Projekte im Forschungsinformationssystem erfassen lassen und Informationen ergänzen

Die Hintergründe für die Erfassung der Projektinformationen und die Veröffentlichungen sind hier dokumentiert.

Die im Forschungsinformationssystem bereits erfassten Informationen über Forschungsprojekte wurden gemäß den von den Projektverantwortlichen ausgefüllten Formularen zur Erstellung einer SAP-Projektnummer erstmalig in Excel erfasst und in einem zweiten Schritt halbautomatisch in das Forschungsinformationssystem importiert.

In der Regel liegt also ausschließlich die Information vor, wer die Rolle der Projektleitung innehat, nicht aber die Rollen der weiteren Projektmitglieder, da das bisherige Formular zur Beantragung einer SAP Projektnummer diese Informationen nicht enthält.

Im Forschungsinformationssystem werden Projekte immer dann erfasst, wenn Sie mindestens eine dieser Anforderungen erfüllen:

• Die Förderung des Projekts erfolgt über Drittmittel.
• Die Förderung des Projekts erfolgt über Zweitmittel (Mittel des Landes Hessen) oder von der JLU selbst und der Inhalt des Projekts ist forschungsbezogen.

Für Folgeprojekte oder Drittmittelbewilligungen für mehrere Personen werden im JLU-FIS separate Projekteinträge erstellt, wenn die Projekte über separate Förderkennzeichen oder Projektnummern beim Drittmittelgeber verfügen. Dies ist aufgrund der Verwaltungsvorgänge innerhalb der JLU und zum Förderer hin nötig.

Die Projektleitung und die Stabsabteilung Forschung können grundsätzlich Teilinformationen über die Projekte bearbeiten und löschen. Die Geschäftsführer/innen von interdisziplinären Forschungszentren der JLU können Informationen über Projekte bearbeiten, sofern das Zentrum mit dem Projekt im FIS relatiert ist. Die Projektmitglieder haben Leserechte auf die Informationen, nicht aber auf die Dokumente zum Projekt, die im FIS hinterlegt sind. Das Dekanat sowie das Finanzdezernat haben Leserechte auf alle oben genannten Informationen zum Projekt. Das Büro für Nachhaltigkeit sieht nur Grundinformationen zum Projekt, wie Akronym, Titel, Laufzeit, Projektleitung und Kurzbeschreibung. Es kann das Feld "Nachhaltigkeitsbezüge" bearbeiten und löschen.

Als Service im Rahmen der Erstbefüllung des JLU-FIS hat die Stabsabteilung Forschung bereits alle Projektinformationen im FIS voreingefüllt, über die wir bislang informiert wurden.

Es wäre schön, wenn wir Sie bitten dürften, im Rahmen der Erstbefüllung zu prüfen, ob die Liste Ihrer Projekte vollständig ist. Eine Anleitung, wie Sie die Projektliste im Excel-Format exportieren können, findet sich hier. Bitte informieren Sie die Stabsabteilung Forschung via E-Mail an fis, wenn Einträge für Projekte vollständig fehlen unter Angabe eines Links zur Projektwebseite oder weiterer Informationen.

Auch in Zukunft werden Sie die Erfassung der Projekte nicht selbst machen müssen, sondern diese Arbeit wird die Stabsabteilung Forschung dauerhaft übernehmen.

Sie finden die zu ihren Projekten gespeicherten Informationen, indem Sie links in der Menüleiste auf "Projekte" klicken. Es öffnet sich eine Liste aller Projekte. Einen einzelnen Eintrag ändern können Sie, indem Sie unter dem Eintrag auf "Bearbeiten" klicken. Alternativ können Sie auch den Titel des Eintrags anklicken. Es öffnet sich eine Übersichtsseite zum Projekt. Dort können Sie neben dem Titel auf "Bearbeiten" klicken. 

In beiden Fällen öffnet sich eine Formularansicht mit mehreren Tabs/Reitern, die Informationen zu dem Projekt enthält. Hier können Sie auf freiwilliger Basis unter anderem Informationen bearbeiten, also auch ändern oder ergänzen.

Eine Liste der Projektinformationen im Excel-Format kann wie folgt abgerufen werden:

• Klicken Sie links in der Menüleiste auf "Projekte".
• Es öffnet sich die Listenansicht aller Projekte, mit denen Ihr Profil relatiert ist.
• Wählen Sie in der mittelgrauen Menüleiste das Icon "Report"  aus.
• Wählen Sie den Eintrag "Report über alle gelisteten Einträge" an.
• Klicken Sie auf den lilafarbenen Button "Report erzeugen".

Im Hintergrund wird eine Excel-Datei erzeugt, die sie dann über den Browser abspeichern können.

Folgende Projektinformationen im FIS können von Ihnen eingesehen und bearbeitet werden:

Fehlen Ihnen in der Liste wichtige Angaben zur Verwaltung Ihrer Projekte oder möchten Sie Felder im FIS ändern, die Sie nicht bearbeiten können, die also ausgegraut sind? Dann wenden Sie sich bitte mit Ihrem Änderungs-/Erfassungsvorschlag an fis. Vielen Dank.

Bestimmte im FIS gespeicherte Informationen können nicht einfach geändert werden, weil sie mit dem Mittelgeber abgestimmt sein müssen bzw. durch die JLU interne Verwaltung begleitet werden. Dies betrifft die folgenden Felder:

• Akronym und Titel
• Geldgeber
• Laufzeiten
• Bewilligungssumme und Währung
• Zugehörige SAP-Projektnummer

Wenden Sie sich bitte mit Ihrem Änderungs-/Erfassungsvorschlag an fis.

Die Erfassung projektbezogener Publikationslisten im FIS übernehmen wir gerne für Sie. Bitte senden Sie uns hierzu die Informationen zu dem zu erfassenden Projekt an fis. Die Information, wie Sie bereits im FIS erfasste, einzelne Publikationen zu einem Projekt verknüpfen, finden Sie hier.

Die Erfassung projektbezogener Publikationslisten im FIS übernehmen Mitarbeitende der Universitätsbibliothek für Sie. Bitte stoßen Sie hierzu im FIS den "Service Publikationsimport" im FIS an oder senden Sie eine Publikationsliste unter Angabe des zugehörigen Projekts an fis.

Die Beantragung von SAP-Projektnummern über das FIS ist derzeit noch nicht möglich. Die Funktionalität wird mit der nächsten Ausbaustufe JLU-FIS 1.2 - gemeinsam mit der Möglichkeit, Informationen zu Projektanträgen im FIS zu hinterlegen - voraussichtlich Ende 2025 ausgerollt. Eine Übersicht über die geplanten Ausbaustufen des FIS findet sich hier unter der Überschrift "Weiterer Ausbau des Forschungsinformationssystem".

Mit der Funktionalität "Verknüpfen" können Sie Datensätze zu anderen Informationen im FIS verknüpfen. Diese Funktion dient dazu, zügig mehrere Datensätze anderen Kategorien oder Forschungsinformationen im FIS zuzuordnen, sodass die Informationen auch an dieser anderen Stelle im Forschungsinformationssystem angezeigt werden. Um etwa zu markieren, dass für ein Projekt ein Großgerät der JLU genutzt wurde, können Sie die Funktion "Verknüpfen" nutzen. Nach dem Verknüpfen werden die entsprechenden Publikationen automatisch im Forschungsportal unter https://forschung.uni-giessen.de/ auf der Detailseite des jeweiligen Großgeräts und des Projekts aufgelistet. 

1. Öffnen Sie die Listenansicht Ihrer Projekte, indem Sie links in der Menüleiste auf "Projekte" klicken.
2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie ändern möchten. Nutzen Sie ggf. die Möglichkeit die Datensätze zu filtern.
3. Wählen Sie in der Projektliste neben einer oder mehreren Projekte, die Sie mit dem Großgerät verknüpfen möchten, das Auswahlfeld links aus:

   

4. Klicken Sie in der hellgrauen Menüleiste oben auf das Symbol "Verknüpfen".

   

   
   Es öffnet sich ein weiteres Menü:
   

   

• Dort wird unter anderem nach der "Zielentität" gefragt. Wählen Sie hier "Geräteausstattung" aus (siehe Punkt 1 in der Abbildung oben).
• Es öffnet sich ein Suchschlitz. Geben Sie die Gerätebezeichnung bzw. das Nachhaltigkeitsziel in den Suchschlitz ein und klicken Sie auf das Lupensymbol (siehe Punkte 2 und 3) ODER lassen Sie sich über das A-Z-Symbol alle Geräte/Nachhaltigkeitsbezüge anzeigen.
• Wählen Sie aus der Ergebnisliste einen Eintrag mittels Klicken auf das blaue Plus-Zeichen aus (siehe Punkt 4).
• Klicken Sie auf den Button "Verknüpfen" (siehe Punkt 5).

Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie in diesem Fenster auf den Button "Anwenden". Die markierten Projekte sind nun mit dem entsprechenden anderen Inhalt verknüpft.

Wenn Sie die Projekte, an denen Sie mitarbeiten, noch nicht in ihrem Menü im FIS sehen können, wenden Sie sich bitte an fis. Vielen Dank.