Sie links im Menü "Graduierungen" und "Promotionsvorgänge" auf, aus dem Sie die Daten exportieren möchten. 
2. Wählen Sie die Filter Promotionsvorgang Datum der Beendigung der Promotion zwischen Datum/ Datum und Promotionsvorgang Status ist Beendet aus. Die Filtereinstellungen können Sie jederzeit anpassen.
3. Anschließend wählen Sie "Anwenden" aus und erhalten die Ergebnisse für Ihre gesetzten Filter.  
4. Sie können wie gewohnt einen Report erzeugen und sich die Ergebnisse in einer Excel-Tabelle anzeigen lassen s. oben unter Report erstellen für weitere Informationen.

Um einen neuen Datensatz für Erstbetreuende anzulegen, klicken Sie auf der Übersichtsseite auf den Button "+Inhalte anlegen".

Es öffnet sich das Feld "Graduierungen". Klicken Sie dies bitte an. Wählen Sie bitte im nächsten Schritt das Feld "Promotionsprozessbeteiligte" aus. Es öffnet sich eine Auswahl, ob sie eine Person anlegen wollen, die aktuell JLU-Mitglied ist oder eine Person von extern. Bitte wählen Sie entsprechendes aus. Es erscheint eine Eingabemaske, in die Sie alle Informationen der/des Betreuer/in eintragen können. 

Folgende Informationen können hinterlegt werden:

Datenfeld Überschrift	Bitte Folgendes beachten	Angabe ist für die Verteilung von Ressourcen an den FB relevant
Typ des Promotionsprozessbeteiligten (intern/extern)	Über dieses Auswahlfeld kann die Art der Eingabemaske gewechselt werden. UKGM-Mitglieder zählen auch zu den internen Personen.	X
Verknüpftes Promotionsbüro	Pflichtfeld. Die Verknüpfung steuert, welche Personen den Datensatz sehen und bearbeiten können. Das Promotionsbüro wird beim Anlegen des Datensatzes automatisch verknüpft. Das PhD-Büro der Fachbereiche 10 und 11 bittet darum, dass die Mitarbeitenden in den Promotionsbüros der Fachbereiche 10 und 11 bitte an dieser Stelle immer auch das PhD-Büro verknüpfen, damit Daten nicht dublett gepflegt werden. StF8 wird zeitnah eine technische Lösung dafür entwickeln, dass die Verknüpfung zum PhD-Büro bei diesen beiden Fachbereichen automatisch erfolgt.	X
Verknüpfte Visitenkarte der Wissenschaftlerin / des Wissenschaftlers im FIS	Hier können Sie, müssen Sie aber keine Eintragung vornehmen, denn es sind noch nicht alle Personen im FIS hinterlegt. Diese Verknüpfung wird zentral vom FIS-Team gepflegt, sobald eine Anbindung zwischen FIS und Identity-Management-System hergestellt ist.
Angaben zur Person
Anrede	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt
Akademischer Titel	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt
Vorname	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt	X
Nachname	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt	X
Bezeichnung der Professur oder der zugehörigen Einrichtung	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt
E-Mail	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt
Telefon	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt
Betreuer-ID	kann für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, falls eine Betreuer-ID geführt wird.
SAP-Kostenstelle	Sollte ausgefüllt werden	X
Adresse, die für die Serienbrieffunktion verwendet werden soll
Dienstliche Adresse	Alle Angaben unter dieser Überschrift können für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden, wird zukünftig über Identity-Management-System befüllt
Straße und Hausnummer (dienstlich)
Raumnummer (dienstlich)
Institut (dienstlich)
Adresszusatz (dienstlich)
PLZ (dienstlich)
Ort (dienstlich)
Privatadresse	Alle Angaben unter dieser Überschrift können für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden
Straße und Hausnummer (privat)
Adresszusatz (privat)
PLZ (privat)
Ort (privat)
Bankverbindung	Alle Angaben unter dieser Überschrift können für die Bedarfe im Promotionsamt genutzt werden
Name des Zahlungsempfängers
IBAN
BIC
Geldinstitut

Bitte speichern Sie den Eintrag über den Button "Eingabe abschließen" unten rechts im Status "Aktiv" ab.

Sie können über das Forschungsinformationssystem die Bibliothek darüber informieren, dass Pflichtexemplare zu einem Promotionsvorgang abgegeben werden können. Legen Sie hierzu bitte einen Datensatz  "Abgabe Pflichtexemplare" an. Sie haben zwei Möglichkeiten Pflichtexemplare anzulegen:

Pflichtexemplare neu anlegen

• Klicken Sie auf der Übersichtsseite im Forschungsinformationssystem auf "Inhalte anlegen".
• Wählen Sie in dem sich öffnenden Untermenü den Eintrag "Abgabe Pflichtexemplare" aus.
• Es öffnet sich ein eine Eingabemaske. Tragen Sie hier bitte folgende Informationen ein:

Pflichtexemplare zu dem bestehendem Promotionsvorgang hinzufügen

• Wählen Sie links im Menü "Graduierungen" und anschließend "Promotionsvorgänge" aus
• Sie erhalten eine Übersicht mit allen Promotionsvorgängen und könen Personen gezielt über die Filterfunktion finden. Beispielsweise können sie den Promotionsvorgang nach dem 02 Name enthält filtern.
• Nach dem Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben, wählen Sie "Bearbeiten" aus und danach "Unterbrechung und Abschluss".
• Mittig befindet sich die Kategorie Prozess zur Abgabe von Pflichtexemplaren. Bitte klicken Sie auf das dortige + Symbol.

• Es öffnet sich ein eine Eingabemaske. Tragen Sie hier bitte folgende Informationen ein:
  • Promotionsvorgang: Verknüpfen Sie über das blaue Plus-Zeichen aus der Liste der Promotionsvorgänge den entsprechenden Promotionsvorgang.
  • Veröffentlichungsart: Wählen Sie die Veröffentlichungsart aus der Liste aus, sofern diese bekannt ist. Wenn die Veröffentlichungsart unbekannt ist, setzen Sie bitte den Status vor der Veröffentlichung wie gewohnt auf beendet und ergänzen zu einem späterem Zeitpunkt die statistikrelevante Angabe.
  • Frist für die Veröffentlichung: Sofern es laut Promotionsordnung ein Datum gibt, bis zu dem die Veröffentlichung stattgefunden haben muss, bitte geben Sie das Datum hier an.
  • Angaben zum Sperrvermerk: Wählen Sie hier bitte "Ja" aus, falls die Publikation zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht werden soll. Laden Sie anschließend die Genehmigung des Promotionsauschusses hoch und tragen Sie zusätzlich das Datum des Endes des Sperrvermerks ein. Sie können das Feld mit dem Wunsch zum Sperrvermerk freilassen, wenn keine Genehmigung für einen Sperrvermerk vorliegt.
  • Datum des Endes des Sperrvermerks: 
    Geben Sie hier bitte das Datum ein, zu dem der Sperrvermerk endet.
• Klicken Sie auf "Fertig".
• Wählen Sie den Status "Zur Bearbeitung an die UB" aus.

Per E-Mail an die Funktionsadresse erhalten sowohl Sie als auch die Universitätsbibliothek eine Information, dass ein neuer Eintrag angelegt wurde.

Im weiteren Verlauf können Sie den Status der Abgabe der Pflichtexemplare im Datensatz zum Promotionsvorgang verfolgen.

Grundsätzlich erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an die Funktionsadresse des Promotionsamts, wenn die Pflichtexemplare zu einem Promotionsvorgang in der UB abgegeben wurden, also der Prozess abgeschlossen ist.

Den Status der Abgabe der Pflichtexemplare zu einem bestimmten Promotionsvorgang können Sie sehen, wenn Sie den Promotionsvorgang selbst im Bearbeitungsmodus aufrufen und den entsprechenden Tab ansteuern:

• Liste der Promotionsverfahren im FIS öffnen
• Über Filter das entsprechende Promotionsverfahren suchen
• Auf "Bearbeiten" klicken
• Den Tab "Unterbrechung und Abschluss" auswählen

Im Abschnitt "Disputation und Abgabe der Dissertationsschrift" unter der Überschrift "Abgabe Pflichtexemplare" sehen Sie den entsprechenden Status des Verfahrens.

Informationen zur Abgabe der Pflichtexemplare filtern

Folgende Filter können Ihnen helfen, eine Übersicht über den Status der Abgaben der Pflichtexemplare von allen von Ihnen verwalteten Promotionsverfahren zu bekommen:

• Liste der "Abgaben Pflichtexemplare" im FIS öffnen: In der Menüleiste links "Graduierungen" und im Untermenü "Abgaben Pflichtexemplare" auswählen.
• Es öffnet sich die Liste aller Prozesse zur Abgabe von Pflichtexemplaren, die Sie angelegt haben.
• Auf das Filtersymbol klicken.
• Folgenden Filter für die Suche nach Promotionsverfahren, deren Pflichtexemplare noch nicht abgegeben wurden, einstellen:

 

Informationen zur Abgabe der Pflichtexemplare exportieren

• Liste der "Abgaben Pflichtexemplare" im FIS öffnen: In der Menüleiste links "Graduierungen" und im Untermenü "Abgaben Pflichtexemplare" auswählen.
• Es öffnet sich die Liste aller Prozesse zur Abgabe von Pflichtexemplaren, die Sie angelegt haben.
• Auf das Exportsymbol klicken.
• Stellen Sie sich einen Exportformat ein, wie im Abschnitt "Export von Daten" beschrieben.

• Über Converis gibt es die Möglichkeit, dass Sie Aufgaben von der Promotionsstatistik erhalten. Auf der Übersichtsseite werden Ihnen neue Aufgaben sowie in Bearbeitung befindliche Aufgaben und kürzlich bearbeitete Aufgaben angezeigt.
• Um sich die Aufgaben ansehen zu können, klicken sie auf "neue Aufgabe(n) aus Bericht HStatG". Es öffnet sich ein Link, den Sie ebenfalls auswählen können. Nach Anklicken des Links öffnet sich eine Eingabemaske.
• Sie können sich die Aufgaben ebenfalls in der Listenansicht anzeigen lassen. Klicken Sie hierzu in dem Menü auf der linken Seite auf "Graduierungen", wählen Sie dann "Aufgaben aus Bericht HStatG" aus.