Promotionsstatistik

In der Vorbereitung der statistischen Berichte über Promotionsverfahren und abgeschlossene Promotionen, die Hochschulen nach dem Hochschulstatistikgesetz (HStstG) jährlich erstellen müssen (mit Stichtag 1. Dezember), können Sie den Promotionsämtern Aufgaben über das FIS zuweisen. Dies sind beispielsweise Prüfaufträge, wenn statistisch relevante Datenfelder nicht ausgefüllt oder nicht plausibel sind.

Um einem Promotionsamt eine Aufgabe zuzuweisen:

1. Öffnen Sie hierzu die Startseite des JLU- FIS und klicken Sie oben in der rechten Ecke auf das blaue Plus "Inhalte anlegen".
2. In dem erscheinenden Menü wählen Sie "Graduierungen".
3. Wählen Sie im nächsten Schritt "Aufgabe aus Bericht HStatG". Es öffnet sich eine Eingabemaske, in die Sie allgemeine Informationen zu den Aufgaben eingeben können.

1. • Zuerst werden Sie gebeten, den zugehörigen Bericht für die Promovierendenstatistik auszuwählen. Wenn Sie das blaue "+-Symbol" anklicken, öffnet sich ein Suchfeld. Hier können Sie entweder direkt die Bezeichnung des Berichts eingeben oder aus einer alphabetisch sortierten Liste auswählen.
   • Sie werden außerdem darum gebeten, die Aufgabe zu benennen, haben die Möglichkeit ein Fehlerprotokoll hinzuzufügen sowie das zuständige Promotionsbüro anzugeben.
2. Nach Eingabe aller wichtigen Informationen können Sie die Eingabe abschließen, indem sie am Ende der Seite auf "Eingabe abschließen" klicken.
3. Im nächsten Schritt müssen Sie den entsprechenden Status auswählen. Hier wählen Sie bitte "zur Bearbeitung durch zuständiges Promotionsamt" aus, dieser Status ist bereits vorausgewählt.
   
   • Sie können die eingegebenen Daten auch vorerst zwischenspeichern, in diesem Status wird keine E-Mail an das Promotionsamt gesendet.
   • Die zwischengespeicherte Eingabe finden Sie in der Listenansicht unter "Graduierungen" und "Aufgaben aus Bericht HStatG".
4. Das ausgewählte Promotionsamt erhält eine E-Mail über die neu angelegte Aufgabe mit folgenden Informationen:
   
   • Titel und Beschreibung der Aufgabe
   • Link, mit Zugriff auf den Datensatz im FIS
   • Fristendatum

1. Die Liste der Promotionsverfahren aufrufen.
2. Den Datensatz mit der entsprechenden Datensatz-ID im FIS suchen (Filterfunktion), der als gemeldet markiert werden soll.
3. Den Datensatz bearbeiten: Auf "bearbeiten" klicken.
4. Das letzte Tab "Unterbrechung und Abschluss" anwählen.
5. Im Feld "Promotion wurde bereits ans HSL gemeldet" Jahreszahl und Nummer der Meldung, z. B. 20251 eintragen. 2025 steht dafür für das Jahr. 1 für die erste Meldung des Jahres.

Zur Überprüfung von Eingaben und dem Nachvollziehen der statistischen Angaben in den Berichten ist es ebenfalls möglich Datensätze einzusehen, die von den Promotionsämtern erstellt wurden. Diese Datensätze können von Inhabern der Rolle Promotionsstatistik teilweise bearbeitet werden, nämlich im Hinblick auf die statistikrelevanten Eingaben.

1. Klicken Sie hierzu in dem Menü auf der linken Seite auf "Promotionsvorgänge". Es erscheint eine Liste mit von den Promotionsämtern eingegebenen Datensätzen.
2. Klicken Sie unter dem jeweiligen Datensatz auf "Bearbeiten", können Sie die angegebenen Daten teilweise einsehen und bearbeiten.

Bitte beachten Sie, dass die Datenhoheit bei dem jeweiligen Promotionsamt liegt. Bitte informieren Sie das Promotionsamt entsprechend, wenn Sie Änderungen vornehmen.

Auch hier haben Sie, wie oben beschrieben, die Möglichkeit, die Datensätze nach bestimmten Kriterien zu filtern. Klicken Sie auf das Filtersymbol, es erscheint das Filtermenü. Im ersten Auswahlfeld kann nach den Entitäten, beispielsweise der Staatsangehörigkeit oder der Hochschule, gefiltert werden. Im zweiten Auswahlfeld können Sie nach verschiedenen Attributen filtern.

Um nach den durch die Promotionsämter gemachten Eingaben zu suchen, klicken Sie auf der Übersichtsseite in der dunkelgrauen Kopfzeile auf das Feld mit dem Lupen-Symbol "Suche". Es erscheint eine Eingabemaske. Geben Sie hier einen Suchbegriff, zum Beispiel den Namen der Doktorandin oder des Doktoranden, ein. Sie erhalten passende Einträge der Promotionsämter zu diesem Suchbegriff in einer Listenansicht.