Rolle Stabsabteilung Forschung

Rufen Sie bitte hierfür aus dem Universitätsnetzwerk oder via VPN die Seite https://fis.uni-giessen.de/ auf und melden sich mit Ihrer G- oder J-Kennung und dem zugehörigen Netzpasswort an. Ihnen ist die Rolle "Stabsabteilung Forschung: Präsidum" im JLU-FIS zugewiesen. Mit dieser Rolle können Sie angelegte Forschungsprojekte sehen, bearbeiten und löschen. Es existiert ein zweistufiges Löschkonzept, gelöschte Projekte können von den FIS-Administratorinnen auch notfalls wiederhergestellt werden.

Nach dem Login gelangen Sie auf eine Übersichtsseite des JLU-FIS, mit dem Menü auf der linken Seite. Weiter unten auf dieser Seite werden Ihnen ausstehende Aufgaben und kürzlich bearbeitete Inhalte angezeigt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Projekt im FIS neu anzulegen.

1. Es existiert bereits ein Eintrag im Bereich "Projektanträge". Speichert man diesen "Projektantrag" im Status "bewilligt", wird ein neues Projekt erzeugt. Dieser Weg ist zu empfehlen, wenn bereits ein entsprechender Projektantrag im FIS angelegt ist.
2. Wenn noch kein Projektantrag im FIS angelegt ist und es sich bei dem Projekt um ein Nachfolgeprojekt eines laufenden oder abgeschlossenen Projekts handelt, kann man die Klonen-Funktion nutzen. Man sucht in der Projektliste ein zugehöriges Projekt und klickt auf "Klonen". Durch diese Funktion werden die allermeisten Informationen im neuen Projekt übernommen. Das neue Projekt kann man vom alten unterscheiden, weil beim neuen Projekt der Zusatz "Neu_" im Titel angezeigt wird.
3. Wenn weder ein vorangegangenes oder Teilprojekt existiert und auch noch kein Projektantrag zum Projekt im FIS angelegt wurde, sind die Informationen zum Projekt neu zu erfassen. Wie das geht, wird im folgenden Abschnitt erläutert:

Variante 3: Alle Informationen zu einem Projekt im FIS händisch neu erfassen

1. Auf der Übersichtsseite befindet sich in der rechten oberen Ecke der Button "+Inhalte anlegen", klicken Sie bitte auf diesen.
2. Klicken Sie im aufklappenden Fenster auf "Projekte" und im folgenden Menü erneut auf "Projekt".
3. Wählen Sie nun "extern finanzierte Projekte" aus. Im nächsten Schritt können sie entscheiden, ob es sich um ein StF-Projekt handelt oder ein Verbundteilprojekt ohne Beteiligung der JLU vorliegt.
4. Sie werden jeweils zu einer individuellen Eingabemaske weitergeleitet.
   
   • Die Eingabemaske für StF-Projekte besteht aus 4 Reitern. Die ersten beiden Reiter befassen sich mit allgemeinen inhaltlichen Angaben. Hier können Angaben zu Titel, Laufzeit, Projektleitung und einigen weiteren Punkten gemacht werden.
   • Des Weiteren habe Sie bei diesem Projekttyp die Möglichkeit, eine Verknüpfung zu einer SAP-Projektnummer hinzuzufügen oder eine Änderungsmitteilung zu schreiben.
5. Nachdem Sie alle relevanten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie bitte auf "Eingabe abschließen" am Ende der Seite.
6. Der Status "Projekt laufend" ist vorgemerkt und Sie können das Projekt in diesem Status speichern. Sollten noch Daten fehlen, die Sie später nachtragen wollen, können Sie ebenfalls eine der anderen Status-Einstellungen wählen.

Die gespeicherten Projekte finden Sie, wenn Sie links in dem Menü auf Projekte und dann erneut auf Projekte klicken. Hier werden alle eingegebenen Projekte in einer Listenansicht angezeigt und können durch Sie bearbeitet oder gelöscht werden.

Um bereits bestehende Datensätze zu bearbeiten und zu ergänzen, rufen Sie die Listenansicht der bestehenden Datensätze auf.

1. Klicken Sie hierzu in der linken Menüleiste auf "Projekte" und in dem sich öffnenden Untermenü noch einmal auf "Projekte".
2. Es erscheint die Listenansicht aller Datensätze der Projekte. Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie bearbeiten möchten und klicken Sie auf "Bearbeiten".
3. Es öffnet sich eine Eingabemaske, Sie können nun fortfahren, wie unter "Dateneingabe" beschrieben. 

Achtung: Haben sie versehentlich Daten gelöscht? Durch ein zweistufiges Löschverfahren werden gelöschte Daten über einen bestimmten Zeitraum im System archiviert. Einträge im "archiviert"- Status können Sie nicht mehr sehen. Wenn Sie Datensätze versehentlich gelöscht haben, können Sie die FIS-Administratorinnen unter fis@uni-giessen.de um die Wiederherstellung dieser archivierten Einträge bitten. 

Um die Datensätze zu durchsuchen, öffnen Sie bitte die Listenansicht Ihrer Datensätze. Um die Filterfunktion aufzurufen, klicken Sie auf das Filtersymbol.
Im aufpoppenden Menü erscheinen verschiedene Filtereinstellungsmöglichkeiten, mit denen ein oder mehrere Filter angewendet werden können. Mit einem Klick auf den jeweiligen Pfeil neben den Einstellungsmöglichkeiten der Filter, können Sie Menüs aufrufen, aus denen Filtermöglichkeiten ausgewählt werden können. 

Folgende Filtermöglichkeiten sind über die Menüs einstellbar:

1. Im zweiten Filter- Einstellungsfeld kann ein Filter für ein bestimmtes Attribut des Datensatzes ausgewählt werden. Steht ein Attribut, nach dem Sie filtern möchten, im Auswahlmenü nicht zur Verfügung, wenden Sie sich bitte an fis@uni-giessen.de
2. Über das ersten Menüfeld können alle Informationen des Projektes gefiltert werden, die über ein "Plus-Symbol" mit dem Projekt relatiert sind, also alle Informationen, die "Relationen" betreffen.
3. Im dritten Filter- Einstellungsfeld kann bestimmt werden, ob das Attribut einen bestimmten Wert enthalten, leer sein oder andere Eigenschaften haben soll. 

4. Im vierten Filter- Einstellungsfeld kann bestimmt werden, welchen Wert das Attribut genau haben soll. Je nach Datenformat des Attributs sind Text- oder Zahleneingaben möglich oder Auswahlmöglichkeiten aus einem Menü.

Um den Filter anzuwenden, klicken Sie auf das Feld "Anwenden".

Sie können mehrere Filter gleichzeitig anwenden. Zum Hinzufügen eines weiteren Filters klicken sie auf das "+-Symbol" rechts neben den Filtereigenschaften. Durch Klicken auf das "Minussymbol" können einzelne Filter auch wieder gelöscht werden. Bestätigen Sie am Ende ihre Auswahl durch Klick auf "Anwenden". 

Einmal eingestellte Filterkombinationen können gespeichert werden. Klicken Sie hierzu auf das Feld "Speichern", nachdem Sie den Filter über das Menü eingestellt haben. Es öffnet sich ein neues Menü, wo Sie aufgefordert werden dem Filter einen Namen zu geben, damit er bei Ihrem nächsten Aufruf für Sie einfacher zu identifizieren ist. Mit einem Klick auf "Speichern" wird der Filter unter dem angegebenen Namen im System hinterlegt.

Sobald Sie einen Filter für sich gespeichert haben, steht Ihnen die Funktion "Filter laden" im Filtereinstellungsmenü zur Verfügung. Mit Klick darauf können Sie gespeicherte Filter aufrufen und anwenden. 

Um bereits gespeicherte Filter zu löschen, müssen Sie zunächst den Filter einmalig laden. Klicken Sie hierzu auf "Filter laden". Ein Menü erscheint, in dem Sie auf "Filter löschen" klicken können. 

Ein einmal eingestellter Filter bleibt immer so lange angewendet, bis er zurückgesetzt wird. Durch eine Klick auf "Filter zurücksetzen" wird kein Filter mehr angewendet, Sie sehen wieder alle sichtbaren Einträge in der Listenansicht. 

Aus dem JLU- FIS können Sie eine vorkonfigurierte Excel- Liste (Report) aller oder einer gefilterten Auswahl von Projekten exportieren.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Listenansicht des Datenbereichs auf, aus dem Sie die Daten exportieren möchten. 
2. Falls Sie nur einen Teil der Datensätze exportieren möchten, stellen Sie Filter ein oder markieren Sie Einträge in der Listenansicht, die Sie exportieren möchten. 
3. Klicken Sie auf das Feld "Report". Es erscheint ein neues Auswahlmenü, in dem Sie weitere Einstellungen zum Exportieren auswählen können. 

• Wählen Sie entweder "Report über selektierte", wenn Sie die Projekte in der Listenansicht angeklickt hatten, die sie exportieren wollen oder
• Wählen Sie Report über alle gelisteten Einträge, wenn Sie einen Filter eingestellt hatten und das Filterergebnis exportieren wollen bzw. einen Export aller Projekte haben wollen.
• Die Auswahl "StF Projektliste (Test)" und "Excel 2007" sind voreingestellt.

4. Klicken Sie auf den Button "Report erzeugen". 
5. Die Excelliste wird erzeugt. 
6. Sie können die Excel-Liste selbstverständlich auch außerhalb des FIS filtern etc.

Aus dem JLU- FIS können Sie Excel- Listen von Datensätzen und ihren Eigenschaften exportieren.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Listenansicht des Datenbereichs auf, aus dem Sie die Daten exportieren möchten. 
2. Falls Sie nur einen Teil der Datensätze exportieren möchten, stellen Sie Filter ein oder markieren Sie Einträge in der Listenansicht, die Sie exportieren möchten. 
3. Klicken Sie auf das Feld "Export", direkt neben dem Feld "Filter". Es erscheint ein neues Auswahlmenü, in dem Sie weitere Einstellungen zum Exportieren auswählen können. 

• Sie können unter anderem auswählen, welche Attribute der Datensätze Sie exportieren möchten. Halten Sie hierzu die Taste "Steuerung (strg)" auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie gleichzeitig auf die gewünschten Attribute.
• Die Auswahl der Attribute kann für spätere Exporte gespeichert werden. Klicken Sie dazu nach Auswahl der gewünschten Attribute auf "Vorlage speichern". Die gespeicherten Vorlagen können verwendet werden, indem oben die Auswahl "Ja, Vorlage verwenden" ausgewählt wird.

4. Wenn alle gewünschten Eigenschaften ausgewählt wurden, klicken Sie auf den Button "Export". 
5. Es öffnet sich eine Excel- Tabelle, in der jeweils in einer Spalte die zuvor ausgewählten Inhalte angezeigt werden. 

Achtung: Wenn mehr als 1.000 Datensätze auf einmal exportiert werden sollen, wird der Export im Hintergrund ausgeführt. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung, wenn der Export erzeugt wurde, mit einem Link zum FIS, wo Sie den Export finden.