Publikationslisten erstmalig anlegen und pflegen

Die Universitätsbibliothek unterstützt Sie bei der Befüllung des JLU-FIS mit Daten zu Ihren Publikationen. Sie können den Mitarbeitenden der Bibliothek die zur Eingabe ins JLU-FIS gewünschten Publikationsdaten

• als Datei zusenden.
• den Link zu Ihren Publikationen (z.B. auf Ihrer persönlichen Webseite) in das Kommentarfeld eintragen.
• im Kommentarfeld vermerken, ob Ihre Daten aus Web of Science, PubMed, ORCID oder GoogleScholar importiert werden sollen.

Die Universitätsbibliothek nimmt Literaturlisten als Word-, Text- und Excel-Datei an. Gerne können Sie auch Daten im BibTeX-Format senden. Speichern Sie die Daten hierzu bitte zunächst als Text-Datei (.txt) ab und laden Sie diese im Forschungsinformationssystem hoch.

So benutzen Sie den Service Publikationsimport:

1. Loggen Sie sich im FIS ein. Eine Anleitung hierzu finden Sie hier.
2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Übersichtsseite auf den Button "Inhalte anlegen". Klicken Sie dort auf "Publikationen".
3. Klicken Sie in dem erscheinenden Menü auf "Service Publikationsimport".
4. In der Eingabemaske "Zu erledigen bis" können Sie ein Datum definieren, zudem Sie den Abschluss der Bearbeitung Ihres Auftrags wünschen.
5. Sie können in der Maske zudem eine Publikationsliste hinterlegen oder einen Link eintragen, der auf eine Publikationsliste verweist, die die Mitarbeiter/innen im FIS erfassen sollen.
   1. Publikationsliste hinterlegen: Klicken Sie unter "Datei" auf den blauen Button mit Ordnersymbol, um eine Datei zum Upload auszuwählen.
   2. Auf Publikationsliste im Web verweisen: Unter "Nachricht an die Mitarbeiter/innen in der Universitätsbibliothek" können Sie den Mitarbeitenden der Universitätsbibliothek eine Nachricht mit weiteren Informationen zukommen lassen oder Sie tragen hier den Link zu Ihren Publikationen, z.B. auf Ihrer persönlichen Homepage, in Web of Science, Google Scholar, etc. ein.
6. Klicken Sie bitte auf "Eingabe abschließen".
7. Um die Daten an die Universitätsbibliothek zu senden und Ihre Serviceanfrage zum Publikationsimport abzuschließen, klicken Sie in dem aufpoppenden Fenster auf "Fertig".
8. Loggen Sie sich bitte aus.

Wenn Sie in Web of Science und PubMed oder Web of Science und ORCID Informationen hinterlegt haben, empfehlen wir hier die Verwendung von Web of Science wegen besserer Datenqualität im Quellsystem.

1. 1. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Übersichtsseite auf den Button "Inhalte anlegen".
      Klicken Sie dort auf "Publikationen".
   2. Klicken Sie in dem aufklappenden Menü auf "Publikation".
   3. Klicken Sie auf "Importieren aus"
   4. Wählen Sie "externen Quellen" aus
      
   5. In der erscheinenden Eingabemaske wählen Sie bitte entweder:
      
      • "Allgemeine Suche", wenn Sie Informationen aus Web of Science oder PubMed importieren wollen. Geben Sie dann im Suchfeld optimaler Weise Ihre Web of Science Researcher ID ein und wählen Sie im nächsten Drop Down-Feld "ResercherID" aus.
      • oder "Suche mit ORCID ID" und geben Sie ihre ORCID ID in das entsprechende Feld ein. Die ORCID ID ergänzt sich automatisch, sofern Sie diese bereits auf Ihrem Personendatensatz angegeben haben.
   6. Nach Angabe weiterer Suchparameter klicken Sie bitte auf das Feld "Suchen". Es wird Ihnen eine Listenansicht mit allen gefundenen Publikationen aus der jeweiligen Datenbank angezeigt.
      
      • Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit entweder nur einzelne Publikationen auszuwählen, um diese zu importieren, oder mit einem Klick auf den Kasten neben "Publikationsdaten" können Sie alle angezeigten Publikationen auswählen.
   7. Nachdem Sie ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie bitte auf "Prüfen" am unteren Ende der Seite. Das System führt automatisch einen Dublettencheck durch.
      
      • Wurden keine Dubletten gefunden, so können Sie direkt auf "Bestätigen" klicken.
      • Sollte es sich bei den zu importierenden Publikationen um ein potenzielles Duplikat handeln oder die Publikation bereits mit Ihrem Profil verknüpft sein, so zeigt Ihnen das System nach dem Validierungsschritt einen entsprechenden Hinweis an.
   8. Nach Abschluss des Imports werden die Publikationsdaten zur Validierung an die Universitätsbibliothek gesendet. In Ihrer Ansicht im Listenmenü erscheint die Publikation, kann dort durch Sie aber nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Sie noch Fehler entdecken, können Sie diese Hinweise an die Bibliothek über eine entsprechende Änderungsmitteilung senden.

Das automatische Importieren aus Google Scholar ist grundsätzlich für kein anderes System möglich. Google bietet keine Schnittstelle - auch keine kommerzielle - an, die über das Internet abgreifbar wäre. Deshalb können wir leider die Publikationslisten in Google Scholar nur dann automatisiert einlesen, wenn Sie sie vorher aus Google exportiert haben. Sie können also im eigenen Profil in Google Scholar eine Datei für den Export zu erstellen, welche von der UB ins JLU-FIS eingelesen werden kann oder Sie nutzen die Funktion "Service Publikationsimport".

Voraussichtlich wird auch in Zukunft von Google keine Import- Schnittschnelle für das JLU-FIS vorhanden sein. Änderungen an der Google Scholar-Publikationsliste müssen also jedes Mal auch an der eigenen Universität gemeldet werden. Google Scholar ist zwar für die Sichtbarmachung der eigenen Publikationen ein gutes Tool, auf die Anbindung an universitäre Informationssysteme jedoch nicht ausgerichtet.

 

1. Führen Sie folgende Schritte in Google Scholar aus:
   
   • Wählen Sie die Publikationen aus, die Sie exportieren möchten.
   • Klicken Sie auf "Exportieren".
   • Wählen Sie als Format "BibTeX" aus.
2. Die Ergebnisse erscheinen nun in einem neuen Fenster.
3. Kopieren Sie die Einträge komplett in einen Texteditor (beispielsweise den Windows Editor).
4. Speichern Sie diese Datei mit der Dateiendung ".bib".

Für den Import der gespeicherten Datei folgen Sie nun bitte der Anleitung zum Dateiimport. (Weiter unten auf dieser
Seite, unter "Übernahme der Publikationsliste aus Citavi oder einer BibTeX-Datei".)

Haben Sie bereits eine "BibTex"- Datei, die Sie importieren möchten, springen Sie bitte weiter zu der Anleitung Dateiimport.

Wollen Sie ihre "BibTex"-Datei erst aus Citavi exportieren, vor dem Import in das System, richten Sie sich zunächst nach den folgenden Schritten:

1. Öffnen Sie Citavi und klicken Sie auf "Datei" oben links in der Ecke.
2. Wählen Sie "Exportieren" aus.
3. Im nächsten Menüfeld können Sie sich entscheiden, ob Sie alle Publikationen exportieren möchten oder nur ausgewählte Titel.
4. Wählen Sie im nächsten Schritt die Option "BibTex" aus.
5. Bestimmen Sie dann den gewünschten Speicherort und weitere Speicheroptionen. Mit einem Klick auf "Weiter" wird der Export automatisch gestartet.

Dateiimport in das JLU-FIS:

1. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Übersichtsseite auf den Button "Inhalte anlegen". Klicken Sie dort auf "Publikationen".
2. Klicken Sie in dem aufklappenden Menü auf "Publikation".
3. Oben können Sie zur Frage "Wie möchten Sie Ihre Publikation anlegen?" zwischen zwei Auswahlmöglichkeiten wählen. Klicken Sie auf "Importieren aus" und wählen Sie im dazugehörigen Dropdown-Menü den Punkt "Datei" aus.
4. Bitte klicken Sie nun auf den "Upload-Button" (blauer Button mit Ordner-Symbol) und wählen Sie die gewünschte Datei aus.
5. Die in der Datei enthaltenen Publikationen werden Ihnen nun in einer Liste angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Publikationen aus und bestätigen Sie den Import durch Klicken auf "Publikationen importieren".
   
   • Mit dem Klick auf "Ihre Publikationen überprüfen" gelangen Sie in die Listenansicht der soeben importierten Publikationen.
6. Sollte das System ein Duplikat erkennen, so wird es Ihnen eine Warnung anzeigen. Klicken Sie in diesem Fall auf den Link "Potentielles Duplikat: Bitte ggf. überprüfen" und wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog die gewünschte Option.
7. Nach dem Import können Sie Ihre Publikationen zunächst im FIS weiterbearbeiten, bevor Sie diese zur Validierung an die Bibliothek schicken. Klicken Sie hierfür in dem am linken Seitenrand angeordneten Menü auf "Publikationen". Es öffnet sich die Liste Ihrer im FIS gespeicherten Publikationen. Zur weiteren Bearbeitung klicken Sie bitte auf "Bearbeiten". Es öffnet sich eine Eingabemaske, mit allen vorliegenden Informationen.
8. Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben und die Publikation zur Validierung an die Bibliothek schicken möchten, klicken Sie unten rechts auf "Eingabe abschließen".
9. Um die Daten an die Universitätsbibliothek zu senden und Ihre Serviceanfrage zum Publikationsimport abzuschließen, klicken Sie in dem aufpoppenden Fenster auf "Fertig".

1. Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf den blauen Button "Inhalte Anlegen".
2. Im erscheinenden Menü klicken Sie bitte auf "Publikationen" und dann auf "Service Publikationsimport".
3. Tragen Sie den Link ihrer persönlichen Website, von welcher Sie ihre Publikationen importieren lassen wollen, in das Kommentarfeld am unteren Ende der Seite ein, unter der Überschrift "Nachricht an die Mitarbeiter/innen in der Universitätsbibliothek". Wenn nötig können Sie in diesem Feld weitere Kommentare hinzufügen.
   
   • Es ist in diesem Fall nicht nötig, eine Datei hochzuladen!
   • Wenn Sie möchten, können sie ein Datum definieren, zu dem Sie den Abschluss der Bearbeitung ihres Auftrages wünschen.
4. Wenn Sie alle relevanten Angaben eingefügt haben, klicken Sie bitte auf "Eingabe abschließen" am Ende der Seite.
5. Im aufpoppenden Fenster ist der Status "Publikationsimport- Datensatz vollständig -Bitte importieren ->Weiterleitung an UB" bereits vorausgewählt und Sie müssen nur noch auf "Fertig" klicken, um Ihre Daten an die Universitätsbibliothek zu übermitteln.

Diese Importmöglichkeit ist nicht zu empfehlen, da es bei der manuellen Eingabe der Publikationsinformationen häufig zu Fehlern kommt. 

1. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Übersichtsseite auf den Button "Inhalte anlegen". Klicken Sie dort auf "Publikationen".
2. Klicken Sie in dem aufklappenden Menü auf "Publikation".
3. Oben können Sie zur Frage "Wie möchten Sie Ihre Publikation anlegen?" zwischen zwei Auswahlmöglichkeiten wählen. Wählen Sie bitte "Manuell" aus.
4. Wählen Sie unten in der Auswahlmaske durch klicken den Typ der Publikation, die Sie ins FIS eingeben möchten. Durch Klicken auf das blaue Dreieck öffnen sich unter einigen Kategorien weitere Unterpunkte.
5. Es öffnet sich eine aus drei Reitern bestehende Eingabemaske für bibliografische Informationen. Bitte füllen Sie die drei Reiter aus, Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet. Die Eingabemaske ist auf den gewählten Publikationstyp zugeschnitten. Sie besteht aus einer Kombination von Freitext-Feldern, Dropdown-Auswahllisten und Verlinkungen.
   
   • Verlinkungsfelder öffnen Sie über einen blauen Button mit "+"-Symbol.
   • Sie können die Verlinkung mittels Texteingabe und Klick auf das Lupen-Symbol suchen oder mit dem A-Z-Symbol eine Auflistung aller möglichen Eingaben aufrufen. Ist die notwendige Eingabe bisher nicht im System vorgehalten, so können Sie diese Informationen mit dem grauen Button mit "+"-Symbol anlegen.
6. Klicken Sie unten rechts auf "Eingabe abschließen".
7. Wählen Sie, ob sie die Daten direkt zur Validierung an die Universitätsbibliothek senden möchten, oder ob Sie die Daten zur weiteren Bearbeitung speichern möchten.
   
   • Um die Daten zur Validierung an die Universitätsbibliothek zu senden, klicken Sie in dem aufpoppenden Fenster auf "Zur Validierung an die Universitätsbibliothek" und dann auf den blauen Button "Fertig".
   • Möchten Sie die Daten später weiterbearbeiten, klicken Sie zunächst auf "Publikation in der Datenerfassung / in Bearbeitung - manuell" und dann auf den blauen Button "Fertig".

1. Öffnen Sie die Listenansicht Ihrer Publikationen, indem Sie links in der Menüleiste auf "Publikationen" klicken.
2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie ändern möchten. Nutzen Sie ggf. die Möglichkeit die Datensätze zu filtern.
3. Klicken Sie in der Publikationsliste, im Feld der zu bearbeitenden Publikation, auf "Bearbeiten" und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

 

Bitte beachten Sie: Bereits durch die Universitätsbibliothek validierte Publikationsdaten können Sie nicht mehr selbst ändern. Möchten Sie Änderungen im Datensatz vornehmen lassen, so wenden Sie sich mit Ihrem Änderungswunsch bitte an das FIS-Team der Universitätsbibliothek: fis-publikationen@bibsys.uni-giessen.de
Oder nutzen Sie direkt im JLU-FIS die Funktion "Änderungsbitte an die Universitätsbibliothek senden". Eine detailliertere Anleitung finden Sie unter "Fehler bei eingegebenen Publikationsinformationen, weiter unten auf dieser Seite. 

Mit der Funktionalität "Klonen" können Sie eine Kopie des entsprechenden Eintrages herstellen und diese danach weiterbearbeiten. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Sie z.B. mehrere Beiträge in einem Sammelband veröffentlicht haben und die Angaben zum Sammelband damit die gleichen sind.

1. Öffnen Sie die Listenansicht Ihrer Publikationen, indem Sie links in der Menüleiste auf "Publikationen" klicken.
2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie ändern möchten. Nutzen Sie ggf. die Möglichkeit die Datensätze zu Filtern.
3. Klicken Sie in der Publikationsliste, im Feld der zu bearbeitenden Publikation, auf "Klonen".
4. Der kopierte Eintrag ist an dem Präfix "Kopie_" im Titel zu erkennen. Öffnen Sie diesen, um die notwendigen Angaben (z.B. Titel des Beitrages, Seitenzahlen) zu ändern, und speichern Sie die Publikation im gewünschten Status. 

Mit der Funktionalität "Verknüpfen" können Sie Datensätze zu anderen Informationen im FIS verknüpfen. Diese Funktion dient dazu, zügig mehrere Datensätze anderen Kategorien oder Forschungsinformationen im FIS zuzuordnen, sodass die Informationen auch an dieser anderen Stelle im Forschungsinformationssystem angezeigt werden. Um etwa Publikationen einem Großgerät der JLU zuzuordnen, weil das Großgerät genutzt wurde, um die Publikation zu ermöglichen, können Sie die Funktion "Verknüpfen" nutzen. Außerdem dient sie dazu, schnell markieren zu können, welche Publikationen oder Projekte zu welchen UN-Nachhaltigkeitszielen oder Forschungsprojekten gehören. Nach dem Verknüpfen werden die entsprechenden Publikationen automatisch im Forschungsportal unter https://forschung.uni-giessen.de/ auf der Detailseite des jeweiligen Großgeräts/des UN-Nachhaltigkeitsziels oder des Projekts aufgelistet. 

1. Öffnen Sie die Listenansicht Ihrer Publikationen, indem Sie links in der Menüleiste auf "Publikationen" klicken.
2. Suchen Sie den Datensatz, den Sie ändern möchten. Nutzen Sie ggf. die Möglichkeit die Datensätze zu filtern.
3. Wählen Sie in der Publikationsliste neben einer oder mehreren Publikationen, die Sie mit dem gleichen SDG oder Großgerät verknüpfen möchten, das Auswahlfeld links aus:

   

4. Klicken Sie in der hellgrauen Menüleiste oben auf das Symbol "Verknüpfen".

   

   
   Es öffnet sich ein weiteres Menü:
   

   

• Dort wird unter anderem nach der "Zielentität" gefragt. Wählen Sie hier "Nachhaltigkeitsbezug", "Projekte" oder "Geräteausstattung" aus (siehe Punkt 1 in der Abbildung oben).
• Es öffnet sich ein Suchschlitz. Geben Sie die Gerätebezeichnung, den Titel des Projekts bzw. das Nachhaltigkeitsziel in den Suchschlitz ein und klicken Sie auf das Lupensymbol (siehe Punkte 2 und 3) ODER lassen Sie sich über das A-Z-Symbol alle Geräte/Projekte/Nachhaltigkeitsbezüge anzeigen.
• Wählen Sie aus der Ergebnisliste einen Eintrag mittels Klicken auf das blaue Plus-Zeichen aus (siehe Punkt 4).
• Klicken Sie auf den Button "Verknüpfen" (siehe Punkt 5).

Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie in diesem Fenster auf den Button "Anwenden". Die Publikation ist nun mit dem entsprechenden anderen Inhalt verknüpft.

Wenn Sie die Projekte, an denen Sie mitarbeiten, noch nicht in ihrem Menü im FIS sehen können, wenden Sie sich bitte an fis. Vielen Dank.